Eine Hausverwaltung zu finden (oder zu wechseln) ist selten ein „einfach mal Angebote einholen“-Thema. Der Markt ist eng, viele Verwaltungen sind am Limit – und Eigentümer merken oft erst spät, ob wirklich sauber gearbeitet wird oder nur „beschäftigt“ gewirkt wird. Genau dafür ist diese Checkliste gedacht: Sie trennt die relevanten Qualitätsmerkmale von Nebelkerzen und macht Arbeitsweise, Prozesse und Risiken vergleichbar.
Wir empfehlen diese Checkliste aus der Praxis einer Berliner Hausverwaltung heraus – und wichtig: die Kriterien gelten deutschlandweit. Das WEG-Recht ist bundesweit einheitlich, und die typischen Schwachstellen sind es ebenfalls: fehlende Transparenz, schwache Erreichbarkeit, unsaubere Beschluss- und Umsetzungsprozesse, Chaos in Unterlagen und Zahlungsflüssen.
Wir sehen das Thema aus beiden Perspektiven: aus Sicht suchender Eigentümer (die Klarheit und Verlässlichkeit brauchen) und aus Sicht von Verwaltungen (die für eine Übernahme vollständige Unterlagen, klare Erwartungen und realistische Abläufe benötigen). Deshalb deckt die Checkliste nicht nur die Beschlussfassung ab, sondern auch die operative Umsetzung (Übergabe, Bank/SEPA, Daten, offene Vorgänge) – damit keine Verwaltungslücke entsteht.
Checkliste Verwalterwechsel:
Die folgenden Prüfpunkte können direkt als Ablaufplan genutzt werden. Die Spalten Ja/Nein sind bewusst als Abhak-Spalten gedacht.
| Prüfpunkt | Ja | Nein | Notiz |
| I. Beschluss- und Rechtscheck | |||
| 1) Einberufung durch berechtigte Person; Einladung in Textform; in der Regel 3-Wochen-Frist; Zustellung zugangssicher. | ☐ | ☐ | |
| 2) Tagesordnung ist trennscharf (Abberufung, Vertragsbeendigung Alt, Bestellung Neu, Verwaltervertrag Neu, Bevollmächtigungen/Übergabe/Bank). | ☐ | ☐ | |
| 3) Unterlagen liegen vor (Angebote/Leistungsbild, Vergütung, Vertragsentwurf/Eckpunkte, Zertifizierungsnachweis bzw. Ausnahme). | ☐ | ☐ | |
| 4) Abberufungsbeschluss mit Stichtag; Mehrheit korrekt; Bevollmächtigung zur Erklärung gegenüber dem Altverwalter ist beschlossen. | ☐ | ☐ | |
| 5) Altvertrag: Enddatum festgelegt (max. 6 Monate nach Abberufung). Falls früher: Kündigung/Aufhebung beschlossen und form-/fristgerecht umgesetzt. | ☐ | ☐ | |
| 6) Fristlose Kündigung nur bei belastbarem wichtigem Grund; Dokumentation/Beweissicherung vorhanden (sonst Vergütungs-/Prozessrisiko). | ☐ | ☐ | |
| 7) Neubestellung: Firma/Person eindeutig; Beginn/Ende (max. 5 Jahre, Erstbestellung max. 3 Jahre); Annahmeerklärung liegt vor. | ☐ | ☐ | |
| 8) Zertifizierter Verwalter: Nachweis liegt vor oder Ausnahme ist sicher erfüllt. | ☐ | ☐ | |
| 9) Verwaltervertrag Neu beschlossen: Leistungsumfang, Grundvergütung, Sonderleistungen, Laufzeit, Kündigung, Haftung, Datenschutz/IT, Kommunikationswege. | ☐ | ☐ | |
| 10) Bevollmächtigung zum Vertragsabschluss beschlossen; bei Bedarf: (öffentlich) beglaubigte Niederschrift zum Verwalternachweis (Bank/Grundbuch/Zustimmungsthemen) eingeplant. | ☐ | ☐ | |
| 11) Umlaufbeschluss (falls genutzt): Textform, klare Frist, definierter Stimmweg, Ergebnismitteilung/Bekanntgabe dokumentiert. | ☐ | ☐ | |
| 12) Niederschrift unterschrieben und zeitnah bereitgestellt; Beschlusssammlung wird aktualisiert. | ☐ | ☐ | |
| II. Umsetzung und Übergabe | |||
| 13) Übergabetermin und Übergabeprotokoll stehen; Unterlagenliste ist vorbereitet. | ☐ | ☐ | |
| 14) Vollständige Unterlagen: Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung, Beschlusssammlung, Protokolle, Verträge, Versicherungen, Wartungen, Pläne, Gewährleistungen, offene Vorgänge/Fristen. | ☐ | ☐ | |
| 15) Finanzen/Bank: Vollmachten, Onlinebanking, SEPA (Hausgeld/Dienstleister), offene Posten, Rücklagenstand, Buchhaltungsstichtag/Abgrenzung geklärt. | ☐ | ☐ | |
| 16) Schlüssel/Schließanlage, Notfallkontakte, Dienstleister und Versicherer sind umgestellt und informiert. | ☐ | ☐ | |
| 17) IT/Datenschutz: Portale/DMS/E-Mail-Zugänge übergeben; Datenübergabe und Löschung/Archivierung beim Altverwalter dokumentiert. | ☐ | ☐ | |
| 18) Eigentümerkommunikation: neue Kontaktdaten, Zahlungswege, Erreichbarkeit/Notfallnummern bekannt gemacht. | ☐ | ☐ | |
| 19) Posteingang/Adresse umgestellt (Zustellung, Briefkasten, digitale Zustellung). | ☐ | ☐ | |
| 20) Kontrolltermin 4–8 Wochen nach Wechsel: Statusliste Finanzen, Dienstleister, Schäden, Rückstände, laufende Projekte. | ☐ | ☐ | |
