Grundsätzlich muss der Verwaltungsbeirat aus drei Mitgliedern bestehen, und zwar aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern, § 29 Abs. 1 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Setzt sich der Beirat aus weniger Mitgliedern zusammen, sind die der Beiratsbestellung zugrundeliegenden Beschlüsse anfechtbar (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 05.02.2010, Az.: V ZR 126/09; Amtsgericht (AG) Leonberg, Urteil vom 11.07.2014, Az.: 7 C 243/14 WEG). Ob in solchen Fällen die Wahl eines „Ansprechpartners“ der Königsweg ist, können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Warum viele Wohnungseigentümergemeinschaften einen Beirat wählen wollen
Der Beirat ist neben der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem WEG-Verwalter das dritte Organ der Eigentümergemeinschaft, das als freiwilliges Organ zwar bestellt werden kann, aber nicht muss. Wird jedoch ein Beirat eingesetzt, hat das für die Eigentümergemeinschaft mehrere Vorteile. Denn der Beirat unterstützt nicht nur den Verwalter, sondern er
- vermittelt zwischen dem Verwalter und den Wohnungseigentümern, wobei der Beirat häufig erster Ansprechpartner der Eigentümer ist
- nimmt regelmäßig die von einzelnen Eigentümern eingeholten Angebote für die Vergabe von Aufträgen der Eigentümergemeinschaft entgegen und / oder holt selber Angebote ein
- wirkt meistens an der Erstellung der Tagesordnung für die Eigentümerversammlungen mit, wobei er aufgrund seiner Nähe zu den Eigentümern weiß, wo der „Schuh drückt“
- prüft die vom Verwalter erstellten Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen sowie gibt dazu auf der Eigentümerversammlung eine Stellungnahme ab, § 29 Abs. 3 WEG, wodurch in Geldangelegenheiten eine gewisse Kontrolle des Verwalters gegeben ist
- unterzeichnet durch seinen Vorsitzenden oder dessen Stellvertreter die Niederschrift (Protokoll) über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse, § 24 Abs. 6 WEG, wodurch eine Überprüfung der Richtigkeit des Protokolls möglich ist
- beruft die Eigentümerversammlung ein, falls ein Verwalter fehlt oder pflichtwidrig die Einberufung der Versammlung verweigert, § 24 Abs. 3 WEG
In der Praxis kommt es aber öfters vor, dass sich keine drei Wohnungseigentümer für den Beirat finden. Auch sollte für den Beirat kein außenstehender Nichteigentümer bestellt werden, da dieser Bestellungsbeschluss grundsätzlich ebenfalls anfechtbar ist (Landgericht (LG) Karlsruhe, Beschluss vom 13.03.2009, Az.: 11 S 22/09). Damit stellt sich in diesen Fällen die Frage, ob statt des Beirats ein oder zwei „Ansprechpartner“ eingesetzt werden können.
Ausnahmsweise darf der Beirat aus weniger als drei Mitgliedern bestehen, wenn die Eigentümer eine entsprechende Vereinbarung nach § 10 Abs. 3 WEG schließen oder aufgrund einer Öffnungsklausel in der Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung ein Mehrheitsbeschluss ergeht, wonach der Beirat weniger als drei Mitglieder hat. Im Übrigen können sich gerade aus der Gemeinschaftsordnung besondere Bestimmungenfür die Beiratsbestellung ergeben (etwa vorgeschriebene Bestellung eines Beirats). Diese Bestimmungen sind unbedingt zu beachten, da Verstöße dagegen gerichtlich angreifbar sind.
Der Königsweg: „Ansprechpartner“ statt Beirat wählen
Finden sich nun keine drei Mitglieder für den Verwaltungsbeirat, bietet es sich als Königsweg für die Wohnungseigentümer an, durch Mehrheitsbeschluss ein oder zwei „Ansprechpartner“ zu wählen bzw. einen Sonderausschuss einzusetzen. Speziell zum Sonderausschuss hat der BGH in seinem oben genannten Urteil vom 05.02.2010 folgendes ausgeführt:
Schließlich sind die Wohnungseigentümer nicht gehindert, durch Mehrheitsbeschluss einen Sonderausschuss für bestimmte einzelne Aufgaben einzurichten, sofern dadurch nicht den Wohnungseigentümern und dem Verwalter die ihnen nach dem Gesetz oder durch Vereinbarung zugewiesenen Befugnisse beschnitten werden… Die Anzahl der Mitglieder eines solchen Ausschusses festzulegen, liegt im Ermessen der Wohnungseigentümer. Das Gesetz enthält hierfür keine ausdrückliche Festlegung. Die Bestimmung der Mitgliederzahl muss lediglich den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen.
Diese Ausführungen der Karlsruher Richter müssen nicht nur für einen Sonderausschuss, sondern auch für die Einsetzung von „Ansprechpartnern“ gelten. Dabei können den einzelnen Ansprechpartnern bestimmte, gesonderte Aufgaben durch Mehrheitsbeschluss zugewiesen werden, so etwa die Unterstützung des Verwalters, die Vermittlung zwischen einzelnen Wohnungseigentümern und dem Verwalter, die Einholung von Angeboten und die Mitwirkung bei der Aufstellung der Tagesordnung, die Kassenprüfung oder die Einberufung der Eigentümerversammlung bei Fehlen oder pflichtwidriger Verweigerung des Verwalters.
Ebenso ist es möglich, ein oder zwei Ansprechpartner zu wählen, die insgesamt diejenigen Aufgaben erfüllen, die normalerweise der Verwaltungsbeirat wahrnimmt.
Dabei können auch insgesamt mehr als drei Ansprechpartner eingesetzt werden, sofern sich Wohnungseigentümer finden, die zwar bestimmte Aufgaben erledigen möchten, aber nicht die gesamte Tätigkeit eines Beirats ausüben wollen. Wie viele Ansprechpartner für welche Aufgaben gewählt werden, ist Sache der Eigentümer, soweit die Anzahl der Ansprechpartner den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, also in vernünftiger Relation zur Anzahl der Eigentümer steht.
Wahl von „Ansprechpartnern“: Zwei Dinge sind besonders wichtig
Werden „Ansprechpartner“ gewählt, sind zwei Dinge besonders zu beachten: Zum einen sollte vorsorglich in dem Beschluss über die Wahl aufgenommen werden, dass die Ansprechpartner dieselben Rechte und Pflichten wie ein Beirat bzw. ein Beirat bei der entsprechenden Aufgabenwahrnehmung hat. Andernfalls könnte der Verwalter – eventuell aber auch ein einzelner Eigentümer – die Tätigkeit der Ansprechpartner mit der Begründung boykottieren, dass diese dazu nicht ausreichend legitimiert sind.
Zu anderen können sich die einzelnen Beiratsmitglieder (nicht der Beirat insgesamt) bei der Ausübung ihres Amtes gegenüber der Eigentümergemeinschaft oder einen Dritten schadenersatzpflichtig machen, wenn sie schuldhaft (vorsätzlich oder fahrlässig) durch ein Handeln oder ein Unterlassen einen Schaden für die Eigentümergemeinschaft oder den Dritten verursachen. Das gilt ebenso für „Ansprechpartner“, die solche Aufgaben wahrnehmen, die an sich der Beirat erledigen würde. Die Eigentümergemeinschaft sollte daher mit der Wahl der Ansprechpartner beschließen, dass letztere auf Kosten der Gemeinschaft durch den Abschluss einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abgesichert werden.
