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Aufgaben einer Hausverwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG)

30 September 2014
Kategorie: Allgemein, Wohnungseigentum

Der Hausverwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zuständig. Dabei bedeutet Verwaltung die kaufmännische, technische und rechtliche Geschäftsführung im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer (Oberlandesgericht (OLG) Köln, Rpfleger 1969, 54f.). Dagegen wird das Sondereigentum (also die Eigentumswohnungen nebst zugehörigen Kelleräumen usw.) vom jeweiligen Eigentümer selber verwaltet. Die Aufgaben der Hausverwaltung ergeben sich vor allem aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und dem Verwaltervertrag, wobei der schuldrechtliche Verwaltervertrag von der Bestellung des Hausverwalters durch Mehrheitsbeschluss in der Wohnungseigentümerversammlung zu unterscheiden ist.

Diese Aufgaben der Hausverwaltung / WEG-Verwaltung sind im WEG geregelt

Im WEG sind zahlreiche Vorschriften enthalten, die die Aufgaben, Befugnisse und Verpflichtungen des Hausverwalters regeln und die regelmäßig von der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht eingeschränkt oder ausgeschlossen werden dürfen. Zu nennen sind hier insbesondere:

Aufgaben und Befugnisse des Verwalters, § 27 WEG

Danach gehören zu den Aufgaben und Befugnissen des Verwalters

die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen und für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen, wobei die Festsetzung und Änderungen der Hausordnung allerdings durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung erfolgen

die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen, insbesondere in dringenden Fällen auch sonstige Maßnahmen zu ergreifen, die zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums notwendig sind

die gemeinschaftlichen Gelder zu verwalten, insbesondere auch Lasten- und Kostenbeiträge, Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt, sowie alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen

Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind sowie Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind. Dazu gehört auch die gerichtliche und außergerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen der Wohnungseigentümergemeinschaft, sofern der Hausverwalter durch die Wohnungseigentümer dazu ermächtigt Unbeschadet einer solchen Ermächtigung hat die Hausverwaltung die Wohnungseigentümer aber in jedem Fall darüber unverzüglich zu informieren, wenn ein Rechtsstreit im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümergemeinschaft anhängig ist, also eine Klage zugestellt wurde

Erklärungen abzugeben, die für Maßnahmen zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind

Speziell bei der Verwaltung der Gelder hat der Hausverwalter besondere Pflichten. So muss er die Gelder der Wohnungseigentümer von seinem Vermögen getrennt halten. Der Verwalter darf auch kein Eigenkonto führen, auf dem sich die Gelder der Eigentümer befinden. Vielmehr ist ein sogenanntes offenes Fremdkonto einzurichten, deren Inhaber die Wohnungseigentümer sind und über das der Hausverwalter lediglich die Verfügungsberechtigung besitzt. Dabei kann die Verfügung über die Gelder etwa ab einer bestimmten Höhe von der Zustimmung des Verwaltungsbeirats oder anderer Wohnungseigentümer abhängig gemacht werden. Auch über die Anlage der Gelder für die Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung) oder die Aufnahme von etwaigen Darlehen entscheidet nicht die Hausverwaltung, sondern die Wohnungseigentümergemeinschaft.

Um einen reibungslosen Verwaltungsablauf durch eine ausreichende Legitimation sicherzustellen, kann der Hausverwalter von den Wohnungseigentümern die Ausstellung einer Vollmachtsurkunde verlangen, aus der der Umfang seiner Vertretungsmacht ersichtlich ist.

Wirtschaftsplan und Rechnungslegung, § 28 WEG

Für jedes Kalenderjahr muss der Hausverwalter einen Wirtschaftsplan aufstellen. Darin enthalten sind die

voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums

anteilmäßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung

Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu der Instandhaltungsrücklage

Die Wohnungseigentümer müssen auf den von ihnen beschlossenen Wirtschaftsplan (in der Praxis monatliche) Vorschüsse (Hausgeld) leisten, deren Eingänge der Verwalter überwacht. Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Verwalter eine Abrechnung zu erstellen, die von den Wohnungseigentümern auch jederzeit durch Mehrheitsbeschluss verlangt werden kann. Über die Abrechnung und Rechnungslegung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer ebenfalls durch Stimmenmehrheit.

Sonstige Pflichten des Verwalters

Weitere Pflichten, die der Hausverwalter zu beachten hat, sind die

von ihm mindestens einmal jährlich einzuberufende Versammlung der Wohnungseigentümer, § 24 Abs. 1 WEG

von ihm einzuberufende Versammlung der Wohnungseigentümer, soweit dies vereinbart ist oder wenn die Einberufung schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird, § 24 Abs. 2 WEG

schriftliche Einberufung (Einladung) zur Wohnungseigentümerversammlung unter Fristwahrung von einer Woche, sofern keine besondere Dringlichkeit besteht, § 24 Abs. 4 WEG, und unter Angabe des zu beschließenden Gegenstands in der Einberufung, damit darüber beschlossen werden kann, § 23 Abs. 2 WEG

Führung des Vorsitzes in der Wohnungseigentümerversammlung, soweit diese nichts anderes beschließt, § 24 Abs. 5 WEG

Beachtung von Beschlüssen, die im sogenannten Umlaufverfahren zustande gekommen sind, also zu denen alle Wohnungseigentümer ihre schriftliche Zustimmung erklärt haben, ohne dass eine Versammlung stattgefunden hat

erneute Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung mit dem gleichen Gegenstand und dem Hinweis, dass die Versammlung ohne Rücksicht auf die Höhe der vertretenen Anteile beschlussfähig ist, sofern die vorherige Versammlung mangels ausreichend erschienender Eigentümer nicht beschlussfähig war

Darüber hinaus kann der Verwalter im Einzelfall die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungseigentümer gerichtlich überprüfen lassen, § 46 Abs. 1 WEG.

Woraus sich weitere Aufgaben der Hausverwaltung ergeben

Im Verwaltervertrag sind regelmäßig weitere Aufgaben des Hausverwalters festgelegt, etwa die Einstellung und Entlohnung eines Hausmeisters, die Pflicht zur monatlichen Begehung des Verwaltungsobjekts oder die Verpflichtung, einem ggf. existierenden Verwaltungsbeirat nach Ankündigung jederzeit Einblick in die Verwaltungsunterlagen zu gewähren. Weiterhin ist im Verwaltervertrag meistens bestimmt, dass der Verwalter die Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung zu beachten hat.

Bei der Wahrnehmung seiner Rechte und Pflichten hat der Hausverwalter auch zurückliegende, aber noch wirksame Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft zu beachten.

Ergänzend gelten die Regeln über die entgeltliche Geschäftsbesorgung nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), wonach der Verwalter etwa alles, was er im Zusammenhang mit der Hausverwaltung von der Wohnungseigentümergemeinschaft erlangt, an diese nach Widerruf seiner Bestellung bzw. Kündigung des Verwaltervertrags herauszugeben hat.

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Über den Autor

Als Geschäftsführer der Promeda Hausverwaltung GmbH aus Berlin und ausgebildeter Immobilienfachwirt schreibt Marcel Kurzke hier im Blog über diverse Themen der Immobilienwirtschaft.

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