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Verwaltervertrag: Vor- und Nachteile von kurzen und langen Laufzeiten

In der Praxis mögen Wohnungseigentümergemeinschaften meistens keine allzu langen Laufzeiten von Verträgen mit externen Hausverwaltern. Zu groß sind die Vorbehalte, dass ein neuer Verwalter nicht seriös arbeitet oder ein vorhandener Verwalter mit seinen Leistungen auf einmal rapide nachlässt. In beiden Fällen befürchten die Wohnungseigentümer, nicht oder nur unter großen  Schwierigkeiten aus einem Verwaltervertrag mit einer langen Laufzeit „herauszukommen“. Zu dieser Einstellung haben sicherlich auch einige schwarze Schafe in der Verwalterbranche beigetragen. Tatsächlich haben aber auch Verwalterverträge mit kurzen Laufzeiten einige Nachteile.

Die Vertragslaufzeiten sind gesetzlich begrenzt

Auch wenn Verwalter und Wohnungseigentümer die Laufzeit des Verwaltervertrages grundsätzlich frei bestimmen können: Zwei Einschränkungen sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt.

  • Wird bei einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft erstmals ein Verwalter bestellt, ist die Bestellung für höchstens drei Jahre zulässig, § 26 Abs. 1 Satz 2, 2. Halbsatz WEG
  • Danach darf eine Bestellung des Verwalters für höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, ,§ 26 Abs. 1 Satz 2, 1. Halbsatz WEG

Nach Ablauf der drei bzw. fünf Jahre kann der bisherige Verwalter selbstverständlich auch „weitermachen“. Dazu ist jedoch eine wiederholte Bestellung durch einen erneuten Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich. Dieser Beschluss darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der drei- bzw. fünfjährigen Bestellzeit gefasst werden, § 26 Abs. 2 WEG.

So sehen die Verwalterverträge in der Praxis aus

Häufig werden Verwalterverträge „für die Dauer der Bestellung“ geschlossen, wobei die Bestellung durch vorherigen Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung erfolgt. Eine Kündigung des Verwaltungsvertrags während der Laufzeit ist nur aus wichtigem Grund möglich, etwa der erheblichen Vernachlässigung von Verwalterpflichten. Eine andere Variante ist, dass der der Verwaltervertrag für eine bestimmte Dauer (etwa ein oder zwei Jahre) fest geschlossen wird und eine sogenannte Verlängerungsklausel enthält. Diese Klausel besagt, dass sich der Verwaltervertrag jeweils um ein oder zwei Jahre Dauer verlängert, sofern er nicht zuvor mit einer Frist von etwa sechs Monaten von der Wohnungseigentümergemeinschaft gekündigt wird. Daneben besteht das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund.

Kurze Laufzeiten: Das sind die Vorteile

Ein Verwaltervertrag mit einer kurzen Laufzeit bietet der Wohnungseigentümergemeinschaft folgende Vorteile:

  • Das wohl entscheidende Argument für eine kurze Laufzeit ist, dass die Verwaltung sich Mühe geben und aktiv sein muss, damit der Verwaltervertrag verlängert wird. Die Verwaltung kann sich also nicht – wie in der Praxis leider manchmal der Fall – auf einer langen Laufzeit „ausruhen“
  • Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann die Hausverwaltung testen und prüfen, ob sie mit ihr zufrieden ist. Ist das nicht der Fall, kann sich die Eigentümergemeinschaft nach ein oder zwei Jahren unproblematisch von der Verwaltung trennen
  • Kommt es aufgrund der kurzen Laufzeiten zu Wechseln in der Verwaltung, bringen neue Verwalter häufig neue Ideen mit und kümmern sich um seit längerem unerledigte Angelegenheiten

Kurze Laufzeiten: Das sind die Nachteile

Kurze Vertragsaufzeiten haben aber auch Nachteile. Diese sind:

  • Bei der Vertragsverlängerung wird bei vielen Verwaltungen auch über die Verwaltervergütung neu verhandelt, die dann teurer wird. Die kurzen Vertragslaufzeiten werden sich so gesehen mit einer steigenden Verwaltervergütung „erkauft“.
  • Speziell bei kleineren Objekten oder zerstrittenen bzw. querulantischen Wohnungseigentümern ist es für Eigentümergemeinschaften manchmal schwierig, eine Hausverwaltung zu finden. Bei längeren Laufzeiten ist die Verwaltung zumindest für einen gewissen Zeitraum sichergestellt
  • Führen die kurzen Laufzeiten zu Wechseln in der Verwaltung, muss darüber auf der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen werden, was zumindest Zeit kostet. Darüber hinaus muss sich die neue Verwaltung erst einarbeiten, so dass ein reibungsloser Ablauf auf Anhieb nicht immer möglich ist

Lange Laufzeiten: Das sind die Vorteile

Auch lange Vertragslaufzeiten bieten der Wohnungseigentümergemeinschaft Vorteile. Diese bestehen in Folgendem:

  • Die Verwaltervergütung bleibt über die Laufzeit des Vertrages regelmäßig konstant. Teuerungen durch eine gestiegene Verwaltervergütung – sei es aufgrund einer Vertragsverlängerung mit der bisherigen Hausverwaltung oder eines Verwalterwechsels –entfallen
  • Es herrscht eine gewisse Beständigkeit. Die Verwaltung ist eingearbeitet und mit einem etwaig vorhandenen Beirat eingespielt. In der Praxis führt das für beide Seiten zu Zeitersparnis
  • Manche Eigentümergemeinschaft ist froh, wenn sie einen passenden Verwalter gefunden hat. Dieser ist dann für einen längeren Zeitraum an den Verwaltervertrag gebunden

Lange Laufzeiten: Das sind die Nachteile

  • Speziell bei längeren Vertragslaufzeiten ist manche Hausverwaltung nicht mehr motiviert. Denn die Verwaltervergütung fließt auch dann, wenn die Verwaltung nicht sonderlich tätig wird.
  • Es besteht die Gefahr, dass bestimmte Angelegenheiten nicht erledigt und immer weiter verschoben werden. Neue Ideen und Kreativität fehlen
  • Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann nicht testen, ob sie mit der Hausverwaltung zufrieden ist. Stattdessen muss der Verwaltervertrag mit der langen Laufzeit eingehalten werden

Fazit:  Jede Eigentümergemeinschaft muss selber entscheiden

Ob kurze oder lange Laufzeiten von Verwalterverträgen besser sind, lässt sich pauschal nicht beantworten. Vielmehr kommt es auf die Gegebenheiten der Immobilie, die Zusammensetzung der Wohnungseigentümergemeinschaft und den Einzelfall an. Im Endeffekt muss daher jede Eigentümergemeinschaft selber entscheiden, welche Laufzeit der Verwaltervertrag haben soll.

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