Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist verpflichtet, eine (gesonderte) Beschlussfassung zu führen, § 24 Abs. 7 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Ist kein Verwalter vorhanden, obliegt diese Pflicht dem Vorsitzenden der Versammlung oder demjenigen, den die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit für diese Aufgabe bestellt haben, § 28 Abs. 8 WEG. Die Beschlussfassung ist deswegen so wichtig, damit (neue) Wohnungseigentümer und (neue) Verwalter sich über die Beschlüsse der Wohnungseigentümer (einschließlich etwaiger dazu gehörenden Gerichtsentscheidungen) informieren können, die von den gesetzlichen Regelungen oder den Bestimmungen der Teilungserklärung abweichen.
Das gehört in die Beschlusssammlung hinein
Die Beschlusssammlung muss im Wesentlichen Folgendes enthalten, § 27 Abs. 7 Satz 2 WEG:
Versammlungsbeschlüsse
Davon umfasst sind der Wortlaut des Beschlusses einer Eigentümerversammlung (auch Negativbeschlüsse) nebst Angabe der Ja- / Nein-Stimmen einschließlich Enthaltungen, die für die Eigentümergemeinschaft geltenden Stimmrechtsregelungen sowie Ort und Datum der Versammlung.
Schriftliche Beschlüsse
Für Beschlüsse im sogenannten Umlaufverfahren gelten – nach der Bekanntgabe durch den Verwalter – grundsätzlich dieselben Regeln wie bei Versammlungsbeschlüssen.
Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen
Bei gerichtlichen Streitigkeiten nach § 43 WEG sind die Urteilsformeln (Tenor) nebst Kosten- und Vollstreckungsentscheidungen nebst Datum, erkennendem Gericht, Aktenzeichen und Parteien aufzuführen.
Alle Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen sind unverzüglich fortlaufend einzutragen und zu nummerieren, § 27 Abs. 7 Satz WEG. Wie die Beschlusssammlung zu führen ist, bleibt dagegen dem Verwalter überlassen (etwa in Ordnern oder auf dem PC).
Weitere Einzelheiten zu der seit dem 01.07.2007 zu führenden Beschlusssammlung erfahren Sie hier:
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Keine Beschlusssammlung: Das sind die Folgen
Wird die Beschlusssammlung nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt, liegt „regelmäßig“ ein wichtiger Grund dafür vor, den Verwalter abzuberufen, § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG.
Da das Gesetz den Begriff „regelmäßig“ aufführt, sind Ausnahmen möglich. Also rechtfertigt nicht jeder Verstoß des Verwalters gegen dessen Pflicht, die Beschlusssammlung ordnungsgemäß zu führen, auch dessen Abberufung durch einen Beschluss der Wohnungseigentümer. Hierzu ergingen zunächst einige Gerichtsentscheidungen, die sich mit Verstößen in der „Übergangszeitzeit“ der seit dem 01.07.2007 zu führenden Beschlusssammlung befassten und von daher nicht verallgemeinert werden können.
Einzelne kleinere Verstöße wie etwa die einmalig vergessene Eintragung einer Anfechtung in die Beschlusssammlung bei einer ansonsten tadellosen Verwaltung rechtfertigen jedenfalls keine Abberufung, da dies unverhältnismäßig ist (Landgericht (LG) Berlin, Urteil vom 07.10.2009, Az.: 85 S 101/08 WEG).
Werden dagegen mehrere Fehler gemacht, liegt ein wichtiger Grund für die Abberufung des Verwalters vor – selbst wenn die Mehrheit der Wohnungseigentümer für dessen Weiterbestellung ist (Amtsgericht (AG) Wiesbaden, ZMR 2012, 66; AG München, ZMR 2009, 644).
Korrigiert der Verwalter gerügte Fehler in der Beschlusssammlung, bestätigt er damit, dass diese Fehler tatsächlich vorliegen. Die Korrektur reicht daher nicht aus, um den wichtigen Grund entfallen lassen zu können (AG Aachen, Urteil vom 29.02.2012, Az.: 119 C 53/11).
Keine ordnungsgemäße Beschlusssammlung: Was sonst noch wichtig ist
Erfolgt keine ordnungsgemäße Beschlusssammlung des Verwalters, kann ihn auch der einzelne Wohnungseigentümer darauf verklagen. Dabei sollte der Verwalter zuerst zur Erfüllung seiner Pflicht außergerichtlich schriftlich abgemahnt bzw. aufgefordert werden. Im Übrigen kann grundsätzlich auch die Abberufung des Hauverwalters wegen der mangelnden Beschlusssammlung gegen den Willen der übrigen Wohnungseigentümer durchgesetzt werden.
Entsteht wegen der nicht ordnungsgemäßen Beschlusssammlung ein konkreter wirtschaftlicher Schaden, ist der Verwalter dafür schadensersatzpflichtig. In der Praxis besteht jedoch sehr häufig das Problem, den Schaden nachzuweisen sowie exakt zu beziffern.
