Immer wieder übernehmen wir Objekte in die Verwaltung, die zuvor direkt vom Eigentümer betreut wurden. Das gilt insbesondere für kleine Mehrfamilien- bzw. Miethäuser.
In der Eigenverwaltung kümmern sich die Eigentümer auch um die Betriebskostenabrechnung. Damit beginnt der Ärger mit den Mietern, zumindest sind das unsere Erfahrungen. Denn die Anforderungen, die eine ordentliche Betriebskostenabrechnung an die Vermieter stellt, können diese ohne tiefgründiges Fachwissen immer seltener erfüllen.
Im Grunde stehen die Probleme aus der Kombination von:
Unvollständigem Wissen, was Form und Inhalt einer Betriebskostenabrechnung angeht + eher ungeeignete Software wie z.B. Excel.
Welche Fehler in Betriebskostenabrechnungen immer wieder vorkommen und von daher unbedingt von Eigentümern (und natürlich auch von Hausverwaltungen) vermieden werden müssen, zeigen wir in der nachfolgenden Auflistung.
Top 1 – Die Abrechnung wurde zu spät zugestellt (Abrechnungsfrist)
Nach §556 BGB muss der Vermieter dem Mieter bis spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum die Betriebskostenabrechnung zustellen. Bei der Abrechnung im Kalenderjahr-Rhythmus bis zum 31.12. des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Jahres.
Der Zeitraum über den abgerechnet wird: 01.01.2013 bis 31.01.13
Abrechnungsfrist: Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 31.12.2014 zustellen.
Top 2 – Der Abrechnungszeitraum ist zu lang
Der maximale Zeitraum, über den Vermieter abrechnen dürfen, ist 12 Monate. In der Regel deckt sich dieser Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr, geht also vom 01. Januar bis 31. Dezember eines Jahres.
Zieht ein Mieter zum 01. November eines Jahres ein, muss der Vermieter bei der Abrechnung nach Kalenderjahr die Zeit vom 01. November bis zum 31. Dezember und den Zeitraum vom 01. Januar bis 31. Dezember des Folgejahres getrennt abrechnen.
Fasst der Vermieter beide Zeiträume zusammen und rechnet über 14 Monate ab, ist die Abrechnung fehlerhaft. Der Vermieter macht sich durch den Fehler in der Betriebskostenabrechnung angreifbar.
Top 3 – Umlage von nicht umlegbaren Kosten
Der Vermieter legt Kosten auf den Mieter um, die nicht umgelegt werden dürfen. Hierzu zählen zum Beispiel Reparaturkosten, die Zuführung von Kapital zur Instandhaltungsrücklage, die Verwaltungskosten, Kosten für Bankgebühren und weitere.
Ein wirklich häufiger Fehler in der Betriebskostenabrechnung – denn oftmals ist es auch schwierig für private Vermieter, zwischen umlegbaren und nicht umlegbaren Kosten zu unterscheiden.
Top 4 – Umlegbare Kosten wurden nicht umgelegt
Der Vermieter vergisst bestimmte Kosten (z.B. die Treppenhausreinigung) umzulegen oder hält die Kosten schlicht für nicht umlegbar (z.B. Heizungswartung). Ein Fehler, der im Portemonnaie weh tun kann. Im schlimmsten Fall bleibt der Vermieter selbst auf den Kosten sitzen – weil zum Bespiel eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung nicht mehr möglich ist.
Top 5 – Nichtbeachtung der Umlageschlüssel
Im Normalfall vereinbaren Mieter und Vermieter im Mietvertrag einen oder mehrere Umlageschlüssel mit deren Hilfe die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt bzw. geteilt werden.
Ist im Mietvertrag die Umlage nach Personenanzahl vereinbart und der Vermieter rechnet nach Quadratmetern Wohnfläche ab, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft.
Übrigens: Wenn kein Umlageschlüssel vereinbart ist, gilt die Umlage der Betriebskosten nach den Quadratmetern der einzelnen Einheiten (ausgenommen bei den Heizkosten).
Top 6 – Abrechnung auf den letzen Drücker
Der Eigentümer bzw. Vermieter rechnet zwar innerhalb von den nach §556 BGB vorgegebenen 12 Monaten ab, das allerdings erst sehr spät (z.B. Mitte Dezember). Die Betriebskostenabrechnung ist vielleicht sogar fehlerfrei, doch aus der späten Abrechnung können sich andere Probleme ergeben.
Der Vermieter gibt dem Mieter 4 Wochen Zeit, die Nachzahlung zu entrichten. Da bis Mitte Januar noch keine Nachzahlung auf dem Konto des Vermieters eingegangen ist, fordert der Vermieter seinen Mieter erneut zur Zahlung auf.
Jetzt schreibt der Mieter allerdings, dass er nie eine Betriebskostenabrechnung erhalten hat. Für eine neue Abrechnung ist es zu spät, die 12 Monate Abrechnungsfrist sind verstrichen.
Oder der Vermieter entdeckt noch einen Fehler in der Abrechnung – doch für eine Korrektur ist es aufgrund der 12 Monatsfrist auch zu spät.
Top 7 – Zugang der Betriebskostenabrechnung ist nicht nachweisbar
Der Punkt reiht sich an die vorherige Schilderung an. Wenn der Mieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums behauptet, die Betriebskostenabrechnung niemals erhalten zu haben, ist es für den Vermieter essentiell, den Zugang beweisen zu können.
Die Zustellung mit der normalen Post ist eher ungeeignet. Die Zustellung mit einem Boten, der das Eintüten und die Zustellung der Betriebskostenabrechnung beweisen kann (und dafür unterschreibt) ist wesentlich besser geeignet.
Top 8 – Formfehler: Es fehlen die absoluten Mindestangaben
Die Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung sind sicher nicht unmöglich zu erfüllen, aber man muss aufpassen. Das Vergessen einer oder mehrerer der folgenden Mindestangaben zähl mit Sicherheit zu den häufigen Fehlern bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung.
- Die Aufführung des Abrechnungszeitraums
- Die Aufstellung der Gesamtkosten für jede einzelne umlegbare Kostenposition
- Nennen + Erklären der angewendeten Umlageverfahren / Umlageschlüssel
- Nachvollziehbare Berechnung der anteiligen Kosten des Mieters
- Addition aller angefallenen Betriebskosten im Abrechnungszeitraum
- Abzug der durch den Mieter geleisteten Vorauszahlungen
- Darstellung der Nachzahlung oder des Guthabens des Mieters
Top 9 – Vermischung von Wohn- und Gewerbebetriebskosten
Wenn sich in der Immobilie Wohnungen und Gewerbeeinheiten mischen, müssen die Gewerbeeinheiten separat betrachtet und abgerechnet werden. Zumindest dann, wenn die Gewerbeeinheiten mehr Betriebskosten verursachen als die Wohnraummieter. Der Wasserverbrauch eines Friseursalons muss also extra erfasst werden und kann nicht nach Quadratmetern auf Wohn- und Gewerbemieter gleichermaßen umgelegt werden.
Top 10 – Kosten für Leer- oder vom Vermieter bewohnte Wohnungen werden nicht berücksichtigt
Es sollte eigentlich bekannt sein und doch hört man es immer wieder. Vermieter machen den Fehler und beachten Leerwohnungen (oder selbst bewohnte Einheiten) nicht bei der Betriebskostenabrechnung.
Für eine leer stehende Wohnung fallen ebenso Kosten für die Treppenhausreinigung, die Gartenpflege und viele weitere nicht verbrauchsabhängige Kosten an. So hart es ist, der Vermieter muss diese Kosten tragen und darf diese Kosten nicht auf die vermieteten Wohnungen umlegen.
Fazit zu den Fehlern in der Betriebskostenabrechnung
Die Anforderungen an Vermieter (und auch an Hausverwaltungen) sind hoch, aber gewiss nicht unerfüllbar. Vermieter sollten Acht geben, die genannten Fehler zu vermeiden. Alternativ gibt es sicherlich auch Verwaltungen, die die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen für private Eigentümer übernehmen.
