Für viele Eigentümer ist das Wohnungseigentumsrecht genauso ein „Buch mit sieben Siegeln“ wie die Tätigkeit der WEG-Verwaltung. Ob ihr Verwalter tatsächlich gut oder schlecht ist, können die Wohnungseigentümer daher oft nicht zuverlässig beurteilen. Trotzdem gibt es zahlreiche Merkmale, anhand derer sich feststellen lässt, ob es sich um einen kompetenten, zuverlässigen und engagierten WEG-Verwalter handelt oder nicht. Welche Merkmale das im Einzelnen sind, ergibt sich aus der Checkliste in diesem Artikel. Mit Hilfe dieser Checkliste können Sie schnell und sicher gute von schlechten Verwaltern unterscheiden.
Wodurch sich gute von schlechten Verwaltern unterscheiden
Gute WEG-Verwalter verfügen über eine gewisse Kompetenz, also über ausreichende Sachkunde und regelmäßige Fortbildungen. Während sich bisher jeder auch ohne solche Qualifikationen als WEG-Verwalter bezeichnen kann, wird sich dies ab dem 01.08.2018 ändern. Ab diesem Zeitpunkt wird die Tätigkeit als gewerblicher WEG-Verwalter durch eine Änderung der Gewerbeordnung (GewO) erlaubnispflichtig. WEG-Verwalter müssen dann u. a. Fortbildungen nachweisen, um ihre Tätigkeit ausüben zu dürfen. Unbeschadet dessen haben sich kompetente Verwalter ihre Sachkunde meist durch eine Ausbildung im Immobilienbereich erarbeitet und sind regelmäßig einem einschlägigen Berufs- oder Fachverband angeschlossen, durch den sie meist wichtige Informationen erhalten. Im Weiteren zeigt sich die Kompetenz des Verwalters durch sein sachliches und gegenüber allen Eigentümern neutrales Auftreten auf der Wohnungseigentümerversammlung. Inkompetente und damit schlechte Verwalter werden speziell bei kritischen Eigentümern oft polemisch, entziehen diesen das Rederecht auf der Eigentümerversammlung oder versuchen, diese einzuschüchtern (etwa durch Anschreien oder Stimmungsmache).
Die Zuverlässigkeit eines guten WEG-Verwalters lässt sich nicht nur durch ein eingerichtetes und ausgestattetes Büro mit festen Arbeitszeiten sowie regelmäßigen Sprechzeiten und dessen zeitnahen Rückruf bei Nichterreichbarkeit erkennen. Vielmehr lässt er bei der ihm obliegenden kaufmännischen – insbesondere finanziellen – und technischen Betreuung der Eigentümergemeinschaft höchste Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt walten, was gegenüber allen Eigentümern gilt. Demgegenüber sind schlechte Verwalter nachlässig und häufig auch nicht gegenüber allen Eigentümern neutral. Insgesamt entsteht hier der Eindruck, dass der Verwalter unseriös ist – kriminelle Handlungen zum Nachteil der Wohnungseigentümer sind dabei nicht ausgeschlossen.
Ein guter Verwalter ist engagiert und kümmert sich zügig um die Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft. So werden etwa auf der Eigentümerversammlung gefasste Beschlüsse möglichst schnell umgesetzt. Demgegenüber setzt sich ein schlechter Verwalter für die Belange und Weisungen der Eigentümergemeinschaft kaum oder nur auf Druck (Nachfragen, Anmahnungen, Fristsetzungen) ein.
Checkliste: Gute von schlechten Verwaltern unterscheiden
Mit der folgenden Checkliste können Wohnungseigentümer schnell und sicher überprüfen, ob sie einen guten oder schlechten Verwalter haben.
| Ja | Nein | |
| Kompetenz | ||
| Verfügt der Verwalter über Sachkunde und nimmt er an Fortbildungen teil? (die Fortbildungspflicht ist ab dem 01.08.2018 für gewerbliche Verwalter gesetzlich vorgeschrieben) | Ja | Nein |
| Gehört der Verwalter einem einschlägigen Berufs- oder Fachverband an? | Ja | Nein |
| Ist der Verwalter über die betreute Immobilie bestens informiert und kann den Eigentümern verhältnismäßig viele (auch rechtliche) Fragen über das Objekt sofort beantworten oder die Fragen in kürzester Zeit klären? | Ja | Nein |
| Lässt der Verwalter auf Wohnungseigentümerversammlungen auch kritische Eigentümer zu Wort kommen, wird er nicht polemisch, entzieht er diesen Eigentümern nicht das Rederecht und und schüchtert er diese nicht ein (etwa durch Anschreien oder Stimmungsmache)? | Ja | Nein |
| Überzeugt der Verwalter auf Wohnungseigentümerversammlungen durch sachliche Argumente und Neutralität gegenüber allen Eigentümern? | Ja | Nein |
| Ist die Jahresabrechnung transparent sowie verständlich und erläutert der Verwalter den Eigentümern auf Nachfrage die Abrechnung? | Ja | Nein |
| Zuverlässigkeit | ||
| Verfügt der Verwalter über ein eingerichtetes und ausgestattetes Büro mit festen Arbeitszeiten und regelmäßigen Sprechzeiten, zu denen er meistens erreichbar ist? | Ja | Nein |
| Ruft der der Verwalter bei Nichterreichbarkeit zeitnah zurück? | Ja | Nein |
| Ist bei längerer Abwesenheit des Verwalters (etwa Urlaub oder Krankheit) eine kompetente Vertretung vorhanden? | Ja | Nein |
| Werden die Gelder der Eigentümergemeinschaft auf offenen Fremdgeldkonten (WEG-Eigenkonten) geführt? (Treuhandkonten sind unzulässig, Amtsgericht (AG) Büdingen, Urteil vom 07.04.2014, Az.: 2 C 359/12) | Ja | Nein |
| Sind die Verwaltungsunterlagen – speziell die Kontoauszüge und Rechnungen – vollständig, geordnet und in einem ordentlichen Zustand? | Ja | Nein |
| Ist die Höhe des Hausgeldes angemessen und nicht unverhältnismäßig hoch? | Ja | Nein |
| Wird die Instandhaltungsrücklage ordnungsgemäß dem Rücklagenkonto zugeführt und nicht zweckentfremdet, etwa ohne Beschluss der Eigentümer zur Begleichung von laufenden Betriebskosten? | Ja | Nein |
| Sind die Schriftbilder von Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan „aus einem Guss“, also nicht zusammengestückelt oder “zusammengebastelt“ und sind diese Rechenwerke ordnungsgemäß? | Ja | Nein |
| Wird den Eigentümern Einsicht in Verwaltungsunterlagen, insbesondere in die Abrechnungsunterlagen, gewährt? | Ja | Nein |
| Werden bei größeren Geldausgaben mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt? (dazu ist der WEG-Verwalter nach ständiger Rechtsprechung verpflichtet, etwa Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 19.04.2017, Az.: 2-13 S 2/17; LG München I, Urteil vom 06.10.2014, Az.: 1 S 21342/13; größere Ausgaben liegen ab einem Auftragsvolumen von 5.000 Euro vor, LG Dortmund, Urteil vom 21.04.2015, Az.: 1 S 445/14) | Ja | Nein |
| Macht der Verwalter Gewährleistungsansprüche der Eigentümergemeinschaft (etwa aufgrund mangelhafter Bauleistungen) rechtzeitig geltend? | Ja | Nein |
| Sind die für die Eigentümergemeinschaft abgeschlossenen Versicherungsverträge angemessen und nicht von solchen Gesellschaften, für die der Verwalter möglicherweise als Versicherungsmakler tätig ist? | Ja | Nein |
| Werden von den Eigentümern rechtzeitig eingereichte und sachlich begründete Tagesordnungspunkte für die nächste Eigentümerversammlung aufgenommen? | Ja | Nein |
| Kommt der Verwalter dem ordnungsgemäßen Antrag der Eigentümer auf Anberaumung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zeitnah nach? | Ja | Nein |
| Sind die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse im Protokoll und der Beschluss-Sammlung richtig wiedergegeben? | Ja | Nein |
| Versendet der Verwalter die Protokolle der Eigentümerversammlung so rechtzeitig an die Eigentümer, dass die einmonatige Anfechtungsfrist für Beschlüsse nicht unterlaufen wird? | Ja | Nein |
| Stellt der Verwalter den Eigentümern eine Kopie der Anwesenheitsliste der Versammlung zur Verfügung? | Ja | Nein |
| Händigt der Verwalter den Eigentümern auf Wunsch und gegen deren Kostenübernahme Eigentümerlisten mit Anschrift und Rufnummer aus? | Ja | Nein |
| Beachtet der Verwalter generell seine Neutralitätspflicht, bevorzugt er also nicht die Interessen von Mehrheitseigentümern oder sonstigen Eigentümern? | Ja | Nein |
| Werden die Eigentümer über laufende Gerichtsverfahren, insbesondere Verfahren über eine Beschlussanfechtung, richtig und vollständig informiert? | Ja | Nein |
| Finden regelmäßige Objektbegehungen des Verwalters statt, idealerweise anhand von Checklisten und zusammen mit einem gegebenenfalls vorhandenen Verwaltungsbeirat, und wird ein Protokoll über die Begehung erstellt? | Ja | Nein |
| Nimmt der Verwalter von Handwerkern oder Firmen durchgeführte Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen persönlich ab? | Ja | Nein |
| Besteht für den Verwalter ausreichender Versicherungsschutz, wenn er Schäden zu Lasten der Eigentümergemeinschaft verursacht? (Vermögensschadens- und Haftpflichtversicherung sind ab dem 01.08.2018 für gewerbliche Verwalter gesetzlich vorgeschrieben) | Ja | Nein |
| Engagement | ||
| Setzt der Verwalter die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zügig um? | Ja | Nein |
| Kümmert sich der Verwalter zeitnah um an ihn herangetragene Anliegen der Eigentümer, insbesondere bei Mängeln am Gemeinschaftseigentum? | Ja | Nein |
| Macht der Verwalter bei Eigentümerversammlungen sinnvolle Vorschläge, etwa zur Senkung der laufenden Betriebskosten? | Ja | Nein |
| Ist der Verwalter zumindest ab und zu persönlich vor Ort? | Ja | Nein |
| Steht der Verwalter zu etwaigen Fehler in der Verwaltung und klärt diese umgehend unter gegebenenfalls erforderlicher Information an die Eigentümer auf? | Ja | Nein |
Können Sie alle Fragen mit Ja beantworten, haben Sie einen guten, wenn nicht sogar einen sehr guten Verwalter. Mussten Sie dagegen einmal oder wenige Male Nein ankreuzen, sollten Sie den Verwalter auf die betreffenden Punkte ansprechen. Gute Verwalter sind im Gegensatz zu schlechten Verwaltern auch kritikfähig. Überwiegen Ihre Nein-Antworten hingegen, handelt es sich um einen schlechten Verwalter. Hier sind Sie wahrscheinlich gut beraten, wenn Sie im Zusammenwirken mit den anderen Eigentümern den Verwalter wechseln.
Unregelmäßigkeiten des Verwalters bei den Geldern der Eigentümergemeinschaft lassen sich in aller Regel anhand der Kontoauszügeerkennen. Wird hier die Einsicht verweigert, deutet das darauf hin, dass der Verwalter etwas zu verheimlichen hat. Daher sollte in solchen Verweigerungsfällen erst recht auf eine Einsicht in die Kontounterlagen bestanden werden.
