Generell ist zwischen dem Verwalter von Wohnungseigentum (WEG-Verwalter) und dem Verwalter von Mietwohnraum (Mietverwalter, Miethausverwalter, Wohnungsverwalter) zu unterscheiden. Der WEG-Verwalter verwaltet das gemeinschaftliche Eigentum der Wohnungseigentümer, § 20 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Demgegenüber ist der Mietverwalter regelmäßig gegenüber dem Mieter – anstelle des Eigentümers – für die Vermietung, Durchführung (insbesondere Abrechnung) und Abwicklung des Mietverhältnisses zuständig.
Wer solche Verwaltertätigkeiten ausüben darf, welche Risiken für Eigentümer bestehen und wie die neuen, künftig geltenden gesetzlichen Anforderungen zumindest für WEG-Verwalter aussehen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Ein WEG-Verwalter kann auch Mietverwalter sein
Der WEG-Verwalter wird grundsätzlich von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt. Zusätzlich wird als ein von der Bestellung zu trennender, rechtlich eigenständiger Vorgang der Verwaltervertrag mit der Eigentümergemeinschaft geschlossen.
Verwaltet wird das Gemeinschaftseigentum der Wohnungseigentümer, also das Grundstück sowie die Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die kein Sondereigentum (Eigentumswohnung) oder kein Eigentum eines Dritten sind, § 1 Abs. 5 WEG.
Demgegenüber schließt der Mietverwalter mit dem Eigentümer oder den Eigentümern der zu vermietenden Immobilie unmittelbar einen Vertrag über die Mietverwaltung. Gegenstand der Mietverwaltung ist stets die jährliche Betriebskostenabrechnung, die der Mietwalter erstellt. Darüber hinaus wird der Mietverwalter meistens auch mit der Vermietung, Instandsetzung und Instandhaltung sowie der Abwicklung des Mietverhältnisses speziell bei Kündigungen beauftragt.
Dabei kann ein Eigentümer über eine bzw. mehrere Eigentumswohnungen oder ein bzw. mehrere Miethäuser (Mehrfamilien- oder Einfamilienhaus) verfügen. Das gilt auch, wenn etwa Ehegatten Miteigentümer sind. Denkbar ist ebenfalls, dass etwa eine Erbengemeinschaft oder eine BGB-Gesellschaft Eigentümer eines Miethauses ist und die Mietverwaltung auf einen Mietverwalter überträgt.
In der Praxis kommt es häufig vor dass, ein bestellter und mit einem Verwaltervertrag ausgestatteter WEG-Verwalter zugleich kraft gesonderter Verträge mit einzelnen oder allen Wohnungseigentümern deren Sondereigentum verwaltet und damit auch Mietverwalter ist.
Wer Hausverwalter werden darf
Häufig wird behauptet, „jeder“ könne Verwalter werden. Denn es läge (noch) keine Berufszulassungsregelung vor, wonach die Ausübung der Tätigkeit als Hausverwalter erlaubnispflichtig sei (Stand: 01.01.2016). Das ist so aber nicht richtig. Zumindest der gewerbliche Mietverwalter benötigt einen Gewerbeschein, wobei die Erteilung dieses Scheins neben der persönlichen Zuverlässigkeit auch geordnete Vermögensverhältnisse voraussetzt. Daher ist bei der Frage, wer Hausverwalter werden darf, wie folgt zu differenzieren:
- Natürliche und juristische Personen
Hausverwalter kann jede natürliche geschäftsfähige Person werden (also Privatperson, Einzelfirma). Dies gilt ebenso für juristische Personen (etwa GmbH, AG) und auch für die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG (haftungsbeschränkt), sogenannte Ein-Euro-GmbH), sofern ausreichende Bonität besteht (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 22.06.2012, V ZR 190/11). Ebenso dürfen grundsätzlich Personengesellschaften (etwa KG, oHG) als Hausverwalter tätig sein. Entscheidend bei den Gesellschaftsformen ist, dass dritte Personen eindeutig erkennen können, wer die Gesellschaft vertritt.
Aufgrund dieser Personengebundenheit der Verwaltertätigkeit ist es nicht möglich, dass als Hausverwalter tätige Ehegatten etwa gemeinsam als WEG-Verwalter bestellt werden (BGH, Urteil vom 11.12.1989, Az.: II ZR 117/89). Ebenso wenig kann eine BGB-Gesellschaft, eine Bürogemeinschaft oder eine Rechtsanwalts- bzw. Steuerberatungssozietät gemeinsam die Tätigkeit eines Hausverwalters verrichten. Mehr auch unter: Eine GbR kann nicht WEG-Verwaltung sein.
Übt ein freiberuflich tätiger Rechtsanwalt oder Steuerberater eine zusätzliche Verwaltertätigkeit aus, muss er beide Tätigkeitsbereiche räumlich, organisatorisch und personell trennen. Zudem darf er in der Verwalterkorrespondenz nicht den Briefkopf seiner Kanzlei verwenden.
WEG-Verwalter und Verwaltungsbeirat sind unterschiedliche Organe einer Wohnungseigentümergemeinschaft, die verschiedene Aufgaben haben. Der Beirat kann daher nicht Verwalter sein (Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken, Beschluss vom 22.09.1983, Az.: 3 W 76/83). Dieses gilt ebenso für die Gemeinschaft aller Eigentümer.
In der Praxis handeln externe Hausverwalter aus haftungsrechtlichen und steuerrechtlichen Gründen häufig in Form der GmbH.
- Gewerbeschein
Zunächst ist festzuhalten, dass zu den selbstständigen Tätigkeiten u.a. der Tatbestand der Vermögensverwaltung gehört, § 18 Abs. 1 Nr. 3 Einkommensteuergesetz (EStG). Damit ist die Tätigkeit des Hausverwalters – egal ob WEG- oder Mietverwalter – nicht gewerbesteuerpflichtig. Folglich ist auch kein Gewerbeschein zur Ausübung der Verwaltertätigkeit erforderlich.
Erforderlich ist ein Gewerbeschein jedoch, wenn die Verwaltertätigkeit gewerblich ausgeübt wird. Das ist zum einen der Fall, wenn die persönliche Arbeitsleistung des Hausverwalters nicht im Vordergrund steht, sondern auf andere Personen delegiert wird, diese Personen also nicht nur zur Hilfeleistung herangezogen werden (sogenannte Vervielfältigungstheorie). Beim WEG-Verwalter trifft dies in Regel zu, wenn er über 1.000 Einheiten verwaltet.
Zum anderen liegt eine gewerbsmäßige Ausübung vor, wenn der Mietverwalter mehr als zwei bis dreimal im Jahr Verträge über den von ihm verwalteten Wohnraum vermittelt.
Liegt einer dieser beiden Fälle vor, kann nur derjenige Hausvwalter werden, der die Voraussetzungen zur Erlangung des Gewerbescheins erfüllt. Diese bestehen nach § 34c Gewerbeordnung (GewO)
- in der Zuverlässigkeit, also etwa keine Gewerbeuntersagung, keine Gewerbeordnungswidrigkeiten, keine Vorstrafen
- in geordneten Vermögensverhältnissen (wirtschaftliche Leistungsfähigkeit), also etwa keine Steuerschulden, keine eidesstaatliche Versicherung, keine Eintragung in der Schuldnerkartei, kein Insolvenzverfahren
Risiken für Eigentümer: Wenn der „falsche“ Hausverwalter tätig ist
Ein guter Verwalter braucht Fachkompetenz und muss ehrlich sein. Auch wenn diese Anforderungen einfach klingen, wollen sie erst einmal erfüllt sein.
- Fachkompetenz
Da es noch keine Berufszulassungsregelung für Hausverwalter gibt (Stand: 01.01.2016), benötigt der Hausverwalter für seine Tätigkeit weder eine Erlaubnis (Ausnahme: Gewerbeschein) noch eine fachliche Ausbildung. Es obliegt daher den Eigentümern, die Kompetenz eines WEG- oder Mietverwalters zu überprüfen.
Dabei muss der WEG-Verwalter in der Lage sein, seine in §§ 27, 28 WEG niedergelegten Pflichten und Aufgaben zu erfüllen, also insbesondere Eigentümerversammlungen einzuberufen, den Wirtschaftsplan aufzustellen und die jährliche Hausgeldabrechnung zu erteilen. Der Mietverwalter hat die Aufgaben des Eigentümers wahrzunehmen, also speziell die jährliche Betriebskostenabrechnung zu erstellen.
All dies erfordert eine entsprechende Fachkompetenz. Diese kann belegt werden durch die Mitgliedschaft in Verbänden, der Fortbildung, der Ausbildung und dem Berufsweg des Hausverwalters, aber auch durch Referenzen. Ideal sind eine Ausbildung zum Immobilienkaufmann oder – etwa bei einem Juristen oder Steuerberater – besondere Kenntnisse im WEG- und Mietrecht.
Wird ein unkundiger Hausverwalter beauftragt, drohen dem Eigentum durch unsachgemäße Verwaltung Schäden. Auch wenn der Verwalter unter Umständen in Regress genommen werden kann, ist der Schaden vorhanden und der Ärger groß.
- Ehrlichkeit
Immer wieder erscheinen Pressemeldungen, in denen Hausverwalter Gelder bis in Millionenhöhe unterschlagen haben. Andere schwarze Schafe unter den Verwaltern vergeben umfangreiche Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten zu hohen Preisen an bestimmte Firmen, von denen sie ein beträchtliches Schmiergeld einstreichen.
Auch dem lässt sich vorbeugen, etwa beim WEG-Verwalter durch die Einsetzung eines Verwaltungsbeirats sowie eines kompetenten Rechnungsprüfers. Zudem sollten vor der Vergabe von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten stets Angebote mehrerer Firmen eingeholt werden, wobei die betreffende Vergabe nicht dem Verwalter zu überlassen ist, sondern auf der Eigentümerversammlung beschlossen werden sollte. Beim Mietverwalter bleibt es dem jeweiligen Eigentümer überlassen, den Verwalter zu kontrollieren.
Ausblick: Erlaubnispflicht für WEG-Verwalter – so sieht die gesetzliche Neuregelung aus
Speziell vom Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) wird seit Jahren eine Erlaubnispflicht für die Tätigkeit als Immobilienverwalter gefordert. Nun liegt ein erster Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Berufszulassungsregelung für gewerbliche Wohnungseigentumsverwalter und Immobilienmakler vom 15.07.2015 vor, wonach § 34c GewO geändert werden soll. Danach müssen gewerbliche WEG-Verwalter künftig
- einen Sachkundenachweis durch eine vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) bestandene Prüfung beibringen
- geordnete Vermögensverhältnisse nachweisen
- eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung vorlegen
Durch eine großzügige „Alte-Hasen-Regelung“ sollen seit mindestens sechs Jahre tätige WEG-Verwalter sechs Monate Zeit haben, ihre Sachkunde nachzuweisen.
Geplant ist das Inkrafttreten des Gesetzes im Januar/Februar 2016. Anschließend soll bis Ende Oktober 2016 an der zugehörigen Rechtsverordnung gearbeitet werden, die die Schwerpunkte des Sachkundenachweises sowie die Anforderungen für dessen Erbringung festlegt. Würde die Rechtsverordnung am 01.11.2016 in Kraft treten, hätten erfahrene Verwalter also bis Ende April 2017 Zeit, ihre Sachkunde nachzuweisen bzw. die Prüfung vor der IHK zu absolvieren (Stand: 01.01.2016).
Da die Erlaubnispflicht nur für gewerbliche WEG-Verwalter (und Immobilienmakler) – und nicht für gewerbliche Mietverwalter – gilt, bleibt abzuwarten, ob das geplante Gesetzesvorhaben noch nachgebessert wird. Nachzulesen ist der Gesetzesentwurf hier: http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/P-R/referentenentwurf-zulassungsregelung-fuer-immobilienmakler-und-wohnungseigentumsverwalter,property=pdf,bereich=bmwi2012,sprache=de,rwb=true.pdf
Erstens möchte ich mich für den ausführlichen Artikel bedanken.
Ich bin Teil einer Miteigentümerschaft eines Wohnhauses in München, zusammen mit meiner Schwester und meinem Bruder ( alle 3 wohnhaft in Spanien).
Bei der Verwaltung des Hauses wird mit den Miteingentümern keine Informartion geteilt (u.a. über Ein/Ausgaben) Laut dem Verwalter sei das nicht nötig, weil sie zu zweit die Mehreit repräsentieren. Ich aber würde gerne den Verwalter wechseln
Ich hoffte, Sie könnten mir vielleicht raten, an wenn in mich für Hilfe wenden könnte.
Vielen Dank für Ihre Zeit.
Mit freundlichen Grüssen,
G. Klein