Perspektive der Promeda Hausverwaltung GmbH aus Berlin-Pankow.
Mit der Promeda Hausverwaltung GmbH arbeiten wir seit 2012 am Berliner Markt und verwalten Wohnungseigentümergemeinschaften sowie Mietobjekte in unterschiedlichen Größen und Strukturen. Vor allem in den letzten 5 Jahren erhalten wir kontinuierlich sehr viele Anfragen von Eigentümern – sowohl über persönliche Empfehlungen als auch über unsere Website. Auch wir können leider nicht mehr jede Eigentümer-Anfrage annehmen.
Unsere Einschätzung basiert daher nicht auf Momentaufnahmen, sondern auf jahrelanger Entwicklung, zahlreichen Gesprächen mit Eigentümern und einem engen Austausch mit anderen Hausverwaltungen in Berlin. Wir haben gewissermaßen „ein Ohr auf der Schiene“ und erleben täglich, wie sich die Situation am Markt Schritt für Schritt verschärft hat.
Der folgende Text ist damit ein Blick aus Berlin-Pankow – entstanden aus Praxis, Erfahrung und vielen Gesprächen, nicht aus Theorie.
1. Der Markt ist strukturell unterversorgt
Der Berliner Wohnungsbestand ist in den letzten zwanzig Jahren stark gewachsen. Die Zahl qualifizierter Hausverwalter ist es nicht. Gleichzeitig sind die fachlichen, rechtlichen und haftungsseitigen Anforderungen erheblich gestiegen.
Der Arbeitsmarkt ist weitgehend leer. Nachwuchs fehlt, Quereinsteiger stoßen schnell an fachliche Grenzen. Für die meisten Hausverwaltungen bedeutet das: Die Kapazitäten sind endlich – unabhängig davon, wie hoch die Nachfrage ist.
2. Viele Verwaltungsmandate sind wirtschaftlich nicht mehr tragfähig
Ein großer Teil der bestehenden WEG-Verträge basiert auf Honoraren, die den heutigen Mindestaufwand nicht mehr abdecken. Kleine und mittlere WEGs verursachen nahezu denselben Grundaufwand wie große Anlagen: Eigentümerversammlungen, Abrechnungen, Verkehrssicherung, laufende Kommunikation und Haftung unterscheiden sich kaum.
Wirtschaftlich nicht tragfähig ist ein Mandat dann, wenn der laufende Aufwand dauerhaft nicht durch das vereinbarte Honorar gedeckt ist und Zusatzleistungen weder akzeptiert noch vergütet werden. Frühere Modelle der Quersubventionierung funktionieren unter den heutigen Rahmenbedingungen kaum noch.
3. Berlin-spezifische Objekt- und Eigentümerstrukturen
Berlin ist geprägt von einem hohen Altbauanteil, stetigem Sanierungsaufwand und komplexen Eigentümerstrukturen. Komplex meint dabei nicht die Anzahl der Eigentümer, sondern deren Zusammensetzung: Eigennutzer, Berliner Kapitalanleger, auswärtige und ausländische Investoren mit sehr unterschiedlichen Interessenlagen, Erreichbarkeiten und Erwartungshaltungen.
Hinzu kommen Milieuschutz, mietrechtliche Besonderheiten, energetische Vorgaben und Genehmigungsthemen. Der Verwaltungsaufwand steigt dadurch nicht linear, sondern sprunghaft – ebenso das Konfliktpotenzial.
4. Gesetzliche Anforderungen und Haftungsrisiken binden Kapazitäten
WEG-Reform, Datenschutz, Energie- und Förderthemen sowie ausgeweitete Dokumentationspflichten haben den formalen Aufwand massiv erhöht. Fehler führen heute schnell zu Beschlussanfechtungen, Schadenersatzforderungen oder Haftungsfragen.
Diese Risiken betreffen nicht abstrakt „die Verwaltung“, sondern unmittelbar die Geschäftsführung – inklusive Versicherungsprämien und Selbstbehalten. Entsprechend priorisieren wir die stabile Betreuung bestehender Objekte gegenüber der Aufnahme neuer Mandate.
5. Personalfluktuation und Know-how-Verlust
Hohe Arbeitsbelastung, Abendtermine, Konflikte innerhalb von Eigentümergemeinschaften und der stetige Haftungsdruck führen dazu, dass qualifizierte Mitarbeiter die Branche verlassen. Jeder Abgang bedeutet nicht nur eine personelle Lücke, sondern auch den Verlust von Wissen.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bindet zusätzliche Ressourcen und reduziert kurzfristig die Leistungsfähigkeit. Für uns gilt daher: Stabilisierung geht vor Wachstum.
6. Bewusste Auswahl statt Aufnahmepflicht
Die guten und sehr guten Hausverwaltungen erhalten deutlich mehr Anfragen, als sie annehmen können. Ablehnung ist kein Ausnahmefall, sondern betriebliche Notwendigkeit. Bewertet werden von den Verwaltungen unter anderem Objektzustand, Rücklagen, bekannte Konflikte aus der Vergangenheit, Eigentümerstruktur und die wirtschaftliche Tragfähigkeit des Honorars.
Besonders kritisch prüfen Hausverwaltungen konfliktbelastete WEGs, also Gemeinschaften mit dauerhaftem Streitniveau, häufigen Beschlussanfechtungen oder ungelösten Alt-Konflikten. Diese binden überproportional Zeit und Personal.
7. Teilweise Verschiebung der Geschäftsmodelle
Ein Teil der Hausverwaltungen – auch in Berlin – verlagert den Schwerpunkt teilweise auf Mietverwaltung oder institutionelle Mandate. Das geschieht nicht pauschal, sondern dort, wo Strukturen und Prozesse dafür geeignet sind. Mietverwaltung ist nicht automatisch einfacher, aber häufig besser standardisierbar.
Andere Verwaltungen bleiben bewusst bei der WEG-Verwaltung, reduzieren jedoch ihr Portfolio oder trennen sich von besonders aufwendigen Objekten. Es handelt sich nicht um einen flächendeckenden Strategiewechsel, sondern um selektive Anpassungen.
8. Interne Transformation durch Digitalisierung und Kulturwandel
Parallel zum operativen Tagesgeschäft beschäftigen wir uns intensiv mit Digitalisierung und der Anpassung unserer internen Arbeitsweise. Die Einführung neuer Verwaltungssoftware, digitaler Eigentümerportale und klarer Prozesse bindet erhebliche Management- und Mitarbeiterkapazitäten.
Digitalisierung ist kein reines Technikprojekt, sondern ein kultureller Wandel: neue Arbeitsweisen, veränderte Kommunikation, höhere Transparenz und eine klarere Abgrenzung von Leistungen. Diese Entwicklung ist notwendig, reduziert aber kurzfristig die Aufnahmefähigkeit für neue Mandate.
9. Fazit
Der Berliner Markt für Hausverwaltungen ist nicht vorübergehend angespannt, sondern strukturell überlastet. Neben Fachkräftemangel, Regulierung und Objektstruktur binden interne Transformationsprozesse zusätzliche Kapazitäten.
Eigentümer konkurrieren nicht um Aufmerksamkeit, sondern um begrenzte, sorgfältig geschützte Ressourcen. Kleine Einheiten, konfliktträchtige Strukturen oder dauerhaft niedrige Honorare sind unter diesen Bedingungen kein Vorteil, sondern ein Ausschlusskriterium. Ablehnung ist deshalb kein persönliches Urteil, sondern betriebliche Realität.
Der Markt ist weiterhin im Anpassungsprozess und es bliebt spannend.
