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WEG-Verwaltung: Checkliste für die Rechnungsprüfung durch den Beirat

Bei der WEG-Verwaltung ist die Rechnungsprüfung eine der Kernaufgaben des Verwaltungsbeirats. Dazu hat der Beirat den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung),Rechnungslegungen und Kostenanschläge zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen, bevor die Eigentümergemeinschaft darüber im Einzelnen beschließt, § 29 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Umfang, Art und Weise der Rechnungsprüfung sind gesetzlich jedoch nicht vorgegeben. Daher haben wir für Sie als Beiratsmitglied oder interessierter Wohnungseigentümer eine Checkliste erstellt, mit der Sie bei der Rechnungsprüfung alle relevanten Punkte abarbeiten können.

Allgemeines: Was Beiräte und interessierte Eigentümer zur Rechnungsprüfung wissen sollten

Die Rechnungsprüfung erfolgt regelmäßig in den Büroräumen des Verwalters, der dabei für Fragen der Beiratsmitglieder zur Verfügung steht. Die Rechnungsunterlagen und Belege braucht der Verwalter grundsätzlich nicht an den Beirat herauszugeben, damit dieser die Papiere an einem Ort (etwa zuhause) prüfen kann. Ausnahmen können sich jedoch aus dem Verwaltervertrag und / oder einem vom betreuten Objekt weit entfernten Verwaltungssitz ergeben. Hier kommen andere Regelungen zum Prüfungsort in Betracht, etwa die Überprüfung der vom Verwalter mitgebrachten Rechnungsunterlagen und Belege in einem angemieteten Tagungsraum in der Nähe des betreuten Objekts.

Stattzufinden hat die Rechnungsprüfung rechtzeitig vor der Zusendung der Einladungen für die ordentliche (jährliche) Eigentümerversammlung an die Wohnungseigentümer. Liegt die Stellungnahme des Beirats zur Rechnungsprüfung bereits vor der Zusendung vor, ist sie den Einladungsschreiben beizufügen.

Komplexität und Dauer der Rechnungsprüfung hängen regelmäßig unter anderem von der Größe des Objekts, der Anzahl der vorhandenen Wohneinheiten und den angefallenen Sanierungen ab. Denn je größer das Objekt, die Anzahl der Einheiten oder die durchgeführten Baumaßnahmen, desto aufwändiger ist die Rechnungsprüfung.

Inhalt, Art und Weise der Rechnungsprüfung liegen im Ermessen des Beirats. Dieser bestimmt ebenso, ob die Rechnungsprüfung stichprobenartig oder vollständig erfolgt. Ergeben die Stichproben Mängel und / oder Unregelmäßigen, ist eine komplette Rechnungsprüfung durchzuführen.

Weitere Informationen zur Rechnungsprüfung durch den Beirat finden Sie hier: /blog/rechnungspruefung/

Checkliste: Rechnungsprüfung durch den Beirat – Das sind die relevanten Punkte

Mangels gesetzlicher Vorgaben richtet sich die Prüfung nach den allgemeinen Grundsätzen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit.

Im Einzelnen sind folgende Punkte von Bedeutung:

  Ja Nein
1) Prüfung der vorliegenden Unterlagen
Liegen für die Rechnungsprüfung zumindest folgende Original-Unterlagen des betreffenden Wirtschaftsjahres geordnet vor:    
Alle Kontoauszüge des Verwaltungskontos? Ja Nein
Alle Kontoauszüge des Rücklagenkontos nebst Anlageform der Instandhaltungsrücklage? Ja Nein
Alle Rechnungen (nebst etwaiger Arbeitsberichte und Stundennachweise), Jahresbescheide, Lohnzahlungen (etwa an den Hausmeister), Verträge mit laufenden Zahlungsverpflichtungen sowie sonstige Forderungen (etwa Schadensersatzansprüche dritter Personen), die zu Lasten der Eigentümergemeinschaft gehen? Ja Nein
Übersicht der Hausgeldzahlungen der Eigentümer nebst Aufstellung von Rückständeneinzelner Eigentümer? Ja Nein
Übersicht der sonstigen Einnahmen der Eigentümergemeinschaft? (etwa Sonderumlagen, Rückzahlungen von Versorgungsunternehmen) Ja Nein
Gesamtaufstellung der Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft? Ja Nein
Entwurf der Einzelabrechnungen (Entwurf einer Mustereinzelabrechnung) für die jeweiligen Eigentümer einschließlich der korrekten Verteilerschlüssel? Ja Nein
Teilungserklärung oder diese abändernde Vereinbarungen zur Prüfung der richtigen Zuordnung und Kostenverteilung für die jeweiligen Eigentümer? Ja Nein
Bei der Instandhaltungsrücklage die Darstellung von Anfang- und Endbestand des Sollvermögens der Eigentümergemeinschaft (Summe aller von den Eigentümern beschlossenen Zuführungen und Entnahmen) sowie Aufstellung der Beitragsrückständevon Eigentümern? Ja Nein
2) Prüfung von Konten und Belegen
Ergibt die Prüfung der Konten und der Belege folgendes:    
Die Konten der Eigentümergemeinschaft werden als offene Fremdgeldkonten (WEG-Eigenkonten) geführt? (Treuhandkonten sind generell unzulässig) Ja Nein
Die Belege gehören zum richtigen Wirtschaftsjahr? Ja Nein
Rechnungsbeträge aus den Belegen sind bei Überscheidungen nicht in zwei aufeinanderfolgen Wirtschaftsjahren als selbe Ausgabe gebucht, sondern insgesamt nur einmal? Ja Nein
Die Belege sind den Buchungsvorgängen bzw. den Kontoauszügen korrekt zugeordnet? Ja Nein
Rechnungsbelege enthalten folgende Informationen: Anschrift der WEG als Rechnungsempfänger, Datum, Mehrwertsteuer, Steuernummer des Finanzamts, Rechnungsnummer, genaue Leistungsbeschreibung? Ja Nein
Die Leistungen wurden auf das Gemeinschaftseigentum erbracht oder die Leistungen wurden auf das Sondereigentum erbracht, wobei die Eigentümergemeinschaft die Kosten zu tragen hat? Ja Nein
Stundenzettel sind von Personen unterzeichnet, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Eigentümergemeinschaft stehen (etwa Hausmeister), enthalten Beginn und Ende der Tätigkeit einschließlich einer gesonderten Darstellung der Anfahrtszeiten sowie sind plausibel? Ja Nein
Für die Auftragsvergabe lag ein erforderlicher Beschluss der Wohnungseigentümer vor? Ja Nein
3) Prüfung von Handwerkerrechnungen
Stellt sich zusätzlich bei der Prüfung von Handwerkerrechnungen folgendes heraus:    
Die Zahlung ist erst nach der mängelfreien Abnahme der erbrachten Leistung erfolgt? Ja Nein
Bei Skonto-Vereinbarungen hat die WEG-Verwaltung so rechtzeitig gezahlt, dass der Skonto-Abzug erfolgen konnte und das Skonto auch gezogen wurde? Ja Nein
Die WEG-Verwaltung hat einen vertraglich vereinbarten Sicherheitseinbehalt für die Dauer der Gewährleistung von der Rechnungssumme abgezogen, der allerdings auch durch eine Bankbürgschaft des Auftragnehmers erbracht werden kann? (nur im Baurecht praxisrelevant) Ja Nein
Bei mangelhaften Leistungen wurde das Doppelte der Summe der tatsächlichen Mängelbeseitigungskosten einbehalten, § 641 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)? Ja Nein
Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) wurde nicht miteinbezogen? (Wohnungseigentümergemeinschaften sind im Rechtssinne Verbraucher, so dass die VOB nicht anwendbar ist) Ja Nein
4) Prüfung der Heizkostenabrechnung
Ist dem Beirat das Folgende bekannt:    
Die externe Ablesefirma hat bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung für Altanlagen mindestens 50 % und maximal 70% nach Verbrauch sowie bei Neuanlagen regelmäßig 70 % nach Verbrauch abzurechnen? Ja Nein
Die für die Heizkostenabrechnung maßgebliche Summe der Nutz- bzw. Wohnflächen muss nicht mit den Miteigentumsanteilen übereinstimmen? Ja Nein
Abweichungen der tatsächlichen Flächen von denen in der Teilungserklärung genannten Flächen sind aufgrund der Vorrangs der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) unerheblich? Ja Nein
5) Prüfung der Instandhaltungsrücklage
Erfüllt die Anlage und Behandlung der Instandhaltungsrücklage nachstehende Kriterien:    
Die Instandhaltungsrücklage wurde risikofrei und trotzdem verzinslich angelegt? (auch wenn das heutzutage schwierig ist) Ja Nein
Für Anlageformen außerhalb eines Sparbuches liegt ein dies legitimierender Beschluss der Eigentümer vor? Ja Nein
Die Summen bei einer Verteilung der Rücklage auf verschiedene Anlageformen sind als ein einziger Rechnungsposten zusammengerechnet? Ja Nein
Der Bestand zu Anfang des Wirtschaftsjahres ist mit demjenigen am Ende des letzten Wirtschaftsjahres abgeglichen? (Zu den Zuführungen und Entnahmen auf dem Rücklagenkonto müssen summenmäßig gleiche Buchungen auf dem Hausgeldkonto existieren) Ja Nein
Ein Ausweis der Instandhaltungsrücklage erfolgt auch für etwaige innerhalb der Eigentümergemeinschaft bestehende Untergemeinschaften? (etwa Mehrhausanlagen) Ja Nein
Die Zinsabschlagssteuer ist von der Verwaltung für jeden Wohnungseigentümer gesondert ausgewiesen? (Soweit der auf jede Wohneinheit entfallende Teilbetrag der Instandhaltungsrücklage angegeben wird, ist das kein „Muss“, spart aber beim Verkauf einer Eigentumswohnung letztlich Grunderwerbssteuer) Ja Nein
6) Besonderheit bei haushaltsnahen Dienstleistungen
Im Rahmen sogenannter haushaltsnaher Dienstleistungen (etwa Kosten für Treppenhausreinigung) sind die Lohnkosten für die Beschäftigten bis zu einer bestimmten Höhe bei denjenigen Eigentümern steuerlich zu berücksichtigen, die in ihrer Eigentumswohnung leben. Daher ist Folgendes zu prüfen:    
Sind die auf die haushaltsnahen Dienstleistungen entfallenden Lohnkosten von der WEG-Hausverwaltung gesondert gelistet? Ja Nein
Fazit:

Konnten alle Fragen mit Ja beantwortet werden, haben sich bei den prüfungsrelevanten Punkten keine Beanstandungen ergeben und die Abrechnung ist rechnerisch richtig sowie schlüssig. Musste jedoch ein- oder mehrmals Nein angekreuzt werden, sind diese Punkte vom Beirat in der Stellungnahmefür die anstehende Eigentümerversammlung aufzunehmen. Dazu gehört auch der Hinweis auf offenstehende Hausgeldzahlungen oder auf Entnahmen aus der Rücklage zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen, wobei die entnommenen Gelder der Rücklage innerhalb des Wirtschaftsjahres wieder zugeführt werden. Denn diese Vorgehensweise entspricht nicht dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung.

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