Soll eine neue Hausverwaltung für die Wohnanlage einer Eigentümergemeinschaft oder das Mietshaus eines Eigentümers gefunden werden, haben die Eigentümer an die Kandidaten viele Fragen. Während die Wohnungseigentümer einer Eigentümergemeinschaft diese Fragen meistens während der Vorstellung der potentiellen Verwalter auf der Eigentümerversammlung an die Kandidaten richten, stellt der Eigentümer eines Mietobjekts die Fragen in einem persönlichen Gespräch. Die Fragen der Eigentümer sollten allerdings sachlich und auf das Wesentlichekonzentriert sein. Welche Fragen das sind und warum Eigentümer diese manchmal lieber nicht stellen sollten, lesen Sie in diesem Artikel.
Darum sind weniger Fragen an die neue Hausverwaltung manchmal besser
Erfolgreiche Hausverwaltungen verfügen regelmäßig über einen gewissen Bestand an Verwaltungsobjekten. Daher sind sie oft wählerisch, was die Annahme neuer Objekte betrifft. Zudem herrscht aktuell akuter Fachkräftemangel im Verwaltungsbereich. Viele Hausverwaltungen geben Objekte ab und nehmen neue Objekte nur sehr eingeschränkt auf. Oft heißt das hier: kleinere Objekte müssen gehen und größere Objekte werden eher noch aufgenommen. Hier spielt die Wirtschaftlichkeit eine große Rolle.
Die Beantwortung zahlreicher Fragen der Eigentümer, womöglich noch anhand eines vorbereiteten Fragenkatalogs, geschieht daher äußerst ungerne. Das gilt insbesondere dann, wenn die Antworten bereits im Angebot der Hausverwaltung enthalten waren und / oder an sich klare Punkte „in epischer Breite“ nachgefragt werden. Für die Hausverwaltung deutet das auf eine „schwierige“ Eigentümergemeinschaft bzw. querulantische Eigentümer hin, wovon sie besser die Finger lässt. Denn die Hausverwaltung muss befürchten, dass der dadurch verursachte Mehraufwand bei allem so ist und deswegen für sie ein Zeitaufwand entsteht, für den sie noch nicht einmal kostendeckend arbeiten kann. Daher ist es bei zu vielen und möglicherweise auch noch unsachlichen Fragen durchaus möglich, dass die Hausverwaltung ihr Angebot zur Objektbetreuung zurückzieht.
Als Faustregel gilt: Je größer und lukrativer das Verwaltungsobjekt ist, desto eher können die Eigentümer umfassend Fragen stellen.
Verwaltersuche: Das sind die Fragen an die neue Hausverwaltung
Bei den Fragen an die Kandidaten kommt es darauf an, ob ein Verwalter für die Wohnanlage einer Eigentümergemeinschaft oder das Mietshauseines Eigentümers gesucht wird. Dementsprechend ist zu unterscheiden: Bestimmte Fragen können sowohl an den WEG-Verwalter als auch an den Mietverwalter, also unabhängig von der Art der Verwaltung, gestellt werden. Andere Fragen betreffen entweder nur den WEG-Verwalteroder nur den Mietverwalter.
Zum Einstieg: Gemeinsame Fragen an den WEG-Verwalter und den Mietverwalter
Die folgenden Fragen sind sowohl an den WEG-Verwalter als auch an den Mietverwalter zu richten.
Frage 1: Hat der Verwalter vor Angebotsabgabe mit Objekt und dessen Unterlagen befasst?
Diese Frage sollte bejaht werden. Für den WEG- und den Mietverwalter führen sanierungsbedürftige oder mit einem Reparaturstau behaftete Objekte zu einem erhöhten Zeitaufwand, den er bei einer seriösen Angebotskalkulation berücksichtigen muss. Für den WEG-Verwalter kommt hinzu, dass in Unterlagen wie der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung und / oder der Beschluss-Sammlung besondere Bestimmungen enthalten sein können, die er beachten muss und ebenfalls zu mehr Aufwand führen. Werden solche Aspekte bei der Angebotserstellung nicht beachtet, arbeitet der Verwalter unter Umständen noch nicht einmal kostendeckend. Folge ist ein unzufriedener Verwalter, der aus Kostengründen entweder schlampig arbeitet oder bei nächster Gelegenheit sein Amt niederlegt.
Die Frage erübrigt sich, wenn vor der Angebotsabgabe der WEG-Verwalter gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat die Wohnanlage der betreffenden Eigentümergemeinschaft oder gemeinsam mit dem Eigentümer dessen Mietshaus besichtigt hat.
Frage 2: Wie viele Mitarbeiter hat die Hausverwaltung und für wie viele Einheiten ist einer zuständig?
Hier kommt es auf zwei Dinge an. Einerseits ist die Betreuung von circa 300 bis 500 WEG- oder Mieteinheiten durch einen Mitarbeiter üblich. Werden mehr Einheiten verwaltet, kann es sein, dass nicht genügend Zeit für ein neues Verwaltungsobjekt vorhanden ist und keine „gute“ Betreuung erfolgt. Werden weniger Einheiten pro Mitarbeiter versorgt, ist fraglich, ob die Hausverwaltung ausreichende Einnahmenerwirtschaftet und länger am Markt bleiben kann.
Andererseits sollte die Größe der Hausverwaltung zur Größe des Verwaltungsobjekts im Verhältnis stehen. Bei größeren Verwaltungen mit vielen Objekten kann die Betreuung einer kleinen Immobilie auf der Strecke bleiben. Umgekehrt kann ein „Einzelkämpfer“ mit der Verwaltung eines Objekts mit mehreren hundert Einheiten überfordert sein.
Die Frage ist gegenstandlos, wenn die Gesamtzahl der Mitarbeiter und der betreuten Einheiten in einer dem Angebot beigefügten Broschüre genannt wird, so dass auf die auf einen Mitarbeiter entfallenden Einheiten errechnet werden können.
Frage 3: Ist ein fester Mitarbeiter für das Objekt vorhanden und welche Qualifikation hat er?
Gute Inhaber von Hausverwaltungen benennen – sofern sie das Objekt nicht selber verwalten – einen dafür zuständigen Ansprechpartner. Dieser sollte eine Ausbildung in der Immobilienbranche absolviert haben.
Ein guter Verwalter wird – wenn er nicht sogar selber Ansprechpartner ist – den Eigentümern einen festen Mitarbeiter benennen, der für die Objektbetreuung zuständig ist und über eine einschlägige Ausbildung verfügt. Das kann etwa ein/e Immobilienkauffrau/mann, Immobilienassistent/in, Dipl. Kauffrau/mann oder „Geprüfte/r Immobilienfachwirt/in“ IHK sein.
Die Frage braucht nicht gestellt zu werden, wenn der Ansprechpartner im Angebot genannt wird und dessen Qualifikation aus einer beigefügten Broschüre ersichtlich ist.
Frage 4: Beschäftigt die Verwaltung auch technisch ausgebildete Mitarbeiter?
Eine Hausverwaltung muss in der Lage sein, Schäden und technische Störungen am Verwaltungsobjekt festzustellen sowie deren kostengünstige Beseitigung im Eigentümerinteresse in Auftrag zu geben. Dazu benötigt er selber technische Kenntnisse oder eine langjährige Verwaltererfahrung oder aber technisch kompetente Mitarbeiter. Werden stattdessen Fachfirmen hinzugezogen, ist fraglich, ob tatsächlich kostengünstig gehandelt wird.
Die Frage kann entfallen, wenn in einer dem Angebot beigefügten Broschüre die technische oder handwerkliche Ausbildung des Verwalters oder eines Mitarbeiters aufgeführt ist.
Wohnungseigentümergemeinschaft: Diese Fragen sind nur an den WEG-Verwalter zu richten
Nach den vorherigen vier Fragen richten sich bei der zu verwaltenden Wohnanlage einer Eigentümergemeinschaft die folgenden Fragen ausschließlich an den WEG-Verwalter.
Frage 5: Kann der Verwaltervertrag an die Bestellung gekoppelt werden?
Nach der Trennungstheorie sind die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags sowie die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des Verwaltervertrags jeweils eigenständige Rechtsakte. Wird der Verwalter abberufen, muss auch der Verwaltervertrag gekündigt werden. Andernfalls besteht der Verwaltervertrag fort und der Verwalter behält seine Vergütungsansprüche, die um seine ersparten Aufwendungen zu kürzen sind (regelmäßig 20%).
Nach der WEG-Reform ist jetzt jederzeit und ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes die Abberufung des Verwalters möglich. Allerdings läuft der Verwaltervertrag – sofern kein wichtiger Grund für eine außerordentliche fristlose Kündigung des Vertrags vorliegt – regelmäßig weiter. Er endet nach der Neuregelung durch die Reform spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters.
Damit der Vertrag nach der Abberufung generell nicht weiter läuft, sollte die Vertragslaufzeit an den Bestellungszeitraum gekoppelt sein. Der Verwaltervertrag endet dann automatisch mit der Abwahl des Verwalters, und zwar auch bei dessen vorzeitiger Abberufung. Diese Koppelung kann auch für eine bestimmte „Probezeit“ (regelmäßig sechs Monate) vereinbart werden, in der der Verwalter und der Eigentümer testen, ob es miteinander „passt“.
Diese Frage braucht nur gestellt zu werden, wenn keine Koppelung in dem Verwaltervertrag vorhanden ist, der dem Angebot der Hausverwaltung beigefügt ist.
Frage 6: Bis wann findet die jährliche Eigentümerversammlung statt?
Die Versammlung sollte im zweiten Quartal nach Ablauf des letzten Wirtschaftsjahres stattfinden. Zum einen hat der Verwalter grundsätzlich drei Monate nach dem beendeten Wirtschaftsjahr Zeit, die Hausgeldabrechnung zu erstellen (Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06; OLG Celle, Beschluss vom 08.06.2005, Az.: 4 W 107/05). Da die Abrechnung der Einladung zur jährlichen (ordentlichen) Eigentümerversammlung beizufügen ist, muss auch noch die nun nach der WEG-Reform geltenden Ladungsfrist von mindestens drei Wochen berücksichtigt werden, § 24 Abs. 4 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Damit kann die jährliche Versammlung aus zeitlichen Gründen erst im zweiten Quartal nach dem Ablauf des letzten Wirtschaftsjahres stattfinden.
Die Frage spielt keine Rolle, wenn der Verwaltervertrag, der dem Angebot beiliegt, dazu eine Regelung enthält.
Frage 7: Wo finden die Eigentümerversammlungen statt?
Durchzuführen sind die Versammlungen in einem Raum im oder in der Nähe des Verwaltungsobjekts, der für die Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. Denn die Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich, so dass eine entsprechende Privatsphäre erforderlich ist. Zudem muss sich der Raum in unmittelbarer Nähe des Verwaltungsobjekts befinden sowie verkehrsüblich und damit auf zumutbare Weise für jeden Eigentümer zu erreichen sein. Die Versammlung braucht aber nicht in dem Stadtteil abgehalten werden, in dem das Verwaltungsobjekt liegt (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 07.03.2002, Az.: V ZB 24/01).
Für Eigentümerversammlungen geeignete Räume sind etwa abgeschlossene Säle in Gaststätten, große Besprechungsräume in der Hausverwaltung, Gemeinschaftsräume in der Wohnanlage, Tagungsräume in Hotels, Vereinsheime oder die Wohnung eines Eigentümers der Eigentümergemeinschaft.
Die Frage ist nicht nötig, wenn dies im Verwaltervertrag geregelt ist.
Frage 8: Bis wann erfolgt die Versendung der Versammlungsprotokolle?
Über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen, § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG. Da der Verwalter zu einer Versendung des Protokolls an die Wohnungseigentümer gesetzlich nicht verpflichtet ist, wird in vielen Gemeinschaftsordnungen und insbesondere in den Verwalterverträgen festgelegt, dass der Verwalter den Eigentümern Abschriften der Protokolle zu übermitteln hat.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Wohnungseigentümer vom Inhalt des Protokolls eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage Kenntnis haben sollten. Das Protokoll sollte den Eigentümern daher spätestens innerhalb von drei Wochennach der Versammlung vorliegen.
Die Frage ist überflüssig, wenn im dem Angebot der Hausverwaltung beigefügten Verwaltervertrag eine entsprechende Klausel enthalten ist.
Mietshaus / Eigentumswohnung: Diese Fragen sind nur an den Mietverwalter zu stellen
Nach den ersten vier Fragen sind bei einem zu verwaltenden Mietshaus die nun folgenden Fragen allein an den Mietverwalter zu stellen.
Frage 5: Kann im Verwaltervertrag eine Probezeit vereinbart werden?
Regelmäßig laufen Verwalterverträge über ein Jahr und verlängern sich, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist (meistens drei Monate) vor Ablauf des Vertrags gekündigt werden. Daher empfiehlt sich zu Beginn der Tätigkeit eines neuen Verwalters, eine (meist) sechsmonatige Probezeit mit einer kurzen Kündigungsfrist zu vereinbaren. So können Verwalter und Eigentümer testen, ob die Zusammenarbeit funktioniert.
Die Frage ist nur sinnvoll, wenn im dem Angebot beigefügten Verwaltervertrag keine Probezeit festgeschrieben ist.
Frage 6: Wie wird die Höhe der Miete bestimmt?
Ein Verwalter sollte imstande sein, eine vergleichende Marktanalyse über alle anderen vorhandenen Mietangebote zu erstellen, die in der Nähe des zu betreuenden Mietshauses existieren. Dazu gehören nicht nur die aktuell angebotenen Mietobjekte, sondern auch solche, die vor kurzem vermietet wurden. Nur so lässt sich die maximal erzielbare Miete bestimmen. Zudem sind die Merkmale des Mietobjekts zu berücksichtigen, die eine höhere Miete rechtfertigen, wie etwa eine neue Einbauküche oder eine gehobene Ausstattung.
Frage 7: Übernehmen Sie die Vermietung und wo werden Mietanzeigen geschaltet?
Falls der Verwalter auch die Vermietung übernimmt: Neben den üblichen Internet-Portalen wie etwa Immo Scout 24 oder Immowelt sollte der Verwalter über weitere Kanäle verfügen, über die Mietobjekte angeboten werden. Das können etwa regionale Internet-Plattformen, der Immobilienmarkt der überregionalen Tageszeitung oder örtliche Anzeigenblätter sein.
Die Frage kann durchaus berechtigt sein, da manche Verwalter solche Informationen nur ungerne preisgeben.
Frage 8: Wie lange stehen Mietobjekte in der Regel leer?
Länger als zwei bis vier Wochen sollte ein Mietobjekt nicht leer stehen. Der Verwalter sollte sich also bemühen, schnellstmöglich Mieter zu finden.
Die Frage entfällt, wenn in einer dem Angebot anliegenden Broschüre verlässlich dargestellt ist, wie schnell neue Mieter gefunden werden.
Diese Frage ist vor allem in Mietermärkten relevant. Weniger in Berlin. In Berlin muss die Vermietung nur sehr gut organisiert werden, um einen nahlosen Übergang zwischen Alt- und Neumieter zu gewährleisten. Uns als Promeda Hausverwaltung gelingt das meistens. Gute Kommunikation zwischen den Parteien ist hier der Schlüssel.
