Abrechnungsfrist für die Betriebskostenabrechnung

Neben dem Abrechnungszeitraum ist die Abrechnungsfrist eine der wichtigsten Zeitspannen, die ein Vermieter bei der Erstellung und – Achtung! – auch bei der Zustellung der Betriebskostenabrechnung beachten muss.

Nach §556 BGB (3) muss der Vermieter (oder seine Hausverwaltung) innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum dem Mieter eine Betriebskostenabrechnung zustellen. Wer diese wichtige Frist nicht beachtet, bringt sich mit großer Wahrscheinlich um eine Nachzahlung durch den Mieter.

Da die Abrechnungsfrist für die Betriebskostenabrechnung bei Nichtbeachtung große finanzielle Risiken mit sich bringt, zähl die Missachtung auch ganz klar zu den häufigsten Fehlern bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung.

Die Abrechnungsfrist ergibt sich aus dem Abrechnungszeitraum

Die Abrechnungsfrist beträgt 12 Monate. Diese 12 Monate beginnen nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes zu laufen. Der Abrechnungszeitraum ist in 99% der Fälle ebenso 12 Monate / 1 Jahr lang.

Meistens entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr, beginnt also am 01.01. eines Jahres und endet am 31.12. eines Jahres.

Die Übereinstimmung mit dem Kalenderjahr vereinfacht zwar einige Arbeiten, ist allerdings nicht zwingend vorgeschrieben. Der Abrechnungszeitraum kann also auch zum Beispiel vom 01.09. bis zum 31.08. des Folgejahres gehen.

Wichtig: Nicht das Datum der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist entscheidend, sondern das Datum der Zustellung. Es genügt also nicht, die Betriebskostenabrechnungen für ein Miethaus sorgenfrei am 31.12. in die Post zugeben, vielmehr muss die Abrechnung dann bereits im Briefkasten des Mieters sein.

Folgen der Nichtbeachtung der Abrechnungsfrist

Verpasst eine Hausverwaltung oder der Vermieter / Eigentümer die Frist zur Abrechnung, kann vom Mieter keine Nachzahlung mehr gefordert werden. Im Zweifel kann man so schnell ein paar hundert Euro verlieren. Ganz zu Schweigen von den Nachzahlungsbeträgen eines größeren Miethauses oder gar einer ganzen Wohnanlage. §556 BGB (3) sagt hier eindeutig: „Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen…“.

Der Mieter hingegen behält das Recht auf ein mögliches Guthaben aus den Betriebskostenvorauszahlungen. Eine eventuelle Rückzahlung an den Mieter bleibt dem Vermieter also keineswegs erspart.

In diesen Fällen gibt es noch Hoffnung

Die einzigen Chance seine Recht auf eine Nachzahlung trotz verspäteter Abrechnung nicht zu verwirken, besteht darin, dass er die Verzögerung / Verspätung nicht zu vertreten hat (§556 BGB (3) „…es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten“).

Das kann z.B. der Fall sein, wenn sich die Abrechnung der Heizkosten durch einen Versorger verspätet oder ein Grundsteuerbescheid nicht rechtzeitig zugestellt wurde.

Aber auch in diesem Fällen empfiehlt es sich, nachweisen zu können, das man als Vermieter oder Hausverwalter alles dran gesetzt hat, um für die Fristeinhaltung zu sorgen.

Warum Vermieter nicht erst am Ende der Abrechnungsfrist die Betriebskostenabrechnung erstellen sollten

Innerhalb der Abrechnungsfrist kann man als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung relativ problemlos korrigieren. Entdeckt man also Fehler oder eine Rechnung taucht plötzlich wieder auf, ist eine Nachbesserung möglich. Stellt der Vermieter die Betriebskostenabrechnung allerdings auf den letzten Drücker zu, besteht nach Ablauf der Abrechnungsfrist keine Möglichkeit mehr eine Abrechnung zu verbessern.

Fazit

Gerade für viele Eigentümer die Ihre Immobilie oder Eigentumswohnung selbst verwalten, ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung ein leidiges Thema. Besonders wegen der Komplexität der Betriebskostenabrechnung ist es dringend zu empfehlen die Betriebskostenabrechnung nicht auf die lange Bank zu schieben und vor allem pünktlich zuzustellen.