Der Hausverwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zuständig. Dabei bedeutet Verwaltung die kaufmännische, technische und rechtliche Geschäftsführung im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer (Oberlandesgericht (OLG) Köln, Rpfleger 1969, 54f.). Dagegen wird das Sondereigentum (also die Eigentumswohnungen nebst zugehörigen Kelleräumen usw.) vom jeweiligen Eigentümer selber verwaltet. Die Aufgaben der Hausverwaltung ergeben sich vor allem aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und dem Verwaltervertrag, wobei der schuldrechtliche Verwaltervertrag von der Bestellung des Hausverwalters durch Mehrheitsbeschluss in der Wohnungseigentümerversammlung zu unterscheiden ist.
Diese Aufgaben der Hausverwaltung / WEG-Verwaltung sind im WEG geregelt
Im WEG sind zahlreiche Vorschriften enthalten, die die Aufgaben, Befugnisse und Verpflichtungen des Hausverwalters regeln und die regelmäßig von der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht eingeschränkt oder ausgeschlossen werden dürfen. Zu nennen sind hier insbesondere:
Aufgaben und Befugnisse des Verwalters, § 27 WEG
Danach gehören zu den Aufgaben und Befugnissen des Verwalters
- die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen und für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen, wobei die Festsetzung und Änderungen der Hausordnung allerdings durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung erfolgen
- die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen, insbesondere in dringenden Fällen auch sonstige Maßnahmen zu ergreifen, die zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums notwendig sind
- die gemeinschaftlichen Gelder zu verwalten, insbesondere auch Lasten- und Kostenbeiträge, Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt, sowie alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen
- Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind sowie Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind. Dazu gehört auch die gerichtliche und außergerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen der Wohnungseigentümergemeinschaft, sofern der Hausverwalter durch die Wohnungseigentümer dazu ermächtigt Unbeschadet einer solchen Ermächtigung hat die Hausverwaltung die Wohnungseigentümer aber in jedem Fall darüber unverzüglich zu informieren, wenn ein Rechtsstreit im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümergemeinschaft anhängig ist, also eine Klage zugestellt wurde
- Erklärungen abzugeben, die für Maßnahmen zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind
Speziell bei der Verwaltung der Gelder hat der Hausverwalter besondere Pflichten. So muss er die Gelder der Wohnungseigentümer von seinem Vermögen getrennt halten. Der Verwalter darf auch kein Eigenkonto führen, auf dem sich die Gelder der Eigentümer befinden. Vielmehr ist ein sogenanntes offenes Fremdkonto einzurichten, deren Inhaber die Wohnungseigentümer sind und über das der Hausverwalter lediglich die Verfügungsberechtigung besitzt. Dabei kann die Verfügung über die Gelder etwa ab einer bestimmten Höhe von der Zustimmung des Verwaltungsbeirats oder anderer Wohnungseigentümer abhängig gemacht werden. Auch über die Anlage der Gelder für die Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung) oder die Aufnahme von etwaigen Darlehen entscheidet nicht die Hausverwaltung, sondern die Wohnungseigentümergemeinschaft.
Um einen reibungslosen Verwaltungsablauf durch eine ausreichende Legitimation sicherzustellen, kann der Hausverwalter von den Wohnungseigentümern die Ausstellung einer Vollmachtsurkunde verlangen, aus der der Umfang seiner Vertretungsmacht ersichtlich ist.
Wirtschaftsplan und Rechnungslegung, § 28 WEG
Für jedes Kalenderjahr muss der Hausverwalter einen Wirtschaftsplan aufstellen. Darin enthalten sind die
- voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
- anteilmäßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung
- Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu der Instandhaltungsrücklage
Die Wohnungseigentümer müssen auf den von ihnen beschlossenen Wirtschaftsplan (in der Praxis monatliche) Vorschüsse (Hausgeld) leisten, deren Eingänge der Verwalter überwacht. Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Verwalter eine Abrechnung zu erstellen, die von den Wohnungseigentümern auch jederzeit durch Mehrheitsbeschluss verlangt werden kann. Über die Abrechnung und Rechnungslegung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer ebenfalls durch Stimmenmehrheit.
Sonstige Pflichten des Verwalters
Weitere Pflichten, die der Hausverwalter zu beachten hat, sind die
- von ihm mindestens einmal jährlich einzuberufende Versammlung der Wohnungseigentümer, § 24 Abs. 1 WEG
- von ihm einzuberufende Versammlung der Wohnungseigentümer, soweit dies vereinbart ist oder wenn die Einberufung schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird, § 24 Abs. 2 WEG
- schriftliche Einberufung (Einladung) zur Wohnungseigentümerversammlung unter Fristwahrung von einer Woche, sofern keine besondere Dringlichkeit besteht, § 24 Abs. 4 WEG, und unter Angabe des zu beschließenden Gegenstands in der Einberufung, damit darüber beschlossen werden kann, § 23 Abs. 2 WEG
- Führung des Vorsitzes in der Wohnungseigentümerversammlung, soweit diese nichts anderes beschließt, § 24 Abs. 5 WEG
- Beachtung von Beschlüssen, die im sogenannten Umlaufverfahren zustande gekommen sind, also zu denen alle Wohnungseigentümer ihre schriftliche Zustimmung erklärt haben, ohne dass eine Versammlung stattgefunden hat
- erneute Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung mit dem gleichen Gegenstand und dem Hinweis, dass die Versammlung ohne Rücksicht auf die Höhe der vertretenen Anteile beschlussfähig ist, sofern die vorherige Versammlung mangels ausreichend erschienender Eigentümer nicht beschlussfähig war
Darüber hinaus kann der Verwalter im Einzelfall die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungseigentümer gerichtlich überprüfen lassen, § 46 Abs. 1 WEG.
Woraus sich weitere Aufgaben der Hausverwaltung ergeben
Im Verwaltervertrag sind regelmäßig weitere Aufgaben des Hausverwalters festgelegt, etwa die Einstellung und Entlohnung eines Hausmeisters, die Pflicht zur monatlichen Begehung des Verwaltungsobjekts oder die Verpflichtung, einem ggf. existierenden Verwaltungsbeirat nach Ankündigung jederzeit Einblick in die Verwaltungsunterlagen zu gewähren. Weiterhin ist im Verwaltervertrag meistens bestimmt, dass der Verwalter die Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung zu beachten hat.
Bei der Wahrnehmung seiner Rechte und Pflichten hat der Hausverwalter auch zurückliegende, aber noch wirksame Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft zu beachten.
Ergänzend gelten die Regeln über die entgeltliche Geschäftsbesorgung nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), wonach der Verwalter etwa alles, was er im Zusammenhang mit der Hausverwaltung von der Wohnungseigentümergemeinschaft erlangt, an diese nach Widerruf seiner Bestellung bzw. Kündigung des Verwaltervertrags herauszugeben hat.
Sehr geehrter Herr Kurzke,
ich bin druch intensives Suchen auf Sie aufmerksam geworden und haben einen kleinen Hoffnungsschimmer, dass Sie mir evenutell einen Tipp oder Vorschlag machen können. Seit einigen Jahren betreue ich eine Tante aus der Verwandtschaft, die keine eigene Kinder hat und auch seit geraumer zeit verwitwet ist. Meine Tante besitzt eine Eigentumwohnung und ist zum Teil sehr Naturverbunden. Leider ist auch druch ihr Alter bereits gesundheitlich in solch eine Verfassung, dass die kleinen Dinge im Leben für sie unwahrscheinlich groß geworden sind. So hat die Hausverwltung über den zuständigen Hausmeister im Herbst mehrere Bäume und Sträucher verschneiden lassen, die wohl angeblich eines Gutachters nicht vorschriftsmäßig behandelt wurden. Hier wird wohl so schnell kein Blatt mehr grünen. Auch gibt es noch diverse andere Vorkommnisse in Hausbereich, die meine Tante enorm stören. Die Hausverwaltung geht hier mit den Schreiben, die meine Tante an sie richtet eher Schubladenmäßg um. Ich versuche ihr stsets zu erklären, dass sei in ihren eigenen 4 Wänden (also Wohnung) alleine entscheiden kann, was sie da tun möchte, sowie in ihrem Kellerbereich und der bereits gekauften Außenstellfläche. Damit gibt sie sich aber nicht zufrieden. Am liebsten möchte sie alle Verantwortlichen vor Gericht ziehen. Was können Sie mir empfehlen oder anraten? Ich bednake mich recht lieb und herzlich bei Ihnen für Ihre Bemühungen.
Freundliche Grüße
Andrea Henning
Hallo Frau Henning,
danke for Ihren Beitrag. Leider kann ich Ihnen nicht wirklich helfen. Vielleicht macht eine Betreuung Ihrer Tante Sinn – in welcher Form und welchem Umfang auch immer.
Viele Grüße
Marcel Kurzke
Hallo Herr Kurzke,
seid einigen Jahren mache ich die Verwaltung eines 6-Familienhauses. Bislang wurde eine jährliche Prüfung der Konten von einem der Eigentümer vorgenommen. Seid einiger Zeit findet sich keiner mehr der dies durchführt. Besteht eine gesetzliche Pflicht für die Prüfung oder ist dies eine Entscheidung der WEG?
Vielen Danke für eine Antwort…
Grüße
Michael Nier
Hallo Herr Nier,
wenn niemand aus der WEG die Hausverwaltung überprüfen will oder kann, dann ist das die Entscheidung der WEG.
Viele Grüße
Marcel Kurzke
Hallo Herr Kurzke!
Meine Frage: Ist die Hausverwaltung verpflichtet dem einzelnen Wohnungs-Eigentümer über die einzelnen Posten der Hausgeldab-rechnung und des Wirtschaftsplan Auskunft zu erteilen.
Vielen Dank für Ihre Antwort im Voraus.
viele Grüße
Peter Nikolowski
Hallo Herr Nikolowski,
eine gute Hausverwaltung wird Ihnen einzelne Fragen zur Hausgeldabrechnung immer beantworten und Ihnen im Zweifel den Einblick in die Abrechnungsunterlagen ermöglichen. In der Regel wird die Hausgeldabrechnung vor der Versendung an die Eigentümer über die Belegprüfung durch den Beirat oder einen auserwählten Eigentümer geprüft.
Viele Grüße
Marcel Kurzke
Hallo Herr Kurzke,
unser Hausverwalter, eine Immobilienfirma, der wir Sachverstand und Professionalität zugetraut hatten, hat bis heute keine Abrechnung weder für 2013 noch die inzwischen fällige Abrechnung für 2014 gemacht, keine Eigentümerversammlung durchgeführt, noch auf Anfragen der einzelnen Miteigentümer reagiert – Wie kann die Eigentümergemeinschaft den Hausverwalter dazu bringen, dass er seine Pflicht erfüllt?
Vielen Dank für eine „professionelle“ Antwort und freundliche Grüße
Gerlinde Holzhauer
Hallo Frau Holzhauer,
in meinen Augen können Sie einer Verwaltung die im Jahr 2015 noch nicht das Wirtschaftsjahr 2013 abgerechnet hat nur fristlos kündigen. Die Hausverwaltung sollte wissen, dass die Hausgeldabrechung spätestens bis Ende 2014 hätte bei Ihnen sein müssen.
Ich denke solch grobe Fehler kann man nicht mit „Druck“ oder rechtlichem Vorgehen beseitigen – Sie brauchen einfach eine gute Hausverwaltung.
Viele Grüße
Marcel Kurzke