Im Januar 2026 habe ich als Geschäftsführer der Promeda Hausverwaltung GmbH eine KI-Schulung bei der acadevo GmbH absolviert. Hintergrund: Wir setzen KI-Tools wie Microsoft Copilot und ChatGPT mit Unternehmenslizenzen im Alltag ein – aber nicht „irgendwie“, sondern so, dass Qualität, Vertraulichkeit und Verlässlichkeit nicht leiden. KI soll uns als Verwaltung schneller machen, nicht riskanter.
KI ist bei uns kein Autopilot. Sie liefert Vorschläge – Verantwortung, Prüfung und Entscheidung bleiben immer bei Menschen.
Worum es in der Schulung ging
Es ging nicht um „Technik-Spielereien“, sondern die Praxisfragen, die in einer Hausverwaltung entscheidend sind:
- Typische KI-Fehler erkennen: plausible Formulierungen können trotzdem falsch sein (z. B. „klingt korrekt, ist es aber nicht“).
- Sichere Nutzung im Büroalltag: wofür KI hilfreich ist – und wo sie schnell danebenliegt.
- Umgang mit Daten: welche Informationen in KI-Tools gehören und welche nicht.
- Qualitätssicherung: wie wir verhindern, dass aus einem KI-Entwurf eine falsche Aussage wird.
- Fehlerkultur: was wir tun, wenn doch einmal etwas schiefgeht – strukturiert statt hektisch.
Was das für unsere tägliche Praxis bedeutet
Wir nutzen KI weiter, immer intensiver – aber noch bewusster, einheitlicher und mit klaren Regeln. Das reduziert Fehler, schützt sensible Informationen und sorgt dafür, dass unsere Kommunikation nach außen verlässlich bleibt.
So unterstützt KI bei uns typischerweise:
- Entwürfe für Schreiben und E-Mails: schnellerer Start, bessere Struktur, klarere Sprache – danach prüfen und anpassen wir.
- Zusammenfassen und Strukturieren: lange E-Mail-Verläufe, Gesprächsnotizen, Maßnahmenlisten, interne Abstimmungen, Meetings.
- Standardtexte verbessern: weniger Missverständnisse, verständlichere Formulierungen, konsistenter Ton.
- Interne Vorbereitung: Themen vor Meetings oder Telefonaten schneller sortieren und priorisieren.
Und genauso klar: was KI bei uns nicht macht
- Keine „automatischen Entscheidungen“ über Menschen oder Fälle.
- Keine ungeprüften Aussagen zu rechtlich/finanziell sensiblen Themen (z. B. Mahnwesen, Kündigungen, Beschlusskommunikation).
- Kein ungeprüftes Copy-Paste von KI-Texten in die externe Kommunikation.
- Keine Eingabe vertraulicher oder unnötiger personenbezogener Daten.
Konkrete Regeln, die wir daraus ableiten
Ein paar einfache Leitplanken bringen mehr als komplizierte Theorie – wenn sie wirklich eingehalten werden:
- Prüfung vor Versand: KI-Texte sind Entwürfe. Inhalte, Zahlen, Fristen, Zusagen und rechtliche Aussagen werden immer geprüft.
- Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Vorgängen: bei Streitfällen, Mahnungen, kündigungsnahen Themen oder sensibler Eigentümerkommunikation.
- Daten-Disziplin: nur das eingeben, was für den Zweck zwingend nötig ist – keine unnötigen Details, keine vertraulichen Inhalte.
- Klare Zuständigkeiten: wer KI wofür nutzt, ist intern geregelt; „jeder macht’s anders“ vermeiden wir bewusst.
- Vorgehen bei Auffälligkeiten: wenn ein KI-Ergebnis problematisch wirkt oder ein Fehler passiert, wird das festgehalten, bewertet und die Nutzung/der Prozess bei Bedarf angepasst.
Warum die Weiterbildung nötig ist
KI kann Abläufe in jedem Büro-Job spürbar erleichtern – aber sie kann auch Fehler schneller machen und weitertragen, wenn man sie unkontrolliert nutzt. Außerdem gibt es inzwischen klare Erwartungen aus dem europäischen Rechtsrahmen, dass Unternehmen KI nicht blind einsetzen, sondern mit Kompetenz, Regeln und Verantwortung. Die Schulung war deshalb kein „Zertifikat zum An-die-Wand-hängen“, sondern ein Schritt, den KI-Einsatz ibei der Promeda Hausverwaltung nachvollziehbar und risikobewusst zu gestalten.
