In der Praxis gehört die Rechnungsprüfung bei der WEG-Verwaltung zu den wichtigsten Aufgaben des Verwaltungsbeirats. Nach § 29 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sollen der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümergemeinschaft darüber beschließt. Eine konkrete Aussage über Umfang, Art und Weise der Prüfung ist im Gesetz jedoch nicht enthalten. Es gelten daher die allgemeinen Prüfungsgrundsätze der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit. Worauf Eigentümer und Beirat dabei im Einzelnen achten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wer neben dem Verwaltungsbeirat sonst noch prüfen kann
Nach dem Gesetzeswortlaut erfolgt die Prüfung durch den Verwaltungsbeirat. Es können aber auch zusätzlich zum Beirat durch Beschluss der Wohnungseigentümer Rechnungsprüfer bestimmt werden. Das ist immer dann sinnvoll, wenn besonders kompetente Wohnungseigentümer wie etwa ein Steuerberater oder ein Wirtschaftsprüfer vorhanden sind, die dem Beirat nicht angehören. Ist kein Beirat vorhanden, sollten von den Eigentümern – ebenfalls durch Beschluss – idealerweise mindestens zwei Rechnungsprüfer bestimmt werden. Dabei ist vorsorglich in den Beschluss aufzunehmen, dass die Rechnungsprüfer dieselben Rechte und Pflichten haben, die für den Beirat nach § 29 Abs. 3 WEG gelten.
Daneben hat jeder Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen. Statt des Eigentümers darf auch ein von diesem beauftragter Dritter die Einsicht vornehmen, der eine Original-Vollmacht des betreffenden Eigentümers vorlegen kann.
Damit hat an für sich jeder Eigentümer die Möglichkeit, neben dem Beirat ebenfalls eine Rechnungsprüfung vorzunehmen. Da aber diese Prüfung durch den aus den Reihen der Wohnungseigentümer gewählten Beirat erfolgt, muss der einzelne Eigentümer sachliche Gründe haben, um ebenfalls die Rechnungsunterlagen und Belege einzusehen. Sind solche Gründe nicht vorhanden, dürfte es rechtens sein, wenn der Verwalter die Einsichtnahme verweigert. Hinzu kommen praktische Erwägungen. So würde es den Rahmen der Verwaltungstätigkeit sprengen, wenn neben dem Beirat noch eine Vielzahl von einzelnen Eigentümern die Rechnungsunterlagen und Belege prüfen wollen.
Wo die Rechnungsprüfung stattfindet
In der Regel findet die Rechnungsprüfung in den Büroräumen des Verwalters statt, wobei dieser als Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung steht. Eine Verpflichtung des Verwalters, die Rechnungsunterlagen und Belege herauszugeben, besteht grundsätzlich nicht. Das gilt ebenso für die Anfertigung von Kopien.
Eine Ausnahme von der Rechnungsprüfung im Büro der Hausverwaltung kann sich jedoch aus dem Verwaltervertrag ergeben. So ist eine vertragliche Verpflichtung des Verwalters möglich, wonach dieser dem Beiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreter die Rechnungsunterlagen und Belege zu überbringen hat. Die Schlussbesprechung findet dann im Büro des Verwalters statt. Ebenso sind andere Regelungen zum Prüfungsort üblich, wenn der Verwaltungssitz weit entfernt vom betreuten Objekt ist.
So läuft die Rechnungsprüfung ab
Die Rechnungsprüfung erfolgt vor der Zusendung der Einladungen für die ordentliche (jährliche) Eigentümerversammlung an die Wohnungseigentümer. Daher sollte die Prüfung rechtzeitig vor der Versammlung erfolgen. Gegebenenfalls kann der Einladung bereits eine Stellungnahme des Beirats bzw. der Rechnungsprüfer beigefügt werden.
Ob die Rechnungsprüfung eine komplexe oder eher einfache Angelegenheit ist, hängt vom Umfang der Rechnungsunterlagen und Belege (die ihrerseits von der Größe und Wohneinheiten des Objekts abhängen), der Struktur des Rechnungswesens der WEG-Verwaltung, der Zusammenarbeit mit dem Verwalter und der Aufgabenverteilung unter den Beiratsmitgliedern sowie den Rechnungsprüfern ab.
Da der Verwaltungsbeirat aus drei Mitgliedern besteht, sollten diese die Prüfung untereinander aufteilen, wobei die Präferenzen und die Kompetenzen der Beiratsmitglieder zu berücksichtigen ist. Das gilt ebenso für von den Eigentümern bestimmte Rechnungsprüfer. Schwierigere, zweifelhafte und unkorrekte Sachverhalte sollten von allen Prüfern kontrolliert und vermerkt werden.
Was und wie im Einzelnen geprüft wird, bestimmt der Beirat. Auch die Dauer der Rechnungsprüfung ist Sache des Beirats. Die Grenzen werden durch den Grundsatz von Treu und Glauben nach § 242 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gesetzt, so dass die Prüfung nicht in Schikane des Verwalters ausarten darf. Dabei ist der Beirat verpflichtet, im Rahmen seiner Stellungnahme die Eigentümer auf Unregelmäßigkeiten und / oder Fehler bei der Rechnungsführung sowie auf eine nachteilige Wirtschaftsführung hinzuweisen. Auch die Rechnungsprüfer haben diese Rechte und Pflichten.
Die Rechnungsprüfung als solche kann stichprobenartig oder vollständig erfolgen. Werden bei Stichproben Unregelmäßigkeiten, Fehler oder eine nachteilige Wirtschaftsführung festgestellt, hat eine vollständige Rechnungsprüfung stattzufinden.
Für die Rechnungsprüfung hat der Verwalter mindestens folgende Original-Unterlagen des betreffenden Wirtschaftsjahres geordnet bereitzustellen:
Zur Prüfung der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage und den Ausweis auf die darauf rückständigen Beiträge hat der Verwalter zusätzlich Folgendes vorzulegen:
Beiratsmitglieder und Rechnungsprüfer sollten stets auf Vorlage der Original-Unterlagen bestehen. Kopien bieten keine ausreichende Sicherheit dafür, dass die sich daraus ergebenden Sachverhalte und Zahlungsvorgänge so tatsächlich zugetragen haben.
Darauf müssen Eigentümer und Beirat bei der Rechnungsprüfung im Einzelnen achten
Bei der Rechnungsprüfung bei der WEG-Verwaltung ist insbesondere auf folgende 6 Punkte zu achten:
1. Allgemeines
Die Konten der Eigentümergemeinschaft sind als offene Fremdgeldkonten (WEG-Eigenkonten) zu führen. Treuhandkonten sind unzulässig (Amtsgericht (AG) Büdingen, Urteil vom 07.04.2014, Az.: 2 C 359/12). Dabei muss das Konto auf den vollständigen Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft lauten (etwa „WEG Musterstraße 1 bis 7, 12345 Musterstadt“). Das gilt ebenso für das Rücklagenkonto und etwaige weitere für die Eigentümergemeinschaft geführte Konten.
Zu prüfen sind im Rahmen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit insbesondere die Belege und die Kostenaufstellung aus der Jahresabrechnung. Bei Belegen ist darauf zu achten, dass sie zum richtigen Wirtschaftsjahr gehören. Bei etwaigen Überschneidungen dürfen die Rechnungsbeträge nicht in zwei aufeinanderfolgen Wirtschaftsjahren als selbe Ausgabe gebucht sein. Im Übrigen sind die Belege den Buchungsvorgängen bzw. den Kontoauszügen zuzuordnen.
2. Belege, insbesondere Handwerkerrechnungen
Rechnungsbelege müssen folgende Informationen enthalten: Anschrift des Rechnungsempfängers, also der Eigentümergemeinschaft; Datum; Mehrwertsteuer; Steuernummer des Finanzamts; Rechnungsnummer; genaue Leistungsbeschreibung. Zu prüfen ist im Einzelfall unter Zuhilfenahme der Teilungserklärung auch, ob die Leistungen auf das Gemeinschaftseigentum oder auf Sondereigentum erbracht wurden. Entfallen die Leistungen auf das Sondereigentum, also auf eine Eigentumswohnung, ist zu klären, ob die Kostentragung der Eigentümergemeinschaft oder dem Sondereigentümer obliegt.
Stundenzettel müssen von Personen unterzeichnet sein, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Eigentümergemeinschaft stehen (etwa Hausmeister, Wohnungseigentümer, Verwalter). Die Stundennachweise haben Beginn und Ende der Tätigkeit zu enthalten. Für abrechnungsfähige Anfahrtszeiten ist eine gesonderte Darstellung erforderlich. Die berechnete Tätigkeit sowie die Anfahrtszeiten sind vom Beirat bzw. Rechnungsprüfer auf Plausibilität zu prüfen.
Erfolgt eine vollständige Rechnungsprüfung, ist zudem zu hinterfragen, ob für die Auftragsvergabe ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich war und dieser vorgelegen hat.
Bei der Prüfung von Handwerkerrechnungen ist zusätzlich auf Folgendes zu achten:
3. Heizkostenabrechnung
Die Erstellung der Heizkostenabrechnung erfolgt regelmäßig durch externe Drittfirmen, die auch die Ablesung der Zähler an den Heizkörpern durchführen. Eigentümer und Beirat sollten hier Folgendes berücksichtigen:
4. Instandhaltungsrücklage
Nach Möglichkeit sollte die Instandhaltungsrücklage verzinslich angelegt werden. Spekulative Anlagen verbieten sich. Soweit Anlageformen außerhalb eines Sparbuches bestehen, ist zu prüfen, ob dies durch einen Beschluss der Eigentümer legitimiert wurde. Ist die Rücklage auf verschiedene Anlageformen verteilt, sind die Summen als ein Rechnungsposten für die Rücklage zusammenzurechnen.
Der Bestand zu Anfang des Wirtschaftsjahres ist mit demjenigen am Ende des letzten Wirtschaftsjahres abzugleichen. Zu den Zuführungen und Entnahmen auf dem Rücklagenkonto müssen summenmäßig entsprechende Buchungen auf dem Hausgeldkonto bestehen.
In der Praxis finden gelegentlich Entnahmen aus der Rücklage zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen auf dem Hausgeldkonto statt, wobei die entnommenen Gelder später der Rücklage wieder zugeführt werden. Geschieht das innerhalb eines Wirtschaftsjahres, ändert das nichts daran, dass die Jahresabrechnung insoweit korrekt ist. Da diese Vorgehensweise aber nicht rechtens ist, sollten der Beirat bzw. die Rechnungsprüfer dies auf der ordentlichen Eigentümerversammlung ansprechen.
Soweit nach der Teilungserklärung Untergemeinschaften innerhalb der Eigentümergemeinschaft bestehen (etwa Mehrhausanlagen), muss die Instandhaltungsrücklage nicht nur für die Eigentümergemeinschaft, sondern auch für die Untergemeinschaften ausgewiesen werden.
Einige WEG-Verwaltungen geben auch den auf jede Wohneinheit entfallenden Teilbetrag der Instandhaltungsrücklage an. Für die Rechnungsprüfung spielt das keine Rolle, sondern nur beim Verkauf einer Eigentumswohnung, da hierdurch letztlich Grunderwerbssteuer gespart wird. Die Zinsabschlagssteuer ist von der Verwaltung für jeden Wohnungseigentümer gesondert auszuweisen.
5. Haushaltsnahe Dienstleistungen
Sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen (etwa Kosten für Treppenhausreinigung und / oder Gartenpflege) sind bis zu einer bestimmten Höhe bei denjenigen Eigentümern steuerlich zu berücksichtigen, die in ihrer Eigentumswohnung leben, § 35a Einkommensteuergesetz (EStG). Das gilt aber ausschließlich für die Lohnkosten. Beirat und Rechnungsprüfer sollten daher darauf achten, dass die Lohnkosten von der Hausverwaltung gesondert gelistet werden, damit die Finanzbehörde diese Kosten anerkennt.
6. Ergebnis der Rechnungsprüfung
Das Ergebnis der Rechnungsprüfung soll mit einer Stellungnahme des Beirats versehen werden. Dieser vom Beirat erstellte Bericht wird mit der Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung versendet oder in der Versammlung vom Beirat verlesen. Dabei hat der Beirat auf den Umfang seiner Prüfung, auf festgestellte Unregelmäßigkeiten und auf offenstehende Hausgeldzahlungen hinzuweisen.
Ebenfalls hat der Beirat dem Verwalter etwaige Vorschläge zu einer besseren Transparenz und Verständlichkeit der Jahresabrechnung zu unterbreiten.
In der Praxis wird der Verwaltungsbeirat zwar auf der ordentlichen Eigentümerversammlung regelmäßig durch Beschluss entlastet. Trotzdem ist auch die Tätigkeit des Beirats teilweise haftungsträchtig, speziell bei der Rechnungsprüfung. Darüber hinaus wird die Beiratstätigkeit meist ehrenamtlich und eher selten von tatsächlich fachkundigen Personen ausgeführt. Daher sollte für den Beirat eine von der Eigentümergemeinschaft zu finanzierende Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Die Beiratsmitglieder selbst sollten sich im Hinblick auf ihr Amt über die aktuelle Rechtsprechung und die einschlägigen Gesetze sowie Verordnungen stets auf dem Laufenden halten.
