In der Praxis kommt es öfters vor, dass Immobilieneigentümer mit der amtierenden Hausverwaltung unzufrieden sind. Meistens werden dann Gespräche mit der Hausverwaltung geführt, in denen diese Abhilfe zusichert. Geschieht anschließend immer noch nichts oder tritt nach einem kurzen Strohfeuer wieder der alte Trott ein, wird bei manchem verärgertem Eigentümer der Ruf nach einem Wechsel der Hausverwaltung laut. Aufgrund des noch laufenden Verwaltervertrags kann allerdings nicht einfach eine neue Hausverwaltung eingesetzt werden. Wie der Wechsel einer Hausverwaltung trotzdem klappt und worauf dabei zu achten ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
WEG-Verwaltung und Mietverwaltung müssen unterschieden werden
Soll der Wechsel einer Hausverwaltung erfolgen, ist zwischen der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung zu unterscheiden. Für die WEG-Verwaltung, die sich auf die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft bezieht, gilt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Das hat zur Folge, dass bei einem Wechsel der Hausverwaltung hinsichtlich der amtierenden WEG-Verwaltung zwei eigenständige rechtliche Vorgänge strikt zu trennen sind:
Umgekehrt erfordert die Einsetzung eines neuen WEG-Verwalters wiederum zwei eigenständige Rechtsakte, und zwar die Bestellung des WEG-Verwalters und der Abschluss des WEG-Verwaltervertrags.
Demgegenüber gestaltet sich der Wechsel einer Mietverwaltung (einschließlich der Sondereigentumsverwaltung, also der Verwaltung von Eigentumswohnungen) wesentlich unkomplizierter. Hier muss lediglich der mit der amtierenden Mietverwaltung bestehende Verwaltervertrag beendet und mit der neuen Verwaltung ein Verwaltervertrag geschlossen werden.
Auch wenn bei einem Wechsel der WEG-Verwaltung oder der Mietverwaltung viele Gemeinsamkeiten bestehen: Spätestens bei der vorzeitigen Beendigung der Tätigkeit des Verwalters sind die Unterschiede zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung von erheblicher Bedeutung.
Wechsel der Hausverwaltung: So sehen die ersten Schritte aus
Gerade dann, wenn mehrere Eigentümer vorhanden sind, erfordert der Wechsel einer Hausverwaltung kurz gesagt, dass die Mehrheit dafür ist. Bei der WEG-Verwaltung ergibt sich dies bereits daraus, dass nach Wohnungseigentumsrecht der Wechsel mehrheitlich beschlossen werden muss. Aber auch bei der Mietverwaltung kann die zu verwaltende Immobilie im Eigentum mehrerer Personen stehen. Im ersten Schritt gilt es daher herauszufinden, ob sich eine Mehrheit für einen Wechsel der Hausverwaltung findet.
Ist das der Fall, sollte im nächsten Schritt bereits jetzt nach einem neuen Verwalter gesucht werden. Dazu können besonders engagierte Eigentümer (bei der WEG-Verwaltung auch der Verwaltungsbeirat) Angebote einholen und erste Gespräche führen.
Für die WEG-Verwaltung gilt dabei, dass nicht nur jeder einzelne Wohnungseigentümer zur Einholung eines Angebots berechtigt ist, sondern bei der Neuwahl eines Verwalters auch mehrere Angebote eingeholt werden müssen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10). Im Übrigen kann die WEG-Verwaltung auch vorübergehend durch den Verwaltungsbeirat oder einen Eigentümer solange kommissarisch erfolgen, bis ein geeigneter Verwalter gefunden ist – vorausgesetzt, die Eigentümerversammlung ist damit einverstanden.
So funktioniert die Beendigung der Tätigkeit der amtierenden Hausverwaltung
Die Frage ist, ob der Wechsel der Hausverwaltung möglichst sofort erfolgen soll oder nicht. Ist ein zeitnaher Verwalterwechsel erwünscht, erfordert dies regelmäßig das Vorliegen eines wichtigen Grundes zur vorzeitigen Beendigung der Verwaltertätigkeit, also eines erheblichen Verstoßes des amtierenden Verwalters gegen seine Pflichten. Fehlt es daran, liegen aber mehrere kleinere Pflichtverletzungen vor, sollte der Verwalter abgemahnt werden. Kommt es dann erneut zu einem bereits abgemahnten kleineren Pflichtverstoß, liefert das aufgrund der vorherigen Abmahnung ebenfalls einen wichtigen Grund.
Diese Besonderheiten bestehen bei der Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters
Bei der Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters ist Folgendes zu beachten:
Vorzeitige Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters aus wichtigem Grund
Um die Tätigkeit des amtierenden WEG-Verwalters möglichst zeitnah zu beenden, sind seine vorzeitige Abberufung aus wichtigem Grund und die außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags erforderlich. Beides sind eigenständige Rechtsakte, die von der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen werden müssen und nur möglich sind, wenn dafür ein wichtiger Grund vorliegt.
Das umständliche Procedere einer Eigentümerversammlung zur vorzeitigen Abberufung des Verwalters und außerordentlichen (fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrags kann vermieden werden, indem ein sogenannter Umlaufbeschluss von den Wohnungseigentümern herbeigeführt wird. Umlaufbeschluss bedeutet, dass alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer der Abberufung und Kündigung im schriftlichen Verfahren zustimmen müssen, § 23 Abs. 3 WEG. Kommt es zu einem wirksam Umlaufbeschluss, muss der Verwalter von seiner Abberufung und der außerordentlichen (fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrags unterrichtet werden. Zweckmäßigerweise wird dazu im Umlaufverfahren ebenfalls ein Beschluss darüber gefasst, welcher Eigentümer dazu von der Gemeinschaft bevollmächtigt wird.
Ist zur Abberufung und Kündigung eine Eigentümerversammlung erforderlich, muss diese innerhalb von zwei Monaten nach Kenntnis des wichtigen Grundes anberaumt werden. Andernfalls ist die vorzeitige Abberufung und außerordentliche (fristlose) Kündigung aus dem vorliegenden wichtigen Grund nicht mehr möglich (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).
„Fristgemäße“ Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters
Soll die Tätigkeit des amtierenden WEG-Verwalters dagegen nicht „sofort“, sondern etwa unter Einhaltung der Kündigungsfristen enden, kommt es auf den Inhalt des Verwaltervertrags bzw. der Teilungserklärung an. Denn darin kann vorgesehen sein, dass eine Abberufung des Verwalters nur aus „wichtigem Grund“ erfolgen darf. Ist der Verwalter etwa für die Höchstdauer von fünf Jahren bestellt, sind davon aber erst zwei Jahre um, ist eine (vorzeitige) Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters auch hier nur dann möglich, wenn ihm eine schwere Pflichtverletzung oder eine leichtere Pflichtverletzung nach vorheriger Abmahnung vorgeworfen werden kann.
Im WEG-Verwaltervertrag kann aber auch festgelegt sein, dass die Abberufung nicht ausschließlich auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt und der Verwalter nicht für einen bestimmten Zeitraum bestellt ist. Hier kann die Eigentümerversammlung jederzeit die Abberufung des Verwalters und die ordentliche (fristgemäße) Kündigung des Verwaltervertrags beschließen. Dabei sollten bei der Abberufung aber die Kündigungsfristen des Verwaltervertrags beachtet werden, da der Verwalter trotz Abberufung seinen Vergütungsanspruch aus dem Verwaltervertrag behält (Vergütung abzüglich der ersparten Aufwendungen).
Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters durch „Auslaufenlassen“
Die schließlich letzte Möglichkeit, die Tätigkeit des amtierenden WEG-Verwalters zu beenden, besteht darin, die Bestellung des Verwalters und den Verwaltervertrag auslaufen zu lassen. Das ist möglich, wenn die Bestellung und der Verwaltervertrag befristet sind. Ist also etwa die Bestellung des Verwalters auf die Höchstdauer von fünf Jahren befristet und der Verwalter bereits seit vier Jahren und einigen Monaten im Amt, empfiehlt es sich, die Bestellung einfach auslaufen zu lassen. Der Verwaltervertrag ist dabei vorsorglich daraufhin durchzusehen, ob er unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfrist zu kündigen ist.
Darauf ist bei der Beendigung der Tätigkeit des Mietverwalters zu achten
Bei der Beendigung der Tätigkeit des Mietverwalters ist Folgendes wichtig:
Vorzeitige Beendigung der Tätigkeit des Mietverwalters aus wichtigem Grund
Die vorzeitige Beendigung der Tätigkeit des Mietverwalters ist möglich, wenn der Verwaltervertrag aus wichtigem Grund außerordentlich (fristlos) gekündigt werden kann. Dabei muss dem Verwalter die Kündigung innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des wichtigen Grundes zugegangen sein, § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Fristgemäße Beendigung der Tätigkeit des Mietverwalters
Die Tätigkeit des Mietverwalters kann auch durch eine ordentliche (fristgemäße) Kündigung beendet werden. Dazu sind die im Verwaltervertrag vereinbarten Kündigungsfristen einzuhalten.
Beendigung der Tätigkeit des Mietverwalters durch „Auslaufenlassen“
Eher selten ist der Fall, dass der Verwaltervertrag befristet ist, also nach einem bestimmten Zeitraum endet, „ohne dass es einer Kündigung bedarf“. Trifft dies zu, kann die Tätigkeit des Mietverwalters auch durch „Auslaufenlassen“ des Vertrags beendet werden.
Tätigkeit der neuen Hausverwaltung: Probezeit möglich
Ist die Tätigkeit der amtierenden Hausverwaltung beendet worden, kann eine neue Hausverwaltung eingesetzt werden. Es obliegt dann den Eigentümern, mit der Hausverwaltung etwa eine sechsmonatige Probezeit zu vereinbaren, um sich ein genaues Bild von der Eignung und Arbeitsweise der Verwaltung zu machen. Damit wurde dann der Wechsel einer Hausverwaltung erfolgreich durchgeführt.
