Der Abrechnungszeitraum zählt neben der Abrechnungsfrist zu den wichtigen Zeitspannen, die bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung beachtet werden muss.
Die Länge des Abrechnungszeitraums
Nach §556 BGB darf der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate umfassen. Überschreitet der Vermieter diese 12 Monate gilt die erstellte Betriebskostenabrechnung als nicht ordnungsgemäß erstellt.
Ein solcher formeller Fehler hätte zur Folge, dass der Mieter eine mögliche Nachzahlung aus den Betriebskosten nicht tragen muss. Der Vermieter kann den Fehler nur innerhalb der Abrechnungsfrist ausbessern (mehr dazu in unserem Artikel zur Abrechnungsfrist).
Die Lage des Abrechnungszeitraums im Jahr
In der Regel rechnen Vermieter und Hausverwaltungen im Rhythmus des Kalenderjahres ab. Das bedeutet, der Abrechnungszeitraum entspricht dem Kalenderjahr und geht vom 01.01. eines Jahres bis zum 31.12. eines Jahres.
Die Übereinstimmung mit dem Kalenderjahr ist allerdings keineswegs Pflicht. Ebenso gut kann der Zeitraum zum Beispiel am 1. Mai eines Jahres beginnen und am 30. April des Folgejahres enden.
Die Übereinstimmung mit dem Kalenderjahr bietet den Eigentümern einige Vorteile und ist unserer Erfahrung nach der Regelfall.
Die Lage des Abrechnungszeitraums ändern
Liegt der Abrechnungszeitraum mitten im Jahr und der Vermieter möchte diesen ändern, so braucht der dafür eine ordentlichen Begründung.
- Der häufigste Grund ist hier sicherlich die Anpassung des Zeitraums an die Zeitspannen der Abrechnungsfirmen.
- Aber auch die zeitliche Anpassung der Abrechnungszeiträume für die warmen und kalten Betriebskosten kann ein Grund sein. Die Abrechnungszeiträume für die Heizkosten und die übrigen Betriebskosten können durchaus unterschiedlich im Jahr liegen.
- Ein weiterer Grund ist die Vereinheitlichung der Abrechnungszeiträume von mehreren Mietverhältnissen. Es kann vorkommen, das Vermieter (versehentliche oder aus Unwissenheit) in Mietverträgen unterschiedliche Zeiträume vereinbaren. Bei Mieter Müller müsste der Eigentümer dann von April bis Mai abrechnen und bei Frau Schulz von Januar bis Dezember. Um das zu vereinheitlichen könnte der Abrechnungszeitraum geändert werden.
Wichtig: Der Vermieter kann den Mieter nicht einfach einseitig einen neuen Zeitraum „aufdrücken“. Das wäre eine einseitige Vertragsänderung und diese ist nicht möglich. Er muss den Mieter insoweit einbeziehen, dass er ihn schriftlich (Beweisgründe) informiert und den neuen Abrechnungszeitraum inkl. Begrünung mitteilt.
Ohne triftigen Grund ist darf der Vermieter den Abrechnungszeitraum nicht ändern.
Der Abrechnungszeitraum beim Auszug mitten im Jahr
Zieht ein Mieter mitten im Jahr aus (Abrechnungszeitraum nach Kalenderjahr) so ändert das nichts an der Lage des Abrechnungszeitraums.
Beispiel:
- Der Mieter zieht im März aus.
- Abrechnungszeitraum läuft noch bis Ende Dezember desselben Jahres.
- Nach dem Abrechnungszeitraum hat der Vermieter 12 Monate Zeit für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung (Also bis Ende Dezember des Folgejahres).
- Der Mieter muss sich also in diesem Beispiel bis zu 21 Monate (9 + 12) gedulden, bis der die Betriebskostenabrechnung für die Monate Januar bis März erhält.
Viele Mieter denken der Vermieter muss binnen 12 Monate nach Auszug abrechnen. Dem ist allerdings nicht so. Maßgebend ist der Abrechnungszeitraum und der ist vollkommen unabhängig vom Auszugszeitpunkt des Mieters.
Fazit zum Abrechnungszeitraum
Eigentümer bzw. Vermieter sollten darauf achten nach Möglichkeit das Kalenderjahr als Zeitraum für die Abrechnung der Betriebskosten zu wählen. Eine spätere Änderung ist aufwändig und muss nicht immer erfolgreich verlaufen.
Beim Abschluss von neuen Mietverträgen sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass der bestehende Abrechnungszeitraum vereinbart wird. Es ist ein enormer Aufwand für bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung, wenn verschiedene Zeiträume für Wohnungen im selben Haus beachtet werden müssen.
Hallo,
sehr interessanter Beitrag.
Sie schreiben: “Der Vermieter kann den Mieter nicht einfach einseitig einen neuen Zeitraum „aufdrücken“. Das wäre eine einseitige Vertragsänderung und diese ist nicht möglich. Er muss den Mieter insoweit einbeziehen, dass er ihn schriftlich (Beweisgründe) informiert und den neuen Abrechnungszeitraum inkl. Begrünung mitteilt.”
Für mich wäre wichtig zu erfahren, ob es sich bei der einseitigen Vertragsänderung durch den Vermieter um einen formellen Fehler oder um einen inhaltlichen Fehler handelt bzw. ob die einseitige Vertragsänderung durch den Vermieter zu einer formellen Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnungen führt. In meinem Fall ist im Mietvertrag (Mietbeginn 01.12.2009) ein Abrechnungszeitraum 1.1.-31.12. und ein Umlageschlüssel 50:50 vereinbart. Tatsächlich hat der Vermieter aber ohne weitere Begründung für den Zeitraum 1.5.-30.4. mit einem Umlageschlüssel 40:60 abgerechnet. Wenn diese einseitigen Vertragsänderungen zu einer formellen Unwirksamkeit führen würden, könnte ich noch problemlos gegen die älteren Abrechnungen vorgehen.
Gruß
Hallo Herr Liebner,
danke für Ihren Kommentar.
Es gibt ganze Beiträge die sich ausschließlich mit der Abgrenzung zwischen inhaltlichen und formalen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung beschäftigen. Hier sollten Sie ansetzen. Im Zweifel würde ich Ihnen den Kontakt zu einem Rechtsanwalt empfehlen.
Viele Grüße
Marcel Kurzke