Fernablesbare Heizkostenzähler: Was Eigentümer bis zum 31.12.2026 wissen sollten

Zum Jahresende läuft eine Frist aus der Heizkostenverordnung ab, die in vielen Häusern bisher wenig Aufmerksamkeit bekommen hat. Bis zum 31. Dezember 2026 müssen Heizkostenverteiler sowie Wärme- und Warmwasserzähler in Gebäuden mit zentraler Heizung so ausgestattet sein, dass sie aus der Ferne abgelesen werden können. Der jährliche Ablesetermin in der Wohnung soll damit der Vergangenheit angehören.

Für Eigentümer ergeben sich daraus ganz praktische Fragen: Ist das eigene Haus schon umgerüstet? Was passiert, wenn nicht? Wer entscheidet in der Eigentümergemeinschaft über Kauf oder Miete der Geräte, und welche Kosten dürfen Vermieter an ihre Mieter weitergeben? Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengestellt und um Beobachtungen aus dem Verwaltungsalltag ergänzt. Die neue Technik bringt nämlich nicht nur Erleichterungen mit sich.

Was die Heizkostenverordnung verlangt

Die Heizkostenverordnung wurde Ende 2021 an die europäische Energieeffizienzrichtlinie angepasst. Seit dem 1. Dezember 2021 dürfen neu eingebaute Erfassungsgeräte nur noch fernablesbar sein. Fernablesbar bedeutet nach der Verordnung, dass die Geräte ohne Zugang zur einzelnen Wohnung abgelesen werden können. Für Geräte, die seit dem 1. Dezember 2022 eingebaut werden, gilt zusätzlich: Sie müssen herstellerübergreifend kompatibel sein und sich sicher an ein Smart-Meter-Gateway anbinden lassen.

Für den Bestand gilt eine Übergangsfrist. Nicht fernablesbare Geräte, die noch in den Wohnungen hängen, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Ausnahmen sieht die Verordnung nur vor, wenn der Umbau technisch nicht möglich ist oder eine unbillige Härte bedeuten würde. Diese Ausnahmen sind eng gefasst und kommen in der Praxis selten in Betracht.

Die Pflicht trifft vermietete Mehrfamilienhäuser ebenso wie Eigentümergemeinschaften. Kaltwasserzähler fallen übrigens nicht unter die Heizkostenverordnung. Viele Messdienste stellen sie bei der Umrüstung aber gleich mit auf Funk um, damit im Haus nur noch ein System läuft.

Ist das eigene Haus betroffen?

Am einfachsten lässt sich das am Alltag erkennen. Kommt einmal im Jahr ein Ableser in die Wohnung, hängen an den Heizkörpern noch Verdunster mit kleinen Glasröhrchen oder muss jemand für die Ablesung zu Hause bleiben, ist das Haus noch nicht umgerüstet. Auch die letzte Heizkostenabrechnung gibt meist Auskunft über die eingesetzte Technik. Im Zweifel hilft eine Nachfrage beim Messdienst oder bei der Verwaltung.

Bei Häusern, die schon Funkgeräte haben, lohnt ein zweiter Blick. Verbreitet sind zwei Varianten: Bei der sogenannten Walk-by-Ablesung fährt oder geht ein Mitarbeiter des Messdienstes am Haus vorbei und liest die Werte per Funk aus, ohne die Wohnungen zu betreten. Bei der vollständigen Fernauslesung sammelt ein Empfänger im Haus die Daten und überträgt sie selbstständig. Walk-by-Systeme gelten nach verbreiteter Auffassung als fernablesbar und erfüllen damit die Pflicht für 2026. Geräte, die vor dem 1. Dezember 2022 eingebaut wurden, müssen nach dem 31. Dezember 2031 allerdings auch die strengeren Anforderungen an Kompatibilität und Smart-Meter-Anbindung erfüllen. Wer jetzt einen Vertrag abschließt, sollte deshalb nachfragen, ob die angebotenen Geräte diese Anforderungen bereits erfüllen. Sonst steht in wenigen Jahren die nächste Umrüstung an.

Was passiert, wenn die Frist verstreicht?

Eine Bußgeldvorschrift enthält die Heizkostenverordnung nicht. Die Folgen zeigen sich in der Abrechnung. Sind die Geräte nach dem Stichtag nicht fernablesbar, dürfen Mieter den auf sie entfallenden Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen. Fehlen außerdem die monatlichen Verbrauchsinformationen, auf die wir weiter unten eingehen, kommen weitere 3 Prozent hinzu. Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, besteht ohnehin ein Kürzungsrecht von 15 Prozent.

Das Kürzungsrecht wegen fehlender Fernablesbarkeit greift für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2027. Bei einem Abrechnungsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, zeigt es sich also erst in der Heizkostenabrechnung, die im Laufe des Jahres 2028 erstellt wird. Nachträglich lässt sich daran nichts mehr ändern.

Die monatliche Verbrauchsinformation

Mit der Fernablesung ist eine zweite Pflicht verbunden. Sobald fernablesbare Geräte eingebaut sind, müssen die Nutzer jeden Monat über ihren Verbrauch informiert werden (§ 6a HeizkostenV). Die Information enthält den Verbrauch des Vormonats und Vergleiche mit dem Vormonat, mit demselben Monat des Vorjahres und mit einem Durchschnittsnutzer. Die Zustellung kann per Post, per E-Mail oder über ein Online-Portal beziehungsweise eine App des Messdienstes erfolgen.

Die Kosten dafür gehören zu den Heizkosten und werden mit der jährlichen Abrechnung verteilt. Bei der Zustellung per Brief fällt dabei auch das Porto ins Gewicht. Inhaltlich ist zu beachten, dass die Werte in Kilowattstunden angegeben werden und nicht witterungsbereinigt sind. Eine Aussage über die Kosten in Euro enthält die monatliche Information nicht.

Eigentümergemeinschaft: Kauf oder Miete der Geräte

In der Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Ausstattung zur Verbrauchserfassung Sache der Gemeinschaft. Ob Geräte gekauft oder gemietet werden und mit welchem Messdienst ein Vertrag geschlossen wird, entscheiden die Eigentümer per Beschluss. Oft lässt sich die Umrüstung im Rahmen eines bestehenden Messdienstvertrags regeln, manchmal ist sie ein Anlass, Angebote neu einzuholen.

Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Bei der Miete sind Wartung, Batterietausch und der Austausch nach Ablauf der Eichfrist in der Regel enthalten, die Gemeinschaft zahlt laufend und bindet sich für die Vertragslaufzeit an den Anbieter. Beim Kauf fällt eine einmalige Investition an, die aus der Erhaltungsrücklage oder über eine Sonderumlage finanziert werden muss. Über die Lebensdauer der Geräte kann der Kauf günstiger sein, Eichaustausch und Ersatzgeräte müssen dann aber gesondert beauftragt werden.

Beim Vergleich der Angebote helfen einige Fragen:

• Eichfristen: Wärme- und Warmwasserzähler müssen in regelmäßigen Abständen geeicht beziehungsweise getauscht werden, bei Warmwasserzählern in der Regel alle fünf Jahre. Fällt die Umrüstung mit dem ohnehin fälligen Tausch zusammen, werden keine Geräte vorzeitig ersetzt.
• Anforderungen ab 2031: Erfüllen die angebotenen Geräte bereits die Vorgaben zu Kompatibilität und Smart-Meter-Anbindung, oder droht bis Ende 2031 eine weitere Nachrüstung?
• Laufzeit und Wechsel: Wie lange bindet der Vertrag, und was passiert mit Geräten und Daten bei einem Anbieterwechsel? Die Verordnung verpflichtet den Messdienst, dem Gebäudeeigentümer das digitale Schlüsselmaterial der Geräte kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Erst damit kann ein anderer Anbieter die vorhandenen Geräte später überhaupt auslesen.
• Laufende Kosten: Was kosten Gerätemiete, Funksystem, Abrechnung und monatliche Verbrauchsinformation zusammen pro Wohnung und Jahr?

Miethaus: Kosten und Umlage auf die Mieter

Die Kosten für die Anmietung der Erfassungsgeräte gehören zu den Heizkosten und können auf die Mieter umgelegt werden. Dafür muss der Vermieter die Mieter vorab über die geplante Anmietung und die damit verbundenen Kosten informieren. Widerspricht die Mehrheit der Mieter innerhalb eines Monats nach Zugang der Mitteilung, ist die Anmietung nicht zulässig (§ 4 Abs. 2 HeizkostenV). Diese Mitteilung wird in der Praxis gern vergessen und fällt dann erst auf, wenn ein Mieter die Abrechnung prüfen lässt.

Werden die Geräte gekauft, sind die Anschaffungskosten keine Betriebskosten. Ob sie im Wege einer Modernisierungsmieterhöhung berücksichtigt werden können, hängt vom Einzelfall ab und sollte vorher geprüft werden. Den Einbau selbst müssen Mieter dulden. Ein rechtzeitig angekündigter Termin erspart allen Beteiligten Ärger und zusätzliche Anfahrten des Monteurs.

Vermietende Wohnungseigentümer sollten ihre Mieter ebenfalls über die Umrüstung und die Kosten informieren. Wie die Kosten im Einzelnen weitergegeben werden können, richtet sich auch nach dem jeweiligen Mietvertrag.

Stärken und Schwächen in der Praxis

Die Fernablesung wird oft als reine Formalie behandelt. Im Verwaltungsalltag zeigt sich ein gemischtes Bild.

Was spürbar besser wird:

• Keine Ablesetermine mehr: Niemand muss sich mehr einen Vormittag freinehmen, Aushänge im Treppenhaus und Nachtermine für nicht angetroffene Bewohner entfallen. Auch die Schätzungen, die früher nötig waren, wenn eine Wohnung trotz mehrerer Termine nicht zugänglich war, werden seltener.
• Mieter- und Eigentümerwechsel: Die Verbrauchswerte zum Stichtag lassen sich aus dem System abrufen. Eine Zwischenablesung vor Ort ist nicht mehr nötig, und die Abgrenzung zwischen altem und neuem Nutzer wird genauer. Das gilt auch beim Verkauf einer Eigentumswohnung, wo die Heizkosten Teil der Abrechnung zwischen Verkäufer und Käufer sind. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Abrechnungsspitze bei Eigentümerwechsel.
• Auffälligkeiten früher erkennen: Ein ausgefallenes Gerät oder ein ungewöhnlich hoher Warmwasserverbrauch fällt im Laufe des Jahres auf und nicht erst bei der Abrechnung.
• Schnellere Daten: Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums liegen die Verbrauchswerte zügig vor. Die Abrechnung hängt nicht mehr davon ab, dass die letzten Wohnungen abgelesen wurden.

Was schwierig bleibt:

• Höhere laufende Kosten: Gerätemiete, Funksystem und monatliche Verbrauchsinformation, bei Briefversand einschließlich Porto, landen in den Heizkosten. Ob die monatliche Information das Heizverhalten so verändert, dass sich diese Kosten durch Einsparungen ausgleichen, ist nicht eindeutig belegt.
• Funkempfang im Altbau: Dicke Wände, Geräte in Kellerräumen oder hinter Verkleidungen können den Empfang stören. Fehlen Werte, muss nachgebessert oder im Einzelfall geschätzt werden. Gerade bei Berliner Altbauten mit großen Gebäudetiefen und Seitenflügeln ist das kein seltenes Thema.
• Bindung an den Messdienst: Der Markt für Heiz- und Wasserkostenabrechnung ist stark konzentriert. Das Bundeskartellamt hat 2017 festgestellt, dass die beiden größten Anbieter über die Hälfte des Marktes abdecken und die fünf größten über 70 Prozent. Lange Vertragslaufzeiten und Systeme, die untereinander nicht kompatibel sind, erschweren einen Wechsel. Die neuen Vorgaben zur Kompatibilität sollen das ändern. Wer heute umrüstet, legt sich trotzdem meist für mehrere Jahre fest.
• Verständlichkeit: Monatliche Werte in Kilowattstunden ohne Witterungsbereinigung sagen vielen Nutzern wenig. Wenn die Jahresabrechnung später anders ausfällt als erwartet, führt das zu Rückfragen.
• Datenschutz: Monatliche Verbrauchswerte lassen Rückschlüsse darauf zu, ob eine Wohnung genutzt wird. Die Verordnung verlangt deshalb, dass die Geräte Datenschutz und Datensicherheit nach dem Stand der Technik gewährleisten. Manche Messdienste verzichten aus diesem Grund bisher auf den Versand per E-Mail.

Was sich für die Arbeit der Hausverwaltung verändert

Mit der Fernablesung verschiebt sich ein Teil der Verwaltungsarbeit. Die Organisation von Ableseterminen tritt in den Hintergrund. Dafür gewinnen Daten, Portale und Verträge an Gewicht. Messdienstverträge mit ihren Laufzeiten, Eichfristen und Kündigungsfenstern sind keine Nebensache mehr, weil eine Entscheidung für ein System eine Gemeinschaft oder ein Miethaus über viele Jahre bindet.

Zugleich nehmen die Fragen von Eigentümern und Mietern zu: zur App des Messdienstes, zu den monatlichen Werten und dazu, warum die Jahresabrechnung von der eigenen Rechnung abweicht. Auf der anderen Seite werden Abrechnungen bei Nutzer- und Eigentümerwechseln nachvollziehbarer, und Unstimmigkeiten lassen sich anhand der Monatswerte leichter klären als früher mit einem einzigen Ablesewert pro Jahr.

Was Eigentümer jetzt tun können

• Abrechnung prüfen: Ein Blick in die letzte Heizkostenabrechnung zeigt, welche Geräte im Haus verbaut sind und ob noch abgelesen wird.
• Nachfragen: Ist der Stand unklar, schafft eine kurze Anfrage beim Messdienst oder bei der Verwaltung Klarheit, auch zur Frage, ob die Geräte die Anforderungen ab 2031 erfüllen.
• Mieter informieren: Vermieter sollten ihre Mieter über die Umrüstung, den Einbautermin und die künftigen Kosten informieren und bei einer Anmietung die Mitteilung nach § 4 Abs. 2 HeizkostenV nicht vergessen.

Fazit

Die Pflicht zur Fernablesung ist mehr als ein technisches Detail. Sie erspart Bewohnern die jährlichen Ablesetermine und macht Abrechnungen bei Wechseln genauer, bringt aber auch höhere laufende Kosten und eine längere Bindung an den Messdienst mit sich. Für vermietende Eigentümer ist vor allem das Kürzungsrecht ab 2027 relevant, weil es sie unabhängig davon trifft, wer im Haus für die Ausstattung zuständig ist.

Wer sich jetzt einen Überblick verschafft und bei neuen Verträgen auch die Anforderungen ab 2031 im Blick hat, vermeidet eine zweite Umrüstung in wenigen Jahren. Das Thema zeigt außerdem gut, wie viel technische und rechtliche Detailarbeit inzwischen in der laufenden Verwaltung einer Immobilie steckt.