Übernimmt ein Verwalter eine neue Wohnungseigentümergemeinschaft, ist das erste Jahr nach der Objektübernahme sowohl für die Hausverwaltung als auch für die Wohnungseigentümer ein besonderes Jahr.
Bei den Eigentümern liegt das auf der Hand: Sie möchten wissen, ob der Verwalter gut ist und alles reibungslos funktioniert. Daher wird der Verwalter besonders kritisch beäugt. Demgegenüber wissen viele Eigentümer nicht, dass für die Hausverwaltung der Beginn der Verwaltertätigkeit überaus arbeitsintensiv ist. Warum das so ist und worum sich die Hausverwaltung nach der Objektübernahme alles kümmern muss, können Sie hier nachlesen.
Damit geht es los: Die Eigentümer wollen begrüßt werden
Mit Beginn der Verwaltertätigkeit hat die Hausverwaltung ein Begrüßungsschreiben an die Wohnungseigentümer zu richten. Das entspricht nicht nur der Höflichkeit, sondern hat auch rechtliche und praktische Gründe. Denn die Eigentümer sind darüber zu informieren, wer ab welchem Zeitpunkt der neue Verwalter bzw. Ansprechpartner ist, wie er erreicht werden kann und wann er Büro- bzw. Sprechzeiten hat. Zudem können im Begrüßungsschreiben weitere Informationen für die Eigentümer aufgenommen werden, wie etwa Telefonnummern und Adressen für Notfälle oder eine Änderung der Bankverbindung des Hausgeldkontos.
Auch wenn es sich bei dem Begrüßungsschreiben regelmäßig um einen „Standardbrief“ handelt, löst er bei der neuen Verwaltung zusätzlichen Arbeitsaufwand aus. Denn die Schreiben müssen gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet bzw. in die Hausbriefkästen geworfen werden.
Hoher Aufwand: Buchen, Gelder prüfen, Verwaltungsunterlagen und Fristen sichten
Wurde das Objekt übernommen, muss die Hausverwaltung die Stammdaten in der Datenverarbeitung anlegen, also Eigentümerlisten, Adressen, Wohnungs- Nr. und Wohnflächen. Daneben sind in der Software der Hausverwaltung die Buchungskonten einzurichten, Bestände einzubuchenund Nachbuchungen vorzunehmen.
Besonders wichtig ist eine zeitnahe Überprüfung der erhaltenen Gemeinschaftsgelder und Kontenbelege. Diese müssen in voller Höhe vorhanden sein, gerade auch bei der Instandhaltungsrücklage. Auch die Rechnungslegung der früheren Hausverwaltung ist zu kontrollieren.
Weiterhin sind die Verwaltungsunterlagen auf Vollständigkeit sowie Inhalt zu prüfen und durchzusehen. Insbesondere aus der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung, der Beschluss-Sammlung, den Niederschriften (Protokolle) der Eigentümerversammlungen und den bisherigen Gerichtsentscheidungen aus Wohnungseigentumsverfahren können sich Besonderheiten ergeben, die abweichend von den üblichen Regelungen für die übernommene Eigentümergemeinschaft gelten. Darüber muss sich die Hausverwaltung kundig machen, damit sie dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung genügen kann. Fehlen Unterlagen, muss der neue Verwalter diese regelmäßig von der früheren Hausverwaltung anfordern.
Die erste Einarbeitung in die Verwaltungsunterlagen geht aber noch weiter. Die Hausverwaltung muss vor allem prüfen, ob aktuell irgendwelche Fristen einzuhalten sind. Das gilt etwa für die Eigentümergemeinschaft betreffende Gerichtsverfahren und behördliche Verfahren, der Geltendmachung von Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüchen sowie der drohenden Verjährung von Forderungen der Gemeinschaft. In diesem Zusammenhang ist auch danach zu sehen, ob offene Hausgeldforderungen angemahnt oder zu zahlende Rechnungen dringend beglichen werden müssen.
Schließlich muss die neue Hausverwaltung möglichst schnell die bestehenden Versicherungspolicen überprüfen. Fehlender oder nicht ausreichender Versicherungsschutz gefährdet das Vermögen der Eigentümer. Dabei können in der Gemeinschaftsordnung bestimmte Versicherungen vorgeschrieben sein.
All diese Maßnahmen verursachen bei der Hausverwaltung einen enormen zusätzlichen Zeitaufwand.
Auch Verträge und delegierte Verkehrssicherungspflichten müssen geprüft werden
Sind die wichtigsten Verwaltungsunterlagen durchgesehen, geht es in die Details. Die Hausverwaltung muss sämtliche Verträge der Eigentümergemeinschaft auf Inhalt, Wirksamkeit und rechtliche Risiken überprüfen. Davon umfasst sind etwa Hausmeisterverträge, Wartungsverträge, Verträge mit Handwerkern und Bauunternehmern sowie Verträge mit Versorgungsunternehmen.
Auch die Delegation (Übertragung) von Verkehrssicherungspflichten wie etwa den Winterdienst oder eine Baustellensicherung bedürfen genauerer Betrachtung. Die meist externen dritten Personen, auf denen die Verkehrssicherungspflichten übertragen wurden, sind sogenannte Verrichtungsgehilfen der neuen Hausverwaltung. Dabei ist es belanglos, dass die Gehilfen von der früheren Verwaltung eingesetzt wurden. Die neue Verwaltung muss die Auswahl der Gehilfen kontrollieren und diese überwachen.
Die neue Hausverwaltung benötigt hier ebenfalls für die Überprüfung der Details zusätzliche Zeit.
Kosteneinsparungen: Wenn es auch billiger geht
Gute Hausverwaltungen schauen stets danach, ob die Eigentümergemeinschaften Kosten sparen können. Möglicherweise verfügt die neue Hausverwaltung über eine Rahmenvereinbarung mit einem Versicherer zu besonders günstigen Konditionen. Ebenso können erschwinglichere Tarife mit Versorgern möglich oder Wartungsverträge zu teuer sein. Auch die Höhe der Bankgebühren lässt sich manchmal deutlich reduzieren.
Solche Überprüfungen sind jedoch gerade bei der Übernahme eines neuen Objekts mit weiterem Zeitaufwand für die neue Hausverwaltung verbunden. Denn es müssen sämtliche, der Verwaltung noch unbekannte Verträge auf Einsparmöglichkeiten untersucht werden.
Begehung: Schauen, ob alles in Ordnung ist
Bei Eigentümergemeinschaften ist der Verwalter zu regelmäßigen Begehungen verpflichtet, um den Zustand des Objekts und dessen Einrichtungen zu überprüfen. Hier ist die erste Begehung besonders zeitaufwändig, da der Verwalter sich erst zurechtfinden muss. Finden Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten statt, hat sich der Verwalter davon und dem zugrundeliegenden Vorgang ein genaues Bild zu machen. Das gilt auch im Hinblick auf mögliche Gewährleistungsansprüche bei bereits abgeschlossenen oder begonnenen Arbeiten.
Speziell bei der ersten Begehung, die sofort nach der Objektübernahme stattfinden sollte, bietet es sich für den Verwalter an, die Mitglieder eines etwaig vorhandenen Verwaltungsbeirats hinzuzuziehen. Diese können den Verwalter quasi einweisen und ihn mit zusätzlichen Informationen versorgen. Außerdem kann der Beirat dann den Eigentümern berichten, dass der neue Verwalter bereits vor Ort war.
Trotzdem ist der zeitliche Aufwand für die Erstbegehung regelmäßig höher als für sonstige Begehungen.
Zeitaufwändig: Das große Kennenlernen
Mit besonderem Aufwand ist für den neuen Verwalter das Kennenlernen aller mit dem Objekt stehenden Personen verbunden. Das beginnt beim Verwaltungsbeirat, den Wohnungseigentümern sowie einem ggf. vorhandenen Hausmeister und geht bis zu für die Eigentümergemeinschaft tätigen Handwerkern und Dienstleistern. Überall ist ein kurzes verbindliches Gespräch angesagt, gegenüber dem Hausmeister, den Handwerkern und Dienstleistern auch eine knappe Vorstellung der eigenen Person. Alles das kostet zusätzliche Zeit.
Eigentümerversammlung: Vieles zu besprechen
Die erste Eigentümerversammlung nach der Objektübernahme kann für den neuen Verwalter zu einer echten Herausforderung werden. Zunächst wird der Verwalter bereits von sich aus diverse Punkte auf die Tagesordnung setzen, bei denen er Handlungsbedarf sieht. Daneben kann es sein, dass mehrere Eigentümer bestimmte Angelegenheiten beschließen möchten und bei der neuen Hausverwaltung beantragen, diese auf die Tagesordnung zu setzen. Aufgrund des Mottos „Neue Besen kehren gut“ finden sich in der ersten Versammlung meistens viele Eigentümer mit zahlreichen Wortmeldungen ein, die von der neuen Verwaltung alles Unerledigte möglichst schnell erledigt haben wollen. Der Aufwand des Verwalters für diese Versammlung ist daher deutlich höher als bei sonstigen Versammlungen.
Da gute Hausverwaltungen sich in der Tat um die Belange der Wohnungseigentümer kümmern und Beschlüsse zeitnah umsetzen, kommt es meistens im ersten Jahr nach der Objektübernahme zu einer weiteren (außerordentlichen) Eigentümerversammlung. Damit entsteht auch hier für den neuen Verwalter ein hoher Zeitaufwand, sofern er „gut“ ist und sich gründlich auf die Versammlung vorbereitet.
Insgesamt ist der Aufwand der Hausverwaltung bei einer neu übernommenen Eigentümergemeinschaft im ersten Jahr besonders hoch. Viele Eigentümer bekommen dies nicht mit, weil die meiste Arbeit im Büro der Verwaltung erledigt wird. Daher hoffen wir, mit diesem Artikel die arbeitsintensive Tätigkeit einer „guten“ Hausverwaltung gerade nach der Objektübernahme etwas transparenter gemacht zu haben.
