linkedin
email
  • Startseite
  • Über uns
    • Team
    • Kundenstimmen / Bewertungen
    • Marcel Kurzke im Interview
    • Häufige Fragen zum Verwalterwechsel (an die Promeda Hausverwaltung)
  • Angebot
  • Leistungen
    • WEG-Verwaltung
    • Mietverwaltung
    • Sondereigentumsverwaltung
    • Vermietungsservice
    • Verkauf Ihrer Immobilie / Eigentumswohnung
  • Verkauf
    • Aktuelle Angebote zum Kauf
    • 15 Fragen zum Immobilienverkauf
    • Kundenstimmen zum Verkauf
  • Referenzen
    • Kundenstimmen / Bewertungen
  • Jobs
  • Blog
  • Kontakt
  • Login

Fehler in der Betriebskostenabrechnung – Top 10

11 September 2012
by Marcel Kurzke
Betriebskosten, Betriebskostenabrechnung
8 Comments

Immer wieder übernehmen wir Objekte in die Verwaltung, die zuvor direkt vom Eigentümer betreut wurden. Das gilt insbesondere für kleine Mehrfamilien- bzw. Miethäuser.

In der Eigenverwaltung kümmern sich die Eigentümer auch um die Betriebskostenabrechnung. Damit beginnt der Ärger mit den Mietern, zumindest sind das unsere Erfahrungen. Denn die Anforderungen, die eine ordentliche Betriebskostenabrechnung an die Vermieter stellt, können diese ohne tiefgründiges Fachwissen immer seltener erfüllen.

Im Grunde stehen die Probleme aus der Kombination von:

Unvollständigem Wissen, was Form und Inhalt einer Betriebskostenabrechnung angeht + eher ungeeignete Software wie z.B. Excel.

Welche Fehler in Betriebskostenabrechnungen immer wieder vorkommen und von daher unbedingt von Eigentümern (und natürlich auch von Hausverwaltungen) vermieden werden müssen, zeigen wir in der nachfolgenden Auflistung.

Top 1 – Die Abrechnung wurde zu spät zugestellt (Abrechnungsfrist)

Nach §556 BGB muss der Vermieter dem Mieter bis spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum die Betriebskostenabrechnung zustellen. Bei der Abrechnung im Kalenderjahr-Rhythmus bis zum 31.12. des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Jahres.

Beispiel für die Abrechnungsfrist:

Der Zeitraum über den abgerechnet wird: 01.01.2013 bis 31.01.13

Abrechnungsfrist: Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 31.12.2014 zustellen.

Top 2 – Der Abrechnungszeitraum ist zu lang

Der maximale Zeitraum, über den Vermieter abrechnen dürfen, ist 12 Monate. In der Regel deckt sich dieser Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr, geht also vom 01. Januar bis 31. Dezember eines Jahres.

Zieht ein Mieter zum 01. November eines Jahres ein, muss der Vermieter bei der Abrechnung nach Kalenderjahr die Zeit vom 01. November bis zum 31. Dezember und den Zeitraum vom 01. Januar bis 31. Dezember des Folgejahres getrennt abrechnen.

Fasst der Vermieter beide Zeiträume zusammen und rechnet über 14 Monate ab, ist die Abrechnung fehlerhaft. Der Vermieter macht sich durch den Fehler in der Betriebskostenabrechnung angreifbar.

Top 3 – Umlage von nicht umlegbaren Kosten

Der Vermieter legt Kosten auf den Mieter um, die nicht umgelegt werden dürfen. Hierzu zählen zum Beispiel Reparaturkosten, die Zuführung von Kapital zur Instandhaltungsrücklage, die Verwaltungskosten, Kosten für Bankgebühren und weitere.

Ein wirklich häufiger Fehler in der Betriebskostenabrechnung – denn oftmals ist es auch schwierig für private Vermieter, zwischen umlegbaren und nicht umlegbaren Kosten zu unterscheiden.

Top 4 – Umlegbare Kosten wurden nicht umgelegt

Der Vermieter vergisst bestimmte Kosten (z.B. die Treppenhausreinigung) umzulegen oder hält die Kosten schlicht für nicht umlegbar (z.B. Heizungswartung). Ein Fehler, der im Portemonnaie weh tun kann. Im schlimmsten Fall bleibt der Vermieter selbst auf den Kosten sitzen – weil zum Bespiel eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung nicht mehr möglich ist.

Top 5 – Nichtbeachtung der Umlageschlüssel

Im Normalfall vereinbaren Mieter und Vermieter im Mietvertrag einen oder mehrere Umlageschlüssel mit deren Hilfe die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt bzw. geteilt werden.

Ist im Mietvertrag die Umlage nach Personenanzahl vereinbart und der Vermieter rechnet nach Quadratmetern Wohnfläche ab, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft.

Übrigens: Wenn kein Umlageschlüssel vereinbart ist, gilt die Umlage der Betriebskosten nach den Quadratmetern der einzelnen Einheiten (ausgenommen bei den Heizkosten).

Top 6 – Abrechnung auf den letzen Drücker

Der Eigentümer bzw. Vermieter rechnet zwar innerhalb von den nach §556 BGB vorgegebenen 12 Monaten ab, das allerdings erst sehr spät (z.B. Mitte Dezember). Die Betriebskostenabrechnung ist vielleicht sogar fehlerfrei, doch aus der späten Abrechnung können sich andere Probleme ergeben.

Der Vermieter gibt dem Mieter 4 Wochen Zeit, die Nachzahlung zu entrichten. Da bis Mitte Januar noch keine Nachzahlung auf dem Konto des Vermieters eingegangen ist, fordert der Vermieter seinen Mieter erneut zur Zahlung auf.

Jetzt schreibt der Mieter allerdings, dass er nie eine Betriebskostenabrechnung erhalten hat. Für eine neue Abrechnung ist es zu spät, die 12 Monate Abrechnungsfrist sind verstrichen.

Oder der Vermieter entdeckt noch einen Fehler in der Abrechnung – doch für eine Korrektur ist es aufgrund der 12 Monatsfrist auch zu spät.

Top 7 – Zugang der Betriebskostenabrechnung ist nicht nachweisbar

Der Punkt reiht sich an die vorherige Schilderung an. Wenn der Mieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums behauptet, die Betriebskostenabrechnung niemals erhalten zu haben, ist es für den Vermieter essentiell, den Zugang beweisen zu können.

Die Zustellung mit der normalen Post ist eher ungeeignet. Die Zustellung mit einem Boten, der das Eintüten und die Zustellung der Betriebskostenabrechnung beweisen kann (und dafür unterschreibt) ist wesentlich besser geeignet.

Top 8 – Formfehler: Es fehlen die absoluten Mindestangaben

Die Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung sind sicher nicht unmöglich zu erfüllen, aber man muss aufpassen. Das Vergessen einer oder mehrerer der folgenden Mindestangaben zähl mit Sicherheit zu den häufigen Fehlern bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung.

Mindestinhalt der Betriebskostenabrechnung
  1. Die Aufführung des Abrechnungszeitraums
  2. Die Aufstellung der Gesamtkosten für jede einzelne umlegbare Kostenposition
  3. Nennen + Erklären der angewendeten Umlageverfahren / Umlageschlüssel
  4. Nachvollziehbare Berechnung der anteiligen Kosten des Mieters
  5. Addition aller angefallenen Betriebskosten im Abrechnungszeitraum
  6. Abzug der durch den Mieter geleisteten Vorauszahlungen
  7. Darstellung der Nachzahlung oder des Guthabens des Mieters

Top 9 – Vermischung von Wohn- und Gewerbebetriebskosten

Wenn sich in der Immobilie Wohnungen und Gewerbeeinheiten mischen, müssen die Gewerbeeinheiten separat betrachtet und abgerechnet werden. Zumindest dann, wenn die Gewerbeeinheiten mehr Betriebskosten verursachen als die Wohnraummieter. Der Wasserverbrauch eines Friseursalons muss also extra erfasst werden und kann nicht nach Quadratmetern auf Wohn- und Gewerbemieter gleichermaßen umgelegt werden.

Top 10 – Kosten für Leer- oder vom Vermieter bewohnte Wohnungen werden nicht berücksichtigt

Es sollte eigentlich bekannt sein und doch hört man es immer wieder. Vermieter machen den Fehler und beachten Leerwohnungen (oder selbst bewohnte Einheiten) nicht bei der Betriebskostenabrechnung.

Für eine leer stehende Wohnung fallen ebenso Kosten für die Treppenhausreinigung, die Gartenpflege und viele weitere nicht verbrauchsabhängige Kosten an. So hart es ist, der Vermieter muss diese Kosten tragen und darf diese Kosten nicht auf die vermieteten Wohnungen umlegen.

Fazit zu den Fehlern in der Betriebskostenabrechnung

Die Anforderungen an Vermieter (und auch an Hausverwaltungen) sind hoch, aber gewiss nicht unerfüllbar. Vermieter sollten Acht geben, die genannten Fehler zu vermeiden. Alternativ gibt es sicherlich auch Verwaltungen, die die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen für private Eigentümer übernehmen.

Weitere interessante Artikel:

  1. Abrechnungsfrist für die Betriebskostenabrechnung
  2. Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung
  3. Vermietung einer Eigentumswohnung: Häufige Fehler im Mietvertrag
  4. Die Umlageschlüssel für Betriebskosten in der Übersicht
  5. Betriebskostenabrechnung: Das sind „Sonstige Betriebskosten“
Über den Autor
Marcel Kurzke ist Geschäftsführer der Promeda Hausverwaltung GmbH aus Berlin und schreibt hier über Themen der Mietverwaltung und WEG-Verwaltung. Als ausgebildeter Immobilienfachwirt versucht er Fachwissen möglichst einfach und verständlich an die Leser dieses Blogs weiterzugeben.
    8 Kommentare
    1. " Buddy " 22. Januar 2015 at 19:29

      Sehr geehrter Herr Kurzke,
      könnten Sie mich darüber informieren, ob bei einem Mehrfamilienhaus die Kosten für Hausmeisterservice entsprechend der einzelnen Mietparteien ( 4 Parteien ) umgelegt werden.
      Oder berechnet man die Umlage entsprechend der unterschiedlichen Wohnraumgröße der einzelnen
      Mietparteien.
      Beispiel:
      Gesamtkosten für Hausmeisterservice dividiert durch die Anzahl der 4 Mietparteien gleich ein viertel der Kosten für eine Mietpartei.
      Oder: Hausmeisterservice-Gesamtkosten dividiert durch die unterschiedlichen Wohnraumgrößen in m². Diese m² werden dann mit einem Multiplikationsfaktor berechnet. Das ist dann der Umlageteil von den Gesamtkosten. Allerdigs müßte man den Multiplikationsfaktor kennen.

      Mit freundlichen Grüßen

      Buddy

      • Marcel Kurzke 23. Januar 2015 at 15:08

        Hallo Buddy,

        die Umlage definiert sich über die Vereinbarung im Mietvertrag. Wenn nichts vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung nach BGB über die Wohnfläche.

        Viele Grüße

        Marcel Kurzke

    2. Ines 14. Februar 2015 at 14:46

      Sehr geehrter Herr Kurzke,

      tritt ein Verstoß gegen §556 BGB ein, wenn die Abrechnung Ende des Jahres zwar einging, aber im Januar des folge Jahres, damit außerhalb der eigentlichen Frist, bemerkt wird, dass eine Heizölrechnung nicht berücksichtigt wurde. Daraufhin eine korrigierte Betriebskostenabrechnung Ende Januar den Mietern zugeht. Müssen die Mieter die daraus resultierende Nachzahlung zahlen? Sollte dies nicht der Fall sein, muss der Vermieter den Mieter das Guthaben aus der ersten und falschen Abrechnung zahlen?

      Vielen Dank und Grüße

      • Marcel Kurzke 16. Februar 2015 at 13:55

        Hallo Ines,

        ich würde empfehlen, dass Sie nach entsprechender Rechtsprechung suchen. Wenn es hart auf hart kommt, sehe ich keine Möglichkeit für eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung (siehe dazu die Ausführungen oben). Lassen Sie sich im Zweifel bitte rechtlich beraten.

        Viele Grüße

        Marcel Kurzke

    3. Ingrid Demmin 24. Februar 2015 at 21:39

      Sehr geehrter Herr Kurzke,
      ich habe eine Mieterin in einer Einliegerwohnung über der Doppelgarage. Lt. Mietvertrag mit Nutzung einer Terasse, Autostellplatz, Wäschetrockenplatz und Nutzung der Auffahrt zum Grundstück.
      Die Grundsteuern betragen für die gesamte Immobilie jährlich 200€. Ich lebe als Einzelperson im Haupthaus. Ich habe der Mieterin die Grundsteuer als Betriebskosten mit 40% berechnet, das sind 84€ jährlich. Kann ich die Grundsteuer so pauschal umlegen oder wie berechne ich die Umlage genau?
      Herzliche Grüße
      I. Demmin

      • Marcel Kurzke 25. Februar 2015 at 15:14

        Hallo Frau Demmin,

        den Umlageschlüssel haben Sie sicher schon im Mietvertrag vereinbart. Wenn kein Schlüssel vereinbart ist, greift die Umlage nach Wohnfläche (siehe BGB).

        Viele Grüße

        Marcel Kurzke

    4. Nina 3. Juli 2015 at 22:07

      Hallo Herr Kurzke,
      wenn ein Mieter im Dezember einzieht. Darf ich dann auch nur die Kosten die im Dezember angefallen sind auf ihn umlegen (sofern das nachweisbar ist bspw. Reinigung des Treppenhauses) oder auch alle anderen Kosten anteilig bspw. Gartenpflege auch wenn diese vorher erfolgt ist?
      Danke für eine Hilfestellung!

      Viele Grüße

      Nina

      • Marcel Kurzke 5. Juli 2015 at 21:43

        Hallo Nina,

        Sie zahlen im Dezember auch 1/12 der Gartenpflege aus dem Sommer, genauso wie Ihr Vormieter 11/12 der Winterdienstkosten trägt.

        Viele Grüße

        Marcel Kurzke

    Über den Autor

    Als Geschäftsführer der Promeda Hausverwaltung GmbH aus Berlin und ausgebildeter Immobilienfachwirt schreibt Marcel Kurzke hier im Blog über diverse Themen der Immobilienwirtschaft.


    Die Top Artikel im Blog

    • Hausgeld bei Eigentumswohnungen: Was muss ich wissen?
    • Verwaltungsbeirat
    • Kündigung der Hausverwaltung und deren Abberufung
    • Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete (§ 558 BGB)
    • Instandhaltungsrücklage beim Verkauf einer ETW
    • Mehrheiten in der Eigentümerversammlung
    • Tipps für die Suche nach einer Hausverwaltung
    • Fehler in der Betriebskostenabrechnung

    Kategorien

    • Allgemein
    • Betriebskosten
    • Hausverwaltung
    • Mieterhöhung
    • Miethaus
    • Mietminderung
    • Neue Verwaltungsobjekte
    • Promeda: In eigener Sache
    • Vermietung & Mietvertrag
    • Verwaltungsbeirat
    • Wohnungseigentum

    Die letzen Artikel im Blog

    • Promeda Weihnachtsfeier 2022: Weihnachtsessen und Weihnachtsmarkt
    • Wir wünschen eine schöne Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins neue Jahr
    • Neues Verwaltungsobjekt: Jülicher Straße in Berlin-Wedding – “Campus Viva”
    • Neues Verwaltungsobjekt: Eschengraben / Trelleborger Straße / Lunder Straße in Berlin-Pankow
    • Neues Verwaltungsobjekt: Jülicher Straße in Berlin-Wedding

    Letzte Kommentare im Blog

    • Marcel Kurzke bei Abrechnungsspitze in der Hausgeldabrechnung: Was bedeutet das?
    • Linder bei Abrechnungsspitze in der Hausgeldabrechnung: Was bedeutet das?
    • Marcel Kurzke bei WEG-Verwaltung: Checkliste für die Rechnungsprüfung durch den Beirat
    • Lindner bei WEG-Verwaltung: Checkliste für die Rechnungsprüfung durch den Beirat
    • Grethel Klein Moreno bei Wer darf Hausverwalter für Wohnungseigentum und Mietwohnraum sein?

    Liebe Leser,

    leider können wir derzeit hier im Blog keine Kommentare mehr beantworten (die Funktion ist deaktiviert). Wir bitten Sie, sich bzgl. individueller Fragen an den Anwalt Ihres Vertrauens zu wenden.

    Danke für Ihr Verständnis.

    Marcel Kurzke

    Unsere Leistungen

    • WEG-Verwaltung
    • Mietverwaltung
    • Sondereigentumsverwaltung
    • Vermietungsservice
    • Verkauf: Immobilie / Eigentumswohnung

    Neue Artikel im Blog

    • Promeda Weihnachtsfeier 2022: Weihnachtsessen und Weihnachtsmarkt
    • Wir wünschen eine schöne Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins neue Jahr
    • Neues Verwaltungsobjekt: Jülicher Straße in Berlin-Wedding – “Campus Viva”

    Kontaktdaten

    • Angebot einholen
    • Kontakt
    • Impressum
    • Datenschutzerklärung