Möchte der Vermieter die Nebenkosten (Betriebskosten) auf den Mieter umlegen bzw. monatliche Vorauszahlungen haben, muss er das mit dem Mieter im Mietvertrag vereinbart haben, § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Fehlt es an einer solchen Vereinbarung, fallen dem Vermieter die Nebenkosten selber zur Last. Hat dagegen der Mieter die Nebenkosten zu tragen, darf der Vermieter nur die 17 in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Kostenpositionen umlegen. Über die Betriebskostenvorauszahlungen hat der Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums abzurechnen.
Diese Kosten sind umlagefähig
Die umzulegenden Nebenkosten sind im Mietvertrag genau zu bezeichnen. Alternativ hat der Vermieter auch die Möglichkeit, pauschal auf die Betriebskostenverordnung (BetrVK) vom 25.11.2003 zu verweisen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 07.04.2004, Az.: VIII ZR 167/03). In älteren Mietverträgen findet sich häufig noch ein Verweis auf die inhaltlich im Wesentlichen gleichlautende Anlage 3 zu § 27 I der II. Berechnungsverordnung (II. BV).
Unterschieden wird zwischen „warmen“ (Heizungskosten, Warmwasserkosten, Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen) und „kalten“ (alle sonstigen) Nebenkosten. Umlagefähig sind im Einzelnen nach § 2 Nr. 1 bis 17 BetrVK:
1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
Hierzu gehören die Grundsteuer, in seltenen Fällen auch die Deichabgabe, nicht aber Straßenausbaubeiträge.
2. Kosten der Wasserversorgung
Erfasst sind Grundgebühren und Wasserverbrauch, Kosten der Wasseruhren bzw. Anmietung sowie Eichung derselben, Kosten der Berechnung und Aufteilung, Kosten der Wartung von Wassermengenreglern und des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage oder einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.
3. Kosten der Entwässerung
Zu diesen Nebenkosten zählen Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer nicht-öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe. Erhoben werden diese kommunalen Gebühren mittels Abgabenbescheid gegenüber dem Eigentümer bzw. Vermieter, wobei neben den Kanalgebühren auch Gebühren für Oberflächenentwässerung, Regenwasser oder Niederschlagswasser genannt werden können.
4. Heizungskosten
Umlagefähig sind die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Wartung der Heizungsanlage, regelmäßige Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft, Reinigung, Immissionsschutzmessungen und die Kosten der Berechnung und Aufteilung.
5. Warmwasserkosten
Einzustellen sind die Kosten der Wassererwärmung, die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten nebst der Einstellung durch eine Fachkraft.
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
Umfasst sind die Kosten wie in 4.
7. Aufzug
Gemeint sind mit diesen Nebenkosten die Kosten des Betriebsstroms, der Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Wartung der Anlage, sowie der Prüfungsaufwand der Betriebsbereitschaft und -sicherheit, aber auch der Fahrstuhlreinigung und einer Notrufbereitschaft.
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr
Anteilig berechnet werden können die Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung und Müllabfuhr sowie die Betriebskosten von Müllschluckern, Müllabsauganlagen und Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung. Auch diese kommunalen Gebühren werden mittels Abgabenbescheid gegenüber dem Eigentümer bzw. Vermieter erhoben.
9. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
Davon umfasst sind die Kosten für die Säuberung der gemeinsam von allen Mietern genutzten Gebäudeteile wie Flure, Treppen, Keller, Speicher, Waschküche, Aufzug und die Kosten für Putzmittel. Hierzu gehören auch die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsanteile des Arbeitsentgelts der Reinigungskraft, ebenso an diese geleistete Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld. Die Kosten der Ungezieferbekämpfung sind nur umlagefähig, wenn es sich um laufende Kosten handelt. Einmalige Maßnahmen dürfen dagegen nicht umgelegt werden.
10. Gartenpflege
Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter, nicht öffentlich zugänglicher Flächen, der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen sowie die Pflege von Spielplätzen, aber auch das Arbeitsentgelt nebst Lohnsteuern und Sozialabgaben für einen eigens eingestellten Gärtner. Nicht umlagefähig sind diese Kosten, wenn der Garten ausschließlich durch bestimmte Personen, etwa dem Vermieter oder einem einzelnen Mieter, erfolgen darf.
11. Allgemeinbeleuchtung
Dies betrifft die Stromkosten für die Außenbeleuchtung und der gemeinschaftlich benutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume und Waschküchen, aber auch für die Tiefgarage und Parkplätze. Auch die Betriebskosten für ein Notstromaggregat gehören dazu.
12. Schornsteinreinigung
Zu diesen Nebenkosten zählen die Gebühren des Schornsteinfegers nach der Gebührenordnung, sofern diese Kosten nicht bereits in den Heizkosten enthalten sind.
13. Sach- und Haftpflichtversicherungen
Umlagefähig sind die Versicherungsprämien für das Gebäude gegen Feuer-, Strom-, Wasser- und sonstige Elementarschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug. Nicht unlagefähig sind die Kosten von Mietausfall-, Reparatur- und Vandalismusversicherungen.
14. Hauswart
Hiervon umfasst sind Vergütung, Sozialbeiträge und alle Leistungen geldwerter Art, die der Eigentümer bzw. Vermieter dem Hauswart für seine Arbeit gewährt (etwa Arbeitskleidung, Differenz zwischen normaler Miete und Miete aus der verbilligten Überlassung einer Wohnung), nicht aber die Aufwendungen für die Instandhaltung, Instandsetzung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung. Umgelegt werden darf nur der Anteil der Vergütung, der auf „echte“ Hausmeistertätigkeiten entfällt, nicht aber der Anteil, der auf Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen entfällt.
15. Kosten für Gemeinschaftsantenne oder private Verteileranlage für Breitbandkabelnetz
Dazu gehören die Kosten für den Betriebsstrom, die Wartung der Betriebsbereitschaft, die Einstellung durch den Fachmann und die monatlichen Grundgebühren für den Kabelanschluss, soweit nicht zwischen Kabelanbieter und Mieter eigene Verträge bestehen. Nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen die Anschlusskosten an ein Breitbandkabelnetz oder die Kosten für einen Sperrfilter.
16. Kosten einer maschinellen Wascheinrichtung
Erfasst werden hiervon Betriebsstrom, Überwachung, Wartung und Reinigung, Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und die Kosten der Wasserversorgung, soweit diese nicht bereits in der Kaltwasserversorgung berücksichtigt sind. Weist der Vermieter diese Kostenposition in der Betriebskostenabrechnung aus, obwohl er einen Münz-Waschautomaten aufgestellt hat, muss er die durch den Münzeinwurf nicht gedeckten Kosten nachweisen.
17. Sonstige Betriebskosten
Zu den sonstigen Betriebskosten gehören alle Nebenkosten, die von § 2 Nr. 1 bis 16 BetrVK nicht erfasst sind und weder Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungskosten oder Verwaltungskosten sind. Gerade diese Kosten müssen im Mietvertrag exakt bezeichnet werden. Hierzu gehören etwa:
