Der Verwaltungsbeirat als Verwaltungsorgan ist ein freiwilliger Zusammenschluss von mindestens drei Eigentümern. Er soll den Verwalter unterstützen und als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltern fungieren.
Definition eines Verwaltungsbeirates
Die Definition eines Verwaltungsbeirates ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) definiert. Nach § 29 WEG besteht ein Beirat aus einem Beiratsvorsitzenden sowie zwei weiteren Eigentümern als Beisitzer, wobei ein Eigentümer als stellvertretender Vorsitzender bestimmt werden kann.
Die Anzahl der Beiratsmitglieder ist zwingend vorgeschrieben und nur durch Eigentümervereinbarungen zu verändern. Die bestehende Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung in einer WEG sind aber auch zu prüfen, da hier z. T. andere Beiratsbestimmungen in der Mitgliederanzahl bzw. auch den Aufgaben vorgegeben werden.
Eine Reduzierung des Beirates auf zwei oder einem Mitglied hat der Bundesgerichtshof (BGH) wider-sprochen, sodass kein Beirat mehr bestehen würde. Dann spricht man in der Praxis von Ansprech-partnern, die dem Verwalter mit Rat zur Seite stehen.
Den Ansprechpartner, als Ersatz für den Verwaltungsbeirat, findet man meistens in kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften, da dort von den wenigen Eigentümern nur einzelne bereit sind, Beiratsarbeit zu übernehmen.
Bestellung eines Verwaltungsbeirates
Die Wahl und Bestellung eines Verwaltungsbeirates ist durch einfache Stimmenmehrheit auf der Eigentümerversammlung beschließbar. Gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist die Wahl eines Beirats nicht.
Grundsätzlich können nur Wohnungseigentümer in den Beirat gewählt werden. Wird dennoch ein außenstehender Dritter in den Beirat bestellt, ist dessen konkrete Wahl (nur) anfechtbar, aber nicht nichtig. Bestimmte Qualifikationen der Beiratsmitglieder fordert das Gesetz nicht. Zu empfehlen ist eine Beiratszusammensetzung aus in der Anlage wohnenden technisch, rechtlich und kaufmännisch versierte Eigentümern. Diese Vorgabe ist aber nicht zwingen.
Ausscheiden eines Beiratsmitgliedes – Schrumpfbeirat
Das Ausscheiden eines Beiratsmitglieds führt nicht zur Auflösung des Beirats. Scheidet ein Beirats¬mitglied aus, so besteht der Beirat als Organ mit herabgesetzter Mitgliederzahl als sog. Rumpf- bzw. Schrumpfbeirat fort.
Die Beiratsstellung der übrigen Mitglieder bleibt also unberührt. Jedem Wohnungseigentümer steht dann allerdings ein Anspruch auf Durchführung einer Ergänzungswahl in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zur Neubesetzung des Beiratsamtes zu.
Ist keine Bestimmung über den Zeitraum der Bestellung in der Teilungserklärung bzw. Gemein¬schaftsordnung gefasst bzw. im Eigentümerbeschluss festgehalten worden, so ist ein Verwaltungs¬beirat auf unbestimmte Zeit gewählt. Erst bei Ab- bzw. Neuwahl oder auch bei Rücktritt des bestehenden Beirates würde wieder ein neuer Beirat entstehen können.
Aufgaben des Verwaltungsbeirates
In § 29 Abs. 2 und 3 WEG werden grob umrissen die Aufgaben des Verwaltungsbeirates genannt. Dabei hat der Beirat eine dem Verwalter unterstützende Funktion bei der Durchführung seiner Arbeiten.
Durch seine lediglich nur unterstützende, beratende, vermittelnde und prüfende Funktion hat der Beirat aber keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter oder den Eigentümern. Oftmals wird dieser Punkt von den Beiratsmitgliedern nicht beachtet, sodass der Verwalter dem Beirat seine Grenzen aufzeigen muss, wenn dieser übermäßig in das Tagesgeschäft eingreifen und bestimmen will.
Vergütung des Beirats
Die Arbeiten des Verwaltungsbeirates sind ehrenamtlich und somit ohne Vergütung geleistet. In der Praxis kann der Beirat aber die Kosten für Auslagen (z. B. Telefon, Kopier-, Druck- bzw. auch Fahrtkosten) von der Wohnungseigentümergemeinschaft erstatten lassen.
Zur Vereinfachung kann hier auch eine Pauschale beschlossen werden. Die Eigentümer können auch im Rahmen einer ordnungsgemäßen Verwaltung eine angemessene Vergütung beschließen lassen. Jedoch sollte immer noch der Charakter der ehrenamtlichen Tätigkeit und der unterstützenden Funktion gewahrt bleiben.
Umso größer die zu verwaltende Wohnungsanzahl in der Gemeinschaft und der Verwaltungsaufwand im gesamten Objekt ist, desto mehr Aufwandspauschale sollte gezahlt werden. Zudem ist die Häufigkeit der notwendigen unterjährigen Beiratstreffen zu berücksichtigen.
Unsere Erfahrungen aus Berlin ergeben, dass für z. B. eine Wohnungseigentümergemeinschaft mit 40 Eigentümern eine pauschale Aufwandsentschädigung für Beiräte in Höhe von ca. 200,- € gezahlt werden. Dieser Betrag kann aber auch bei anderen Gemeinschaften nach unten bzw. oben stark abweichen.
Haftung und Entlastung des Beirates
Für verursachte Schäden im Rahmen seiner Tätigkeiten haftet grundsätzlich der Beirat gegenüber den Eigentümern, der Gemeinschaft und Dritten. Daher ist es ratsam die Beiratsmitglieder durch einen Beschluss von leicht fahrlässiger Haftung zu befreien. Zudem ist es sinnvoll entsprechende Versicherungen für Beiräte abzuschließen bzw. bestehende Vermögensschadensversicherungen um Beiratsmitglieder zu erweitern.
Der Verwaltungsbeirat hat allgemein keinen Anspruch auf eine Entlastung. In der Praxis wird jedoch im Allgemeinen in der Wohnungseigentümerversammlung durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss dem Beirat für das vergangene Wirtschaftsjahr die Entlastung erteilt.
Fazit zum Verwaltungsbeirat
Der in der Regel aus drei Eigentümern bestehende Beirat hat nur eine beratende und unterstützende Funktion und steht dem Verwalter bei seinen täglichen Aufgaben zur Seite. Für seine ehrenamtliche Tätigkeit erhält der Beirat in einigen Fällen eine von der Eigentümerversammlung beschlossene pauschale Vergütung für seine Aufwendungen. Sollte ein Beiratsmitglied grob fahrlässig handeln, muss er für seine Tätigkeit auch haften.
