Was ein Verwaltungsbeirat NICHT darf (und wie sich Eigentümer wehren)

Mancher Verwaltungsbeirat ist ein echtes Ärgernis. Anstatt sich auf seine Vermittlungs- und Prüffunktion sowie dem Unterbreiten von Handlungsvorschlägen gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft zu beschränken, maßt er sich ihm nicht zustehende Kompetenzen an. Je nachdem, wie sehr sich der Beirat als „Obereigentümer“ gebärdet, führt das zu erbosten Miteigentümern, ungehaltenen Handwerkern und – sofern der Beirat nicht sogar mit einem möglicherweise unseriösen Verwalter gemeinsame Sache macht – zu einer missmutigen Hausverwaltung. Was der Verwaltungsbeirat NICHT darf und wie Sie sich gegen einen ungeeigneten Beirat erfolgreich zur Wehr setzen, erfahren Sie hier.

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Warum mancher Verwaltungsbeirat seine Kompetenzen überschreitet

Gründe, warum ein Beirat seine Funktion falsch versteht und sich ihm nicht zustehende Kompetenzen anmaßt, gibt es viele. Sie sind meistens mit dem Wunsch verbunden, wichtig zu sein, anderen Anweisungen erteilen zu können und / oder Macht auszuüben. Besonders nachteilig für die Eigentümergemeinschaft ist dies dann, wenn zuverlässige Handwerker nicht mehr bereit sind, für die Eigentümergemeinschaft weiterhin tätig zu sein, oder ein kompetenter und bewährter Verwalter sein Amt niederlegt. Gerade gute Verwalter mit einem genügenden Bestand an Objekten und dementsprechenden Einkommen sind häufig nicht gewillt, sich längerfristig mit einem untragbaren Beirat abzugeben.

Im ungünstigsten Fall kann es sein, dass Beirat einen möglicherweise unseriösen Verwalter ständig unterstützt bzw. mit diesem zusammenarbeitet. Hier spielt meist der Wunsch nach Anerkennung eine Rolle, sofern der Verwalter dem Beirat nicht sogar unzulässige Vorteile bis hin zu finanziellen Zuwendungen gewährt.

Von A bis Z: Was ein Verwaltungsbeirat NICHT darf

Im Wesentlichen ist der Beirat zu folgendem nicht berechtigt:

• Anweisungen gegenüber Wohnungseigentümern und dem Verwalter zu erteilen
• Bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum vorzunehmen
• Beschlüsse eigenmächtig zu ändern oder aufzuheben, insbesondere den Verwalter eigenmächtig zu entlasten oder nicht zu entlasten
• Buchungen für die Eigentümergemeinschaft auf deren Konten vorzunehmen
• Handwerker und Dienstleister eigenmächtig zu beauftragen
• Handwerker- und Dienstleisterarbeiten zu überwachen und abzunehmen
• Hausordnung aufzustellen, deren Einhaltung zu überwachen oder sich selber nicht daran zu halten
• Redeverbot auf Eigentümerversammlungen gegenüber Eigentümern auszusprechen
• Vergütung in unverhältnismäßiger Höhe für seine ehrenamtliche Tätigkeit zu fordern
• Verträge der Eigentümergemeinschaft in deren Namen zu schließen oder zu kündigen
• Verwendung bzw. Anlage der Instandhaltungsrücklage oder sonstiger Gemeinschaftsgelder zu bestimmen
• Vorteile vor allem finanzieller Art vom Verwalter und / oder Handwerkern anzunehmen

So setzen sich Eigentümer gegen einen ungeeigneten Beirat erfolgreich zur Wehr

Es ist regelmäßig Aufgabe des Verwalters, Kompetenzüberschreitungen des Beirats zu unterbinden sowie diesen auf seine Rechte und Pflichten nach dem WEG hinzuweisen. Ein guter Verwalter wird so verfahren, ein schlechter Verwalter nicht. Trotzdem gibt es „beratungsresistente“ Verwaltungsbeiräte, die sich auch über die Hinweise eines guten Verwalters hinwegsetzen. Oder der möglicherweise unseriöse Verwalter greift nicht ein, weil er den Beirat auf seine Seite gezogen hat und ihm das Verhalten des Beirats recht ist. In all diesen Fällen sollten die Eigentümer das Verhalten des Beirats nicht hinnehmen und sich stattdessen dagegen zur Wehr setzen. Dazu bieten sich folgende Maßnahmen an:

1. Sich rechtskundig machen

Die meisten Eigentümer wissen nur wenig über das Wohnungseigentumsrecht. Sie lassen sich dann unter anderem vom Beirat mit dem Satz abspeisen, dass er dieses oder jenes dürfe und das schon immer so gemacht habe. Ob der Beirat aber den betreffenden Vorgang tatsächlich in die Hand nehmen durfte, ist damit nicht gesagt. 

Der beste Schutz gegen unzutreffende Behauptungen des Beirats ist daher, wenn Eigentümer rechtskundig sind. Sie können den Beirat dann ruhig, aber bestimmt auf Kompetenzüberschreitungen hinweisen und deutlich machen, dass solche Überschreitungen nicht geduldet werden.

2. Gemeinschaft macht stark

Mehrere Personen erreichen meist mehr als eine alleine. Eigentümer, die sich gegen das unrechtmäßige Verhalten des Beirats zur Wehr setzen wollen, sollten daher nach gleichgesinnten Miteigentümern suchen und sich mit diesen zusammenschließen. Das ermöglicht nicht nur einen ständigen Meinungsaustausch, sondern es lässt sich auch das Vorgehen gegen den Beirat abstimmen.

3. Verwalter zur Abhilfe auffordern

Bei Kompetenzüberschreitungen können Eigentümer auch den Verwalter dazu auffordern, dass er dem Beirat Einhalt gebietet. Je nachdem, wie gravierend das Fehlverhalten des Beirats war, sollte das schriftlich geschehen. Alternativ kann auch der Beirat angeschrieben werden und der Verwalter davon in Kenntnis gesetzt werden. Tritt keine Besserung ein, kann ein Anwaltsschreiben sehr wirkungsvoll sein. Auch hier gilt der Grundsatz, dass mehrere Personen, die ein Schreiben an den Verwalter bzw. Beirat unterzeichnen oder einen Rechtsanwalt einschalten, regelmäßig mehr erreichen als eine einzelne Person.

4. Aufnahme eines TOP zur Abwahl des Verwaltungsbeirats beantragen

Jeder Eigentümer kann die Aufnahme von Tagesordnungspunkten (TOP) in die Tagesordnung verlangen. Das folgt aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung (Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt, Beschluss vom 18.08.2008, Az.: W 426/05). Regelmäßig wird der Antrag an den Verwalter gerichtet, kann aber auch dem Beirat übermittelt werden, der den Antrag an den Verwalter weiterreicht. Der Antrag ist schriftlich im Original, unterzeichnet und unter Angabe der sachlichen Gründe so rechtzeitig vorzulegen, dass er noch unter Einhaltung der mindestens 14-tägigen Ladungsfrist für die Eigentümerversammlung berücksichtigt werden kann. Auch hier ist es sinnvoll, wenn mehrere Eigentümer den Antrag unterzeichnen.

Zur Tagesordnung nehmen muss der Verwalter den TOP aber nur, wenn dieser sachlich begründet und rechtzeitig beantragt wird (Landgericht (LG) München I, Urteil vom 16.05.2011, 1 S 5166/11). Ist die Unzufriedenheit über die Kompetenzüberschreitungen des Beirats so groß, dass dessen Abwahl als TOP in die Tagesordnung aufgenommen werden soll, müssen daher die einzelnen Überschreitungen genau dargestellt werden. Zudem ist zu begründen, warum der Beirat nicht länger tragbar ist. Da im Übrigen bei einer erfolgreichen Abwahl kein Beirat mehr vorhanden ist, sollte der TOP „Abwahl des amtieren und Wahl eines neuen Beirats“ lauten.

Verweigert der Verwalter grundlos die Aufnahme des TOP, etwa weil er mit dem Beirat gemeinsame Sache macht, muss mindestens ein Eigentümer die Aufnahme des TOP bei Gericht einklagen. Wirkungsvoller ist allerdings, wenn ein Viertel der Eigentümer schriftlich und unter Angabe des Zwecks sowie des Grundes (hier die Abwahl des Beirats) die Anberaumung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verlangen, § 24 Abs. 2 WEG. Lehnt der Verwalter und ihm nachfolgend der Beirat die Anberaumung der Versammlung ab, können die Eigentümer die Versammlung mit gerichtlicher Hilfe durchsetzen.

5. Keine Entlastung

Kommt es zur jährlichen (ordentlichen) Eigentümerversammlung und steht die Abwahl des Beirats nicht auf der Tagesordnung oder soll diese erst später im Verlauf der Versammlung erfolgen, können die Eigentümer auch gegen die regelmäßig am Anfang der Versammlung zu beschließende Entlastung des Beirats stimmen.