Bei Wohnungseigentümergemeinschaften wird alljährlich regelmäßig vom Verwalter die ordentliche Wohnungseigentümerversammlung einberufen. § 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Besteht aus Gründen ordnungsgemäßer Verwaltung Bedarf oder wird dies gemäß § 24 Abs. 2 WEG schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt, ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Gemeinsam ist allen Eigentümerversammlungen, dass über die dort gefassten Beschlüsse eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen ist, § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG. Wie und ob dieses Protokoll den Eigentümern zuzustellen ist, lesen Sie im Folgenden.
Erstellung des Protokolls: Das sind die hier relevanten Rechtsgrundlagen
Ist der Verwalter auch Versammlungsleiter, hat er grundsätzlich das Protokoll zu erstellen. Häufig ist diese Pflicht auch in den Verwalterverträgen geregelt. Daneben ist der Verwalter verpflichtet, die verkündeten Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung einzutragen, 24 Abs. 8 Satz 1 WEG. Die Eintragungen in die Beschluss-Sammlung haben unverzüglich zu erfolgen, § § 24 Abs. 7 Satz WEG. Unverzüglich heißt spätestens innerhalb von fünf Werktagen bis zu einer Woche (etwa Landgericht (LG) Berlin, Urteil vom 07.10.2009, Az.: 85 S 101/08).
Zur Erstellung des Protokolls benötigt der Verwalter die Unterschrift eines auf der Versammlung anwesenden Eigentümers und – sofern ein Beirat vorhanden ist – die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden oder seines Vertreters, § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG. Hier kann es passieren, dass vor allem das unterschreibende Mitglied des Beirats wesentlich andere Vorstellungen über den Inhalt des Protokolls hat. Um diese Unterschrift zu erhalten und eine gegebenenfalls nachfolgende gerichtliche Protokollberichtigung zu vermeiden, muss der Verwalter auf die abweichenden Vorstellungen eingehen. Ist keine Einigung möglich oder wird eine Unterzeichnung des Protokolls verweigert, ist das vom Verwalter hinzunehmen. Denn die Unterschrift kann nicht erzwungen werden. Fehlen Unterschriften, hat das regelmäßig keine Ungültigkeit des Protokolls oder der Beschlüsse zur Folge. Es ist allerdings der Beweiswert der Niederschrift gemindert.
Eine Ausnahme kann sich aus der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung ergeben. Dort kann bestimmt sein, dass das Protokoll nur dann gültig ist, wenn es von bestimmten Personen unterzeichnet wurde.
Bis zu welchem Zeitpunkt das Protokoll erstellt und ob bzw. bis wann es den Wohnungseigentümern zugestellt sein muss, ist dagegen gesetzlich nicht geregelt.
Daraus ergibt sich die Pflicht des Verwalters zur Zustellung des Protokolls
Aus dem Gesetz ergibt sich keine Verpflichtung für den Verwalter, den Wohnungseigentümern das Protokoll der Eigentümerversammlung (in Kopie bzw. Abschrift) zuzusenden. Die Eigentümer haben lediglich ein Einsichtsrecht, § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG, das regelmäßig beim Verwalter besteht.
Die Verpflichtung zur Protokollübersendung ist jedoch häufig in den Verwalterverträgen geregelt und / oder ergibt sich aus den Teilungserklärungen bzw. Gemeinschaftsordnungen. Dabei ist es auch ohne solche Regelungen in der Praxis meistens üblich, dass der Verwalter Kopien der Protokolle an die Eigentümer sendet. Besteht weder im Verwaltervertrag noch in der Gemeinschaftsordnung eine Regelung und hat der Verwalter über mehrere Jahre den Eigentümern das Protokoll in Kopie übermittelt, führt diese jahrelange Übung zu einer stillschweigenden Änderung des Verwaltervertrags. Der Verwalter kann in diesem Fall die Übersendung des Protokolls nicht einseitig einstellen.
Innerhalb dieser Frist muss das Protokoll zugestellt werden
Eine gesetzlich bestimmte Frist für die Erstellung und Zusendung des Protokolls an die Eigentümer besteht nicht.
Die Kopie des Protokolls ist den Eigentümern jedoch so rechtzeitig zuzusenden, dass diese davon eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage Kenntnis nehmen können (so etwa Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 23.08.1990, Az.: 20 W 165/90). Hergeleitet wird das aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung, wobei mit der Anfechtungsklage nach § 46 WEG die Gültigkeit von Beschlüssen überprüft werden kann.
Ist für die Eigentümergemeinschaft auf dem Internetauftritt des Verwalters ein gesonderter Zugang eingerichtet, auf den nur diese Eigentümer zugreifen können, und sind alle Eigentümer damit einverstanden, kann das Protokoll auch auf der verwaltereigenen Webseite eingestellt werden. Ebenso ist die Übermittlung per Email oder Fax bei Einverständnis der Eigentümer möglich. In allen Fällen muss aber die Frist von einer Woche vor Ablauf der einmonatigen Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage eingehalten werden.
Wenn das Protokoll nicht fristgemäß zugestellt wird
Bei einer fehlenden oder verspäteten Versendung des Protokolls kann sich der Verwalter gegenüber solchen Wohnungseigentümernersatzpflichtig machen, die dadurch einen Schaden erlitten haben. Kann die Unterzeichnung des Protokolls durch den Beiratsvorsitzenden oder seinem Stellvertreter aufgrund deren Abwesenheit nicht rechtzeitig eingeholt werden, führt das zwar zu einem Rechtfertigungsgrund für den Verwalter für die verspätete Protokollzusendung. Der Verwalter sollte in solchen Fällen das Protokoll allerdings trotz der fehlenden Unterschrift den Eigentümern fristgerecht übermitteln.
Es kann sein, dass der Verwaltungsbeirat aufgrund Urlaubs abwesend ist und der Verwalter wegen der deswegen fehlenden Unterschrift des Beiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreters das Protokoll nicht fristgemäß den Eigentümern übermittelt. Geht dann ein Eigentümer gegen alle auf der Versammlung gefassten Beschlüsse vorsorglich mit einer Anfechtungsklage vor, hat er die Verfahrenskosten zu tragen. Denn er hätte die Beschluss-Sammlung einsehen können (Landgericht (LG) München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az.: 1 T 22613/07). Diese Kostenfolge tritt auch ein, wenn der Verwalter vertraglich zur Übersendung des Protokolls innerhalb einer bestimmten Frist verpflichtet ist und dem ohne eine Entschuldigung nicht nachkommt (LG Stuttgart, Beschluss vom 15.01.2013, Az.: 19 T 295/12).
Eine verspätete Protokollversendung bildet keinen wichtigen Grund für eine vorzeitige Abberufung des Verwalters und eine außerordentliche fristlose Kündigung des Verwaltervertrags. Das dürfte ebenso gelten, wenn die Erstellung des Protokolls unterbleibt. Es besteht aber die Möglichkeit, den Verwalter in diesen Fällen abzumahnen. Wiederholen sich die Versäumnisse des Verwalters, können sie je nach den Umständen des Einzelfalls einen wichtigen Grund für die vorzeitige Abberufung und außerordentliche fristlose Vertragskündigung liefern.
Erhalten die Eigentümer das Protokoll verspätet, sollten sie das beim Verwalter reklamieren. Vorsorglich sollte der Inhalt des Protokolls mit etwaigen Notizen aus der Eigentümerversammlung verglichen werden, denn möglicherweise wurden infolge der verspäteten Zusendung Beschlüsse „vergessen“. Für die nächste Eigentümerversammlung sollte die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes (TOP) „Zusendung des Protokolls innerhalb von 20 Tagen nach der Versammlung“ beim Verwalter beantragt werden. Dieser Antrag sollte rechtzeitig vor der nächsten Versammlung gestellt und schriftlich damit begründet werden, dass die letzte Zusendung des Protokolls verfristet war.