Über die in einer Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift (Protokoll) zu erstellen, § 24 Abs. 6 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Wer das Protokoll anzufertigen hat, steht zwar nicht im Gesetz. In der Praxis erfolgt dies jedoch regelmäßig durch den Verwalter (und ist auch meistens im Verwaltervertrag ausdrücklich so geregelt), auch wenn die Versammlung diese Aufgabe durch Beschluss einem anderen Teilnehmer (als Protokollführer) übertragen kann. Mit dem Protokoll wird bezweckt, Inhalt und Zustande- bzw. Nichtzustandekommen der Beschlüsse zu dokumentieren.
Diese Formalien gelten für das Protokoll
Das schriftlich zu erstellende Protokoll ist vom Versammlungsvorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG. Das gilt aber für die Mitglieder des Verwaltungsbeirats nur, soweit sie auch tatsächlich an der Eigentümerversammlung teilgenommen haben. Im besonderen Einzelfall ist für die Unterschriften eine notarielle Beglaubigung erforderlich, etwa wenn der Verwalter seine Bestellung durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde gegenüber dem Grundbuchamt nachweisen muss, § 29 Grundbuchordnung (GBO).
Welchen Inhalt das Protokoll haben muss
Im Einzelnen sollte das schriftliche Protokoll Folgendes enthalten:
Der Inhalt kann in Form eines Ablauf- oder Beschlussprotokoll dargestellt werden. Während im Ablaufprotokoll die in der vorausgegangenen Diskussion erfolgten Argumente und Hinweise möglichst ausführlich wiedergeben werden, beschränkt sich das Beschlussprotokoll auf die Beschlussanträge nebst den dazu ergangenen Abstimmungsergebnissen zu den jeweiligen TOP. In der Praxis empfiehlt sich das Beschlussprotokoll, wobei die Beschlussanträge allerdings sorgfältig und eindeutig verständlich für die Eigentümerversammlung vorbereitet sein sollten. Wichtig ist, dass im Protokoll neben den zustande gekommenen Beschlüssen auch die nicht zustande gekommen Beschlüsse aufgenommen werden, also die betreffenden Beschlussanträge nebst dem zugehörigen negativen Abstimmungsergebnis.
Um ausufernden Diskussionen mit entsprechend lange dauernden Versammlungen vorzubeugen, kann der Verwalter die in der Versammlungseinladung genannten TOP mit einer Vorbemerkung versehen, in der die wichtigsten Argumente und Hinweise bereits im Vorfeld zusammengefasst wurden.
Bis wann das Protokoll vorliegen muss
Eine gesetzlich bestimmte Frist, bis wann das schriftliche Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen muss, existiert zwar nicht. Trotzdem muss das Protokoll so rechtzeitig erstellt werden, dass die Eigentümer eine Woche vor Ablauf der nach § 23 Abs. 4 Satz 2 WEG geltenden einmonatigen Anfechtungsfrist für Beschlüsse das Protokoll zur Kenntnis nehmen können (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayOLG, Beschluss vom 11.04.1990, Az.: 2 Z 35/90). Erstellt der Verwalter das Protokoll nicht rechtzeitig, läuft er Gefahr, sich wegen nicht ordnungsgemäßer Verwaltung etwaigen Schadensersatzansprüchen auszusetzen.
In diesem Zusammenhang ist auf Folgendes hinzuweisen: Nach § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG haben die Eigentümer lediglich ein Einsichtsrecht in das Protokoll. Zahlreiche Gemeinschaftsordnungen und insbesondere auch die Verwalterverträge sehen jedoch vor, dass der Verwalter das Protokoll den Eigentümern zuzusenden hat. Hier muss das Protokoll den Eigentümern dann auch eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist zugegangen sein.
Fehler im Protokoll: Wann Berichtigungsansprüche bestehen
Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist zu berichtigen bei
- Verletzungen des Persönlichkeitsrecht eines Eigentümers
- solchen Inhalten in der Niederschrift, die keiner ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen
Verletzungen des Persönlichkeitsrechts lassen sich bereits durch sachliche Ausführungen vermeiden. Dagegen liegt keine ordnungsgemäße Verwaltung vor, wenn Beschlüsse falsch, unvollständig oder überhaupt nicht wiedergegeben sind (BayObLG, Beschluss vom 21.02.1991, Az.: 2 Z BR 2/91). Umstritten ist, ob der Protokollberichtigungsantrag ebenfalls der einmonatigen Anfechtungsfrist für Beschlüsse unterliegt. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollten Eigentümer diesen Antrag binnen der Ein-Monats-Frist stellen.
Protokollierung eines Beschlusses als Wirksamkeitsvoraussetzung?
Manchmal stellt sich die Frage, ob ein Beschluss nur dann wirksam ist, wenn er auch im Protokoll der Eigentümerversammlung zutreffend erfasst wurde. Grundsätzlich ist es für die Wirksamkeit eines Beschlusses jedoch unerheblich, ob er korrekt protokolliert wurde. Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn die Teilungserklärung vorsieht, dass ein Beschluss in der Niederschrift ordnungsgemäß protokolliert und diese von zwei Wohnungseigentümern unterzeichnet werden muss. Wird dagegen verstoßen, ist der Beschluss anfechtbar (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 11.07.1996, AZ.: V ZB 2/97).
