Verwaltungsbeirat: Seine Aufgaben und Pflichten

Neben der Wohnungseigentümerversammlung und dem Hausverwalter ist der Verwaltungsbeirat (Beirat) das dritte Organ einer Wohnungseigentümergemeinschaft, vgl. auch § 20 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) Es handelt sich dabei jedoch grundsätzlich um ein „freiwillig“ eingesetztes Organ.

Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist also nicht verpflichtet, einen Beirat zu wählen und einzusetzen, soweit dies nicht ausnahmsweise in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung zwingend vorgeschrieben ist.

Trotzdem ist die Bestellung eines Beirats sinnvoll, da durch dessen Aufgaben speziell bei mittleren und größeren Anlagen die Verwaltertätigkeit besser unterstützt, gesteuert und kontrolliert werden kann.

Diese gesetzlichen Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat

 Folgende Aufgaben obliegen dem Beirat:

Unterstützung des Verwalters

Der Beirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung dessen Aufgaben, § 29 Abs. 2 WEG. Davon umfasst sind etwa die Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung, speziell die Mitwirkung bei der Sammlung und  Festlegung der Tagesordnungspunkte einschließlich der Beschlussthemen, sowie Empfehlungen über Notwendigkeit, Umfang und Größe von Instandsetzungsmaßnahmen. Daneben fungiert der Beirat als Vermittler zwischen den Wohnungseigentümern und dem Verwalter, aber auch die beispielsweise vom Beirat überwachte Einhaltung der Hausordnung dient der Unterstützung des Verwalters.

Finanzkontrolle

Der Beirat soll den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung), Rechnungslegungen und Kostenanschläge prüfen und über das Ergebnis seiner Prüfung in der Wohnungseigentümerversammlung Stellung nehmen, bevor diese darüber beschließen, § 29 Abs. 3 WEG. Der Schwerpunkt dieser Aufgabe des Verwaltungsbeirats bzw. Beirats liegt in der Prüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung.

Bei der Kontrolle der Jahresabrechnung muss der Beirat insbesondere prüfen, ob

Darüber hinaus hat der Beirat stichprobenartig die sachliche Richtigkeit von Ausgaben daraufhin zu überprüfen, ob

Der Beirat kann hier seine Stellungnahme mündlich oder schriftlich abgeben. Die Stellungnahme muss sie spätestens in der Wohnungseigentümerversammlung erfolgen, in der über die Jahresabrechnung beschlossen wird. Liegt die Stellungnahme des Beirats bereits bei der Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung vor, hat der Verwalter diese dem Einladungsschreiben beizufügen (Oberlandesgericht (OLG) Hamburg, Beschluss vom 22.02.1988, Az.: 2 W 84/86).

Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung

Fehlt ein Verwalter oder kommt ein Verwalter seiner Pflicht zur Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung nicht nach, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats bzw. Beirats (bei Verhinderung dessen Vertreter) die Eigentümerversammlung einberufen, § 24 Abs. 3 WEG. Der Beirat sollte allerdings – bevor er selber eine Wohnungseigentümerversammlung einberuft – dies genau prüfen und ggf. mit einem insoweit untätigen Verwalter Rücksprache nehmen. Das hat folgenden Grund: Beschlüsse, die auf einer vom Beirat nicht rechtens einberufenen Eigentümerversammlung gefasst werden, sind innerhalb eines Monats anfechtbar.

Versammlungsprotokoll

Werden in einer Eigentümerversammlung Beschlüsse gefasst, ist darüber eine Niederschrift (Protokoll der Eigentümerversammlung) zu erstellen, § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG. Dieses ist neben dem Versammlungsvorsitzenden und einem Wohnungseigentümer auch vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. Beirats zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG. Fehlt diese Unterschrift (oder auch die eines Wohnungseigentümers), wird das Protokoll dadurch nicht automatisch unwirksam. Vielmehr ist das Protokoll nur dann anfechtbar, wenn die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung diese Unterschrift zwingend vorsehen.

Diese Aufgaben kann der Verwaltungsbeirat zusätzlich übernehmen

Dem Beirat können durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümerversammlung weitere Aufgaben übertragen werden. Voraussetzungen sind, dass der Beirat damit einverstanden ist und weder in die unabdingbaren Befugnisse des Verwalters noch in die der Wohnungseigentümergemeinschaft eingegriffen wird. Mögliche zusätzliche Aufgaben sind etwa:

Welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat auf keinen Fall hat

Aufgrund des Eingriffs in die Kernkompetenzen des Verwalters oder der Wohnungseigentümerversammlung ist der Beirat beispielsweise zu Folgendem nicht berechtigt:

Verwaltungsbeirat: So sieht es mit Vergütung und Haftung aus

Regelmäßig arbeitet der Beirat ehrenamtlich, wobei ihm häufig – gegen Vorlage der Belege – seine Aufwendungen erstattet werden (etwa Papier, Porto, Fahrtkosten usw.) oder seltener eine Pauschale für diese Unkosten erhält. Zwingend ist das aber nicht: Es kann auch der Zeit- und Arbeitsaufwand des Beirats vergütet werden, eine gesetzliche Regelung hierzu existiert nicht.

Selbst wenn der Beirat ehrenamtlich arbeiten sollte, ist er jedoch gegen Schadensersatzansprüche nicht gefeit. Haftungsträchtig ist etwa die Überwachung oder die Abnahme von Bau- und Handwerksleistungen für das Gemeinschaftseigentum. Auch wenn in der Praxis der Beirat äußerst selten in Regress genommen wird, sollte Vorsorge getroffen werden. Denn der Beirat haftet unter Umständen auch gesamtschuldnerisch, es muss also in diesem Fall jedes Beiratsmitglied auch für die Fehler des anderen einstehen. Die Haftung kann reduziert bzw. ausgeschlossen werden durch

• einen vorsorglichen (nicht erst nach Eintritt des Schadens beschlossenen) Haftungsausschluss für leichte Fahrlässigkeit des einzelnen Beiratsmitglieds oder des amtierenden Beirats in Form eines Mehrheitsbeschlusses oder generell für alle jetzigen und künftigen Beiratsmitglieder in Form einer Vereinbarung, in der Teilungserklärung oder in der Gemeinschaftsordnung
• Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, deren Kosten von der Wohnungseigentümergemeinschaft zu tragen sind
• Jährliche Entlastung des Beirats durch die Wohnungseigentümerversammlung